Tänapäeval on jätkusuutlikkus rohkem kui lihtsalt trend, see on ettevõtte strateegia põhikomponent. Euroopa Liit on kehtestanud selge raamistiku Euroopa säästva arengu aruandlusstandarditega (ESRS), mida hakatakse kohaldama alates 2024. aastast. See hõlmab ESG aruandluskohustust, mille kohaselt peavad ettevõtted regulaarselt aru andma oma organisatsiooni jätkusuutlikkuse teemal. Need aruanded hõlmavad keskkonna-, sotsiaalseid ja juhtimisaspekte (ESG) ning nende eesmärk on suurendada läbipaistvust ettevõtte mitterahalise mõju kohta. Eesmärk on anda sidusrühmadele – sealhulgas investoritele, klientidele ja avalikkusele – põhjalikku teavet ettevõtte jätkusuutlikkuse tavade ja sotsiaalse vastutuse kohta.
Portree
HOGAST on juhtiv hotelli- ja toitlustussektori ostuühistu, mis asutati üle 45 aasta tagasi. Selle peamine eesmärk on luua hinnaeeliseid, koondades mahtusid ettevõtete vahel ja vabastades ettevõtteid rutiinsetest ülesannetest. HOGAST hoolitseb lisaks kaupade terviklikule hankimisele ka elektri, kütuse, telefoni ja muude teenuste eest, et pakkuda oma enam kui 3200 liikmesettevõttele Austrias parimaid tingimusi ja optimeeritud protsesse.
HOGAST on 415 miljoni euro suuruse käibega suurim omataoline ettevõte Austrias. Münchenis asuv tütarettevõte vastutab Lõuna-Saksamaa teenindamise eest. Lisaks HOGASTile kuuluvad 1HOGAST kontserni ka HOTEL GASTRO POOL väiksematele hotelli- ja toitlustusettevõtetele ning HANDOVER, mis hoolitseb sotsiaalvaldkonna rajatiste eest.
Kuigi sellised organisatsioonid nagu HOGAST ise ei ole otseselt ESG-aruandluse nõuetega seotud, on nad siiski teerajajad, kes näitavad, kuidas jätkusuutlik tegevus võib praktikas välja näha. HOGASTi otsus minna üle digitaalallkirjale sproof signiga on muljetavaldav näide sellest, kuidas ettevõtted saavad kasutada tehnoloogilisi uuendusi, et vähendada oma ökoloogilist jalajälge ja suurendada samal ajal finantstõhusust.
Peter Sigmond, kaupade vanemjuht, ütles intervjuus järgmist: “Meie kui ettevõtte jaoks olid kaks aspekti otsustavad, kui me otsustasime digitaalallkirja lahenduse kasuks. Üks neist oli koronaviiruse pandeemia, sest lühiajaline töö ja kodus töötamine tähendas, et pidime oma lähenemisviisi ümber mõtlema, sest ilma uue digitaalsüsteemita ei oleks me enam saanud lepinguid, arveid ja tellimusi allkirjastada.
Teine aspekt, mis on kindlasti olnud juhtkonnaga juba mõnda aega arutlusel, on see, et me oleme ettevõttena keskendunud paralleelselt digitaliseerimisele ja jätkusuutlikkusele. Sellele keskendudes jõudsime lõpuks selleni, et otsustasime allkirjastada kõik digitaalselt ja loobuda kõigist paberarvetest ja -lepingutest.”
Investeeringute tasuvus ja jätkusuutlikkus
See otsus tasus end ära juba 18 nädala pärast. Proof sign’i kui kõik-ühes allkirjastamise lahenduse kasutuselevõtt vähendas ja lihtsustas oluliselt HOGASTi haldustööd. Kiirendatud heakskiitmisprotsessid ja lühemad ooteajad mitte ainult ei optimeerinud äriprotsesse, vaid aitasid ka oluliselt kaasa kulude kokkuhoiule.
Seda kokkuhoidu saab mõõta nii rahalises kui ka keskkonnaalases mõttes: Keskmine säästetud aeg ühe digiteeritud allkirjade töövoo kohta sisemiselt ja väliselt, nende töötajate brutotunnipalk, kes ei pea vaeva nägema analoogsete lepingute ettevalmistamise ja käsitlemisega, kulude kokkuhoid ühe säästetud A4-lehe kohta, säästetud CO2 heitkogused ja energiatarbimine. Tuleb märkida, et arvutustes ei võetud arvesse mõningaid tegureid, mis võivad mõjutada tegelikku lisaväärtust, nagu näiteks tööreisid, ladustamise ja arhiveerimise kulud, trükkimis- ja skaneerimistehnoloogia kulud ning lepingute sõlmimise pika ooteaja tõttu tekkivad rahalised puudused.
Majandusliku ja ökoloogilise kasu kombinatsioon tegi sproof sign’i strateegiliselt väärtuslikuks investeeringuks.
HOGAST on vaid üks paljudest ettevõtetest, kes on saanud kasu sproof signi rakendamisest oma olemasolevates tööprotsessides. Kuid millised on seal täpselt digitaalallkirja kasutusjuhud? Härra Sigmond selgitab: “Põhimõtteliselt oleme me ühenduslüliks meie klientide või liikmete ja tarnijate vahel. See tähendab aga ka seda, et kõik arved ja tellimused käivad läbi HOGASTi ning mõnel juhul peame neid allkirjastama ja vastuallkirjastama. Allkirjade ahelat võib ette kujutada kolmnurgana tarnija, üksikute liikmete ja HOGASTi vahel.
Üks näide, kus digitaalallkirja kasutatakse ja millest on abi, on uute tarnijate töölevõtmine. Samuti on lepingud, mis tuleb allkirjastada. Enne kui me otsustasime e-allkirja lahenduse kasuks, pidime kõigepealt kõik paberil posti teel saatma ja ootama. Kuna kogu ettevõte koosneb tegelikult neljast ettevõttest, peab antud kasutusjuhtumi puhul tarnepartner allkirjastama üks kord ja HOGAST neli korda. See võis võtta kaks kuni kolm nädalat, kuni kõik jõudis tagasi meie ruumidesse. Proof signi digitaalse lahenduse abil on see palju kiirem.
Kuid me kasutame e-allkirja ka tarnete registreerimisel. Selle põhjuseks on see, et kõik tellimuse kinnitused üle 7500 euro peavad olema meie poolt vastu allkirjastatud pärast seda, kui klient ja tarnija on juba alla kirjutanud. See on vastutuse küsimus! HOGAST vastutab oma klientide eest ka siis, kui nad lähevad pankrotti või muutuvad maksejõuetuks. Me maksame siis oma liikmete eest arveid, kuid ainult juhul, kui tellimuse kinnitus või tellimus on eelnevalt meie poolt vastu allkirjastatud. See on meie liikmete ja tarnijate jaoks väga oluline aspekt.”
Tõhusus ja jätkusuutlikkus tulevikus tänu sproof sign’ile
Ainuüksi digitaalallkirju kasutades säästab HOGAST keskmiselt 10 minutit ühe välise allkirjastamise töövoo kohta ilma logistilise pingutuseta ja kuni 20 minutit logistilise pingutusega töövoo puhul. Lisaks saab ettevõtte CO2-heitmeid A4-lehe kohta vähendada 0,008 kg ja energiatarbimist lehe kohta 0,0648 kWh võrra. Lisaks on sproofiga töötades täielikult ära langenud 0,14 eurot lehe kohta trükikulud ja hanked.
Tänu sproofi veebisaidile integreeritud tasuvusarvutusele saavad ESRSi alla kuuluvad ettevõtted nüüd ka oma võimalikku kokkuhoidu arvutada ning seega suurendada oma äriprotsesside tõhusust ja edendada oma jätkusuutlikkuse eesmärke. HOGASTi kogemus näitab selgelt, et digitaalallkiri ei ole ainult tehnoloogiline uuendus, vaid võib anda otsustava panuse jätkusuutlikumasse tulevikku.
