Днес устойчивото развитие е нещо повече от тенденция, то е ключов компонент на корпоративната стратегия. Европейският съюз определи ясна рамка с Европейските стандарти за отчитане на устойчивостта (ЕССОУ), които ще се прилагат от 2024 г. Това включва задължението за отчитане на ESG, според което дружествата трябва редовно да докладват по темата за устойчивостта в рамките на своята организация. Тези доклади обхващат екологични, социални и управленски аспекти (ESG) и имат за цел да повишат прозрачността относно нефинансовото въздействие на компанията. Целта е да се предостави на заинтересованите страни – включително инвеститори, клиенти и общественост – изчерпателна информация за практиките на дружеството в областта на устойчивото развитие и социалната отговорност.
Портрет
HOGAST е водещ кооператив за закупуване на продукти в хотелиерството и ресторантьорството, основан преди повече от 45 години. Нейната основна цел е да създава ценови предимства чрез обединяване на обеми в различни компании и да облекчава предприятията от рутинни задачи. В допълнение към цялостното снабдяване със стоки, HOGAST се грижи и за електроенергия, горива, телефония и други услуги, за да предложи на своите повече от 3200 членуващи предприятия в Австрия най-добрите условия и оптимизирани процеси.
HOGAST е най-голямата компания от този тип в Австрия с оборот от 415 милиона евро. Дъщерното дружество в Мюнхен отговаря за обслужването на Южна Германия. В допълнение към HOGAST, групата 1HOGAST включва и HOTEL GASTRO POOL за по-малки хотели и заведения за обществено хранене и HANDOVER, която се грижи за обекти в социалния сектор.
Макар че организации като HOGAST не подлежат пряко на изискванията за отчитане на ESG, те все пак са пионери в демонстрирането на това как може да изглеждат устойчивите действия на практика. Решението на HOGAST да премине към цифрово подписване със sproof sign е впечатляващ пример за това как компаниите могат да използват технологичните иновации, за да намалят своя отпечатък върху околната среда и същевременно да увеличат финансовата си ефективност.
Питър Сигмонд, старши мениджър “Стоки”, заяви следното в интервю: “За нас като компания два аспекта бяха решаващи при вземането на решение за цифров подпис. Единият от тях беше пандемията от коронавирус, тъй като работата на кратък работен ден и работата от дома означаваше, че трябва да преосмислим подхода си, тъй като вече нямаше да можем да подписваме договори, фактури и поръчки без нова цифрова система.
Вторият аспект, който със сигурност е бил тема на обсъждане с ръководството от известно време, е, че ние като компания сме поставили паралелен фокус върху цифровизацията и устойчивостта. С фокуса върху това най-накрая стигнахме до момента, в който решихме да подписваме всичко цифрово и в който е възможно да се откажем от всички хартиени фактури и договори.”
Възвръщаемост на инвестициите и устойчивост
Това решение се отплати само след 18 седмици. Внедряването на sproof sign като универсално решение за подписване доведе до значително намаляване и оптимизиране на административната работа в HOGAST. Ускорените процеси на одобрение и по-краткото време за изчакване не само оптимизираха бизнес процесите, но и допринесоха значително за намаляване на разходите.
Тези спестявания могат да бъдат изразени количествено както във финансово, така и в екологично отношение: Средно спестеното време за работа с дигитализиран подпис вътрешно и външно, брутното почасово заплащане на работниците, които не се борят с подготовката и обработката на аналогови договори, спестените разходи за спестен лист А4, спестените емисии CO2 и потреблението на енергия. Следва да се отбележи, че някои фактори, които биха могли да повлияят на действителната добавена стойност, не са включени в изчисленията, като например командировките, разходите за съхранение и архивиране, разходите за печат и сканираща техника и финансовите неудобства, дължащи се на дългото изчакване за сключване на договорите.
Комбинацията от икономически и екологични ползи превръща sproof sign в стратегически ценна инвестиция
HOGAST е само една от многото компании, които са се възползвали от внедряването на sproof sign в съществуващите си оперативни процеси. Но какви точно са случаите на използване на цифровия подпис там? Г-н Сигмонд обяснява: “По принцип ние сме връзката между нашите клиенти или членове и доставчиците. Това обаче означава също, че всички фактури и поръчки минават през HOGAST и в някои случаи трябва да ги подписваме и преподписваме. Можете да си представите веригата от подписи като триъгълник между доставчика, отделните членове и HOGAST.
Един от примерите, в които цифровият подпис се използва и помага, е при въвеждането на нови доставчици. Има и договори, които трябва да бъдат подписани. Преди да вземем решение в полза на решение за електронен подпис, първо трябваше да изпращаме всичко на хартиен носител по пощата и да чакаме. Тъй като цялата компания всъщност се състои от четири компании, в този случай на използване партньорът по доставките трябва да подпише веднъж, а HOGAST – четири пъти. Можеше да отнеме две до три седмици, докато всичко пристигне обратно в нашите помещения. С цифровото решение от sproof sign това става много по-бързо.
Но ние използваме електронния подпис и при регистриране на доставките. Това е така, защото всички потвърждения на поръчки над 7500 евро трябва да бъдат подписани от нас, след като клиентът и доставчикът вече са се подписали. Това е въпрос на отговорност! HOGAST също така носи отговорност за своите клиенти, ако те фалират или изпаднат в неплатежоспособност. След това ние плащаме фактурите за нашите членове, но само ако потвърждението на поръчката или поръчката са били предварително контраподписани от нас. Това е наистина важен аспект за нашите членове и доставчици”.
Ефективност и устойчивост в бъдеще благодарение на sproof sign
Само с помощта на цифрови подписи HOGAST спестява средно 10 минути за работен процес с външен подпис без логистични усилия и до 20 минути за работни процеси с логистични усилия. Освен това емисиите на CO2 на лист А4 на компанията могат да бъдат намалени с 0,008 кг, а потреблението на енергия на лист – с 0,0648 kWh. В допълнение, 0,14 евро на лист за разходи за печат и снабдяване са напълно елиминирани, откакто се работи със sproof.
С интегрирания в уебсайта калкулатор за възвръщаемост на инвестициите на sproof компаниите, които подлежат на ESRS, вече могат да изчислят и потенциалните си икономии и по този начин да повишат ефективността на собствените си бизнес процеси и да постигнат целите си за устойчивост. Опитът на HOGAST ясно показва, че цифровите подписи са не само технологична иновация, но могат да имат и решаващ принос за по-устойчиво бъдеще.
