Σήμερα, η βιωσιμότητα είναι κάτι περισσότερο από μια απλή τάση- αποτελεί βασικό στοιχείο της εταιρικής στρατηγικής. Η Ευρωπαϊκή Ένωση έχει θέσει ένα σαφές πλαίσιο με τα Ευρωπαϊκά Πρότυπα Απολογισμού Βιωσιμότητας (ESRS), τα οποία θα ισχύουν από το 2024. Αυτό περιλαμβάνει την υποχρέωση υποβολής εκθέσεων ESG, σύμφωνα με την οποία οι εταιρείες πρέπει να υποβάλλουν τακτικά εκθέσεις σχετικά με το θέμα της βιωσιμότητας στον οργανισμό τους. Οι εκθέσεις αυτές καλύπτουν περιβαλλοντικές, κοινωνικές και διακυβερνητικές πτυχές (ESG) και αποσκοπούν στην αύξηση της διαφάνειας σχετικά με τις μη χρηματοοικονομικές επιπτώσεις της εταιρείας. Στόχος είναι να παρέχουν στα ενδιαφερόμενα μέρη – συμπεριλαμβανομένων των επενδυτών, των πελατών και του κοινού – ολοκληρωμένες πληροφορίες σχετικά με τις πρακτικές βιωσιμότητας και την κοινωνική ευθύνη της εταιρείας.
Πορτρέτο
Η HOGAST είναι ένας κορυφαίος συνεταιρισμός αγορών για τον ξενοδοχειακό κλάδο και τον κλάδο της εστίασης που ιδρύθηκε πριν από 45 χρόνια. Ο κύριος στόχος του είναι να δημιουργεί πλεονεκτήματα στις τιμές μέσω της ομαδοποίησης των όγκων μεταξύ των εταιρειών και να απαλλάσσει τις επιχειρήσεις από καθήκοντα ρουτίνας. Εκτός από την ολοκληρωμένη προμήθεια αγαθών, η HOGAST φροντίζει επίσης για την ηλεκτρική ενέργεια, τα καύσιμα, την τηλεφωνία και άλλες υπηρεσίες, προκειμένου να προσφέρει στις περισσότερες από 3.200 επιχειρήσεις-μέλη της στην Αυστρία τις καλύτερες συνθήκες και βελτιστοποιημένες διαδικασίες.
Η HOGAST είναι η μεγαλύτερη εταιρεία του είδους της στην Αυστρία με κύκλο εργασιών 415 εκατομμυρίων ευρώ. Η θυγατρική στο Μόναχο είναι υπεύθυνη για την εξυπηρέτηση της νότιας Γερμανίας. Εκτός από την HOGAST, ο όμιλος 1HOGAST περιλαμβάνει επίσης την HOTEL GASTRO POOL για μικρότερες ξενοδοχειακές επιχειρήσεις και επιχειρήσεις εστίασης και την HANDOVER, η οποία φροντίζει εγκαταστάσεις στον κοινωνικό τομέα.
Παρόλο που οργανισμοί όπως η HOGAST δεν υπόκεινται άμεσα στις απαιτήσεις υποβολής εκθέσεων ESG, είναι ωστόσο πρωτοπόροι στην επίδειξη του πώς μπορεί να μοιάζει η βιώσιμη δράση στην πράξη. Η απόφαση της HOGAST να στραφεί στην ψηφιακή υπογραφή με την sproof sign είναι ένα εντυπωσιακό παράδειγμα του πώς οι εταιρείες μπορούν να χρησιμοποιήσουν τις τεχνολογικές καινοτομίες για να μειώσουν το περιβαλλοντικό τους αποτύπωμα και να αυξήσουν ταυτόχρονα την οικονομική τους αποδοτικότητα.
Ο Peter Sigmond, Senior Goods Manager, δήλωσε τα εξής σε συνέντευξή του: “Για εμάς ως εταιρεία, δύο πτυχές ήταν καθοριστικές για να αποφασίσουμε υπέρ μιας λύσης ψηφιακής υπογραφής. Η μία από αυτές ήταν η πανδημία του κοροναϊού, επειδή η εργασία βραχείας απασχόλησης και η εργασία από το σπίτι σήμαινε ότι έπρεπε να επανεξετάσουμε την προσέγγισή μας, καθώς δεν θα μπορούσαμε πλέον να υπογράφουμε συμβάσεις, τιμολόγια και παραγγελίες χωρίς ένα νέο ψηφιακό σύστημα.
Η δεύτερη πτυχή, η οποία σίγουρα αποτελεί θέμα συζήτησης με τη διοίκηση εδώ και αρκετό καιρό, είναι ότι ως εταιρεία έχουμε δώσει παράλληλη έμφαση στην ψηφιοποίηση και τη βιωσιμότητα. Με την εστίαση σε αυτό, φτάσαμε τελικά στο σημείο όπου αποφασίσαμε να υπογράφουμε τα πάντα ψηφιακά και όπου είναι δυνατόν να απαλλαγούμε από όλα τα χάρτινα τιμολόγια και τις συμβάσεις”.
Απόδοση της επένδυσης και βιωσιμότητα
Η απόφαση αυτή απέδωσε καρπούς μετά από μόλις 18 εβδομάδες. Η εφαρμογή του sproof sign ως λύση υπογραφής “όλα σε ένα” οδήγησε σε σημαντική μείωση και εξορθολογισμό των διοικητικών εργασιών στην HOGAST. Η επιτάχυνση των διαδικασιών έγκρισης και οι μικρότεροι χρόνοι αναμονής όχι μόνο βελτιστοποίησαν τις επιχειρηματικές διαδικασίες, αλλά συνέβαλαν επίσης σημαντικά στην εξοικονόμηση κόστους.
Η εξοικονόμηση αυτή μπορεί να ποσοτικοποιηθεί τόσο σε οικονομικούς όσο και σε περιβαλλοντικούς όρους: Το ακαθάριστο ωρομίσθιο των εργαζομένων που δεν χρειάζεται να παλεύουν με την προετοιμασία και τη διεκπεραίωση αναλογικών διαδικασιών σύναψης συμβάσεων, η εξοικονόμηση κόστους ανά φύλλο Α4 που εξοικονομείται, οι εκπομπές CO2 που εξοικονομούνται και η κατανάλωση ενέργειας. Πρέπει να σημειωθεί ότι ορισμένοι παράγοντες που θα μπορούσαν να επηρεάσουν την πραγματική προστιθέμενη αξία δεν συμπεριλήφθηκαν στους υπολογισμούς, όπως τα επαγγελματικά ταξίδια, το κόστος αποθήκευσης και αρχειοθέτησης, το κόστος για την τεχνολογία εκτύπωσης και σάρωσης και τα οικονομικά μειονεκτήματα λόγω των μεγάλων χρόνων αναμονής για τη σύναψη συμβάσεων.
Ο συνδυασμός οικονομικών και οικολογικών οφελών κατέστησε την sproof sign μια επένδυση στρατηγικής αξίας.
Η HOGAST είναι μόνο μία από τις πολλές εταιρείες που επωφελήθηκαν από την εφαρμογή της sproof sign στις υφιστάμενες επιχειρησιακές διαδικασίες της. Αλλά ποιες ακριβώς είναι οι περιπτώσεις χρήσης της ψηφιακής υπογραφής εκεί; Ο κ. Sigmond εξηγεί: “Βασικά, είμαστε ο συνδετικός κρίκος μεταξύ των πελατών ή των μελών μας και των προμηθευτών. Ωστόσο, αυτό σημαίνει επίσης ότι όλα τα τιμολόγια και οι παραγγελίες περνούν από το HOGAST και σε ορισμένες περιπτώσεις πρέπει να τα υπογράψουμε και να τα αντιγράψουμε. Μπορείτε να φανταστείτε την αλυσίδα υπογραφών ως ένα τρίγωνο μεταξύ του προμηθευτή, των μεμονωμένων μελών και της HOGAST.
Ένα παράδειγμα στο οποίο η ψηφιακή υπογραφή χρησιμοποιείται και βοηθάει είναι κατά την εγγραφή νέων προμηθευτών. Υπάρχουν επίσης συμβάσεις που πρέπει να υπογραφούν. Πριν αποφασίσουμε υπέρ μιας λύσης ηλεκτρονικής υπογραφής, έπρεπε πρώτα να τα στέλνουμε όλα σε έντυπη μορφή ταχυδρομικώς και να περιμένουμε. Επειδή ολόκληρη η εταιρεία αποτελείται στην πραγματικότητα από τέσσερις εταιρείες, σε αυτή την περίπτωση χρήσης ο συνεργάτης προμηθειών πρέπει να υπογράψει μία φορά και η HOGAST τέσσερις φορές. Μπορεί να χρειαστούν δύο έως τρεις εβδομάδες για να φτάσουν όλα πίσω στις εγκαταστάσεις μας. Με την ψηφιακή λύση της sproof sign, αυτό γίνεται πολύ πιο γρήγορα.
Αλλά χρησιμοποιούμε επίσης την ηλεκτρονική υπογραφή κατά την καταγραφή των παραδόσεων. Αυτό συμβαίνει επειδή όλες οι επιβεβαιώσεις παραγγελιών άνω των 7.500 ευρώ πρέπει να προσυπογράφονται από εμάς, αφού ο πελάτης και ο προμηθευτής έχουν ήδη υπογράψει. Αυτό είναι θέμα ευθύνης! Η HOGAST είναι επίσης υπεύθυνη για τους πελάτες της σε περίπτωση πτώχευσης ή αφερεγγυότητας. Στη συνέχεια πληρώνουμε τα τιμολόγια για τα μέλη μας, αλλά μόνο εάν η επιβεβαίωση παραγγελίας ή η παραγγελία έχει προηγουμένως προσυπογραφεί από εμάς. Αυτή είναι μια πραγματικά σημαντική πτυχή για τα μέλη και τους προμηθευτές μας”.
Αποδοτικότητα και βιωσιμότητα στο μέλλον χάρη στο sproof sign
Χρησιμοποιώντας μόνο τις ψηφιακές υπογραφές, το HOGAST εξοικονομεί κατά μέσο όρο 10 λεπτά ανά ροή εργασιών εξωτερικής υπογραφής χωρίς υλικοτεχνική προσπάθεια και έως και 20 λεπτά για ροές εργασιών με υλικοτεχνική προσπάθεια. Επιπλέον, οι εκπομπές CO2 της εταιρείας ανά φύλλο A4 μπορούν να μειωθούν κατά 0,008 kg και η κατανάλωση ενέργειας ανά φύλλο κατά 0,0648 kWh. Επιπλέον, 0,14 ευρώ ανά φύλλο για το κόστος εκτύπωσης και προμήθειας έχουν εξαλειφθεί εντελώς από τότε που συνεργάστηκε με την sproof.
Με τον ενσωματωμένο στον ιστότοπο υπολογιστή ROI της sproof, οι εταιρείες που υπόκεινται στο ESRS μπορούν τώρα επίσης να υπολογίσουν τις πιθανές εξοικονομήσεις τους και έτσι να αυξήσουν την αποτελεσματικότητα των επιχειρηματικών τους διαδικασιών και να προωθήσουν τους στόχους τους για τη βιωσιμότητα. Η εμπειρία της HOGAST δείχνει ξεκάθαρα ότι οι ψηφιακές υπογραφές δεν αποτελούν μόνο μια τεχνολογική καινοτομία, αλλά μπορούν επίσης να συμβάλουν αποφασιστικά σε ένα πιο βιώσιμο μέλλον.
