Mūsdienās ilgtspēja ir vairāk nekā tikai tendence – tā ir uzņēmuma stratēģijas galvenā sastāvdaļa. Eiropas Savienība ir noteikusi skaidru regulējumu ar Eiropas Ilgtspējas ziņošanas standartiem (ESRS), kas tiks piemēroti no 2024. gada. Tas ietver ESG ziņošanas pienākumu, saskaņā ar kuru uzņēmumiem regulāri jāziņo par ilgtspējas tēmu savā organizācijā. Šie ziņojumi aptver vides, sociālos un pārvaldības (ESG) aspektus, un to mērķis ir palielināt pārredzamību par uzņēmuma nefinanšu ietekmi. Mērķis ir sniegt ieinteresētajām personām – tostarp ieguldītājiem, klientiem un sabiedrībai – visaptverošu informāciju par uzņēmuma ilgtspējības praksi un sociālo atbildību.
Portrets
HOGAST ir vadošais viesnīcu un ēdināšanas nozares iepirkumu kooperatīvs, kas dibināts pirms vairāk nekā 45 gadiem. Tā galvenais mērķis ir radīt cenu priekšrocības, apvienojot apjomus starp uzņēmumiem, un atslogot uzņēmumus no rutīnas darbiem. Papildus visaptverošam preču iepirkumam HOGAST rūpējas arī par elektrības, degvielas, telefonijas un citiem pakalpojumiem, lai saviem vairāk nekā 3200 uzņēmumiem Austrijā piedāvātu labākos nosacījumus un optimizētus procesus.
HOGAST ir lielākais šāda veida uzņēmums Austrijā ar 415 miljonu eiro apgrozījumu. Meitasuzņēmums Minhenē ir atbildīgs par Vācijas dienvidu daļas apkalpošanu. Papildus HOGAST grupai 1HOGAST ietilpst arī HOTEL GASTRO POOL, kas paredzēta mazākiem viesnīcu un ēdināšanas uzņēmumiem, un HANDOVER, kas rūpējas par sociālā sektora objektiem.
Lai gan uz tādām organizācijām kā HOGAST tieši neattiecas ESG ziņošanas prasības, tās tomēr ir pionieri, demonstrējot, kā ilgtspējīga darbība var izskatīties praksē. HOGAST lēmums pāriet uz digitālo parakstu izmantošanu ar sproof sign ir iespaidīgs piemērs tam, kā uzņēmumi var izmantot tehnoloģiskās inovācijas, lai samazinātu ietekmi uz vidi un vienlaikus palielinātu finanšu efektivitāti.
Peter Sigmond, vecākais preču menedžeris, intervijā teica: “Mums kā uzņēmumam divi aspekti bija izšķiroši, pieņemot lēmumu par labu digitālā paraksta risinājumam. Viens no tiem bija koronavīrusa pandēmija, jo saīsinātais darba laiks un darbs no mājām nozīmēja, ka mums bija jāpārdomā sava pieeja, jo bez jaunās digitālās sistēmas mēs vairs nebūtu varējuši parakstīt līgumus, rēķinus un pasūtījumus.
Otrais aspekts, par ko jau kādu laiku tiek diskutēts ar vadību, ir tas, ka mēs kā uzņēmums esam pievērsuši uzmanību digitalizācijai un ilgtspējai. Pievēršot tam uzmanību, mēs beidzot nonācām pie tā, ka nolēmām visu parakstīt digitāli un ka ir iespējams atteikties no visiem papīra rēķiniem un līgumiem.”
Ieguldījumu atdeve un ilgtspēja
Šis lēmums atmaksājās jau pēc 18 nedēļām. Sproof Sign kā “viss vienā” paraksta risinājuma ieviešana ļāva ievērojami samazināt un racionalizēt administratīvo darbu HOGAST. Paātrinātie apstiprināšanas procesi un saīsinātais gaidīšanas laiks ne tikai optimizēja uzņēmējdarbības procesus, bet arī ievērojami veicināja izmaksu ietaupījumu.
Šos ietaupījumus var aprēķināt gan finansiālā, gan vides ziņā: Vidējais ietaupītais laiks uz vienu digitalizētu paraksta darba procesu gan iekšēji, gan ārēji, bruto stundas alga tiem darbiniekiem, kuriem nav jācīnās ar analogo līgumu sagatavošanu un apstrādi, ietaupījums uz vienu A4 lapas lapu, ietaupītās CO2 emisijas un enerģijas patēriņš. Jāatzīmē, ka aprēķinos netika iekļauti daži faktori, kas varētu ietekmēt faktisko pievienoto vērtību, piemēram, komandējumi, glabāšanas un arhīva izmaksas, drukāšanas un skenēšanas tehnoloģiju izmaksas un finansiāli neizdevīgi apstākļi, ko rada ilga līgumu noslēgšanas gaidīšanas laiks.
Ekonomisko un ekoloģisko ieguvumu kombinācija padarīja sproof signu par stratēģiski vērtīgu ieguldījumu.
HOGAST ir tikai viens no daudziem uzņēmumiem, kas ir guvis labumu no sproof sign ieviešanas savos esošajos darbības procesos. Bet kādi tieši ir digitālā paraksta izmantošanas gadījumi? Sigmonda kungs skaidro: “Būtībā mēs esam saikne starp mūsu klientiem vai dalībniekiem un piegādātājiem. Tomēr tas nozīmē arī to, ka visi rēķini un pasūtījumi iet caur HOGAST, un dažos gadījumos mums tie ir jāparaksta un jāparaksta. Parakstu ķēdi var iztēloties kā trīsstūri starp piegādātāju, atsevišķiem biedriem un HOGAST.
Viens no piemēriem, kur digitālais paraksts tiek izmantots un palīdz, ir jaunu piegādātāju uzņemšana darbā. Ir arī jāparaksta līgumi. Pirms mēs pieņēmām lēmumu par labu e-paraksta risinājumam, mums vispirms nācās visu sūtīt pa pastu papīra formātā un gaidīt. Tā kā viss uzņēmums faktiski sastāv no četriem uzņēmumiem, šajā lietošanas gadījumā piegādes partnerim ir jāparaksta vienu reizi, bet HOGAST četras reizes. Tas varēja aizņemt divas līdz trīs nedēļas, līdz viss nonāktu atpakaļ mūsu telpās. Ar sproof sign digitālo risinājumu tas ir daudz ātrāk.
Taču mēs eParakstu izmantojam arī tad, kad reģistrējam piegādes. Tas ir tāpēc, ka visi pasūtījumu apstiprinājumi virs 7500 eiro mums ir jāparaksta pēc tam, kad klients un piegādātājs jau ir parakstījušies. Tas ir atbildības jautājums! HOGAST ir atbildīgs arī par saviem klientiem, ja tie bankrotē vai kļūst maksātnespējīgi. Tad mēs apmaksājam rēķinus par saviem biedriem, bet tikai tad, ja pasūtījuma apstiprinājums vai pasūtījums ir iepriekš mūsu kontrasignēts. Tas ir ļoti svarīgs aspekts mūsu biedriem un piegādātājiem.”
Efektivitāte un ilgtspēja nākotnē, pateicoties sproof signam
Izmantojot tikai digitālos parakstus, HOGAST ietaupa vidēji 10 minūtes katrai ārējā paraksta darba plūsmai bez loģistikas un līdz pat 20 minūtēm darba plūsmām ar loģistikas darbu. Turklāt uzņēmuma CO2 emisijas uz vienu A4 formāta lapu var samazināt par 0,008 kg un enerģijas patēriņu uz vienu lapu – par 0,0648 kWh. Bet arī 0,14 eiro par vienu lapu drukāšanas un iepirkuma izmaksas ir pilnībā novērstas, kopš tiek strādāts ar sproof.
Pateicoties tīmekļa vietnē integrētajam sproof ROI kalkulatoram, uzņēmumi, uz kuriem attiecas ESRS, tagad var arī aprēķināt savus potenciālos ietaupījumus un tādējādi palielināt savu uzņēmējdarbības procesu efektivitāti un veicināt ilgtspējības mērķu sasniegšanu. HOGAST pieredze skaidri parāda, ka digitālais paraksts ir ne tikai tehnoloģisks jauninājums, bet arī var sniegt izšķirošu ieguldījumu ilgtspējīgākas nākotnes veidošanā.
