Šiandien tvarumas yra ne tik tendencija, bet ir pagrindinė įmonių strategijos sudedamoji dalis. Europos Sąjunga nustatė aiškią sistemą – Europos tvarumo atskaitomybės standartus (ESRS), kurie bus taikomi nuo 2024 m. Tai apima ir ESG ataskaitų teikimo prievolę, pagal kurią įmonės privalo reguliariai teikti ataskaitas tvarumo tema savo organizacijoje. Šios ataskaitos apima aplinkosaugos, socialinius ir valdymo (ESG) aspektus ir jomis siekiama didinti skaidrumą apie įmonės nefinansinį poveikį. Siekiama suinteresuotosioms šalims – įskaitant investuotojus, klientus ir visuomenę – suteikti išsamią informaciją apie įmonės tvarumo praktiką ir socialinę atsakomybę.
Portretas
“HOGAST” yra pirmaujantis viešbučių ir viešojo maitinimo sektoriaus pirkimo kooperatyvas, įkurtas daugiau nei prieš 45 metus. Pagrindinis jo tikslas – sukurti kainų pranašumą, sujungiant įmonių apimtis, ir palengvinti įmonėms rutinines užduotis. HOGAST ne tik visapusiškai perka prekes, bet ir rūpinasi elektros, degalų, telefonijos ir kitomis paslaugomis, kad daugiau kaip 3 200 Austrijoje veikiančių įmonių narių galėtų pasiūlyti geriausias sąlygas ir optimizuotus procesus.
“HOGAST” yra didžiausia tokio pobūdžio įmonė Austrijoje, kurios apyvarta siekia 415 mln. eurų. Miuncheno filialas yra atsakingas už pietų Vokietijos aptarnavimą. Be “HOGAST”, grupei “1HOGAST” taip pat priklauso “HOTEL GASTRO POOL”, skirta mažesnėms viešbučių ir viešojo maitinimo įmonėms, ir “HANDOVER”, prižiūrinti socialinio sektoriaus objektus.
Nors tokioms organizacijoms, kaip HOGAST, tiesiogiai netaikomi ESG ataskaitų teikimo reikalavimai, jos vis dėlto yra pionierės, parodančios, kaip praktiškai gali atrodyti tvarūs veiksmai. HOGAST sprendimas pereiti prie skaitmeninio parašo su “sproof sign” yra įspūdingas pavyzdys, kaip įmonės gali naudotis technologinėmis naujovėmis, kad sumažintų savo poveikį aplinkai ir kartu padidintų finansinį efektyvumą.
Peteris Sigmondas, vyresnysis prekių vadybininkas, interviu sakė: “Mums, kaip įmonei, du aspektai buvo lemtingi priimant sprendimą rinktis skaitmeninio parašo sprendimą. Vienas iš jų buvo koronaviruso pandemija, nes dėl sutrumpinto darbo laiko ir darbo iš namų turėjome iš naujo apsvarstyti savo požiūrį, nes be naujos skaitmeninės sistemos nebūtume galėję pasirašyti sutarčių, sąskaitų faktūrų ir užsakymų.
Antrasis aspektas, apie kurį jau kurį laiką diskutuojame su vadovybe, yra tas, kad mes, kaip įmonė, lygiagrečiai sutelkėme dėmesį į skaitmeninimą ir tvarumą. Sutelkę dėmesį į tai, galiausiai pasiekėme tašką, kai nusprendėme viską pasirašyti skaitmeniniu būdu ir kai galima atsisakyti visų popierinių sąskaitų faktūrų ir sutarčių.”
Investicijų grąža ir tvarumas
Šis sprendimas pasiteisino jau po 18 savaičių. Įdiegus “sproof sign”, kaip “viskas viename” parašo sprendimą, “HOGAST” gerokai sumažėjo ir supaprastėjo administracinis darbas. Pagreitinti patvirtinimo procesai ir sutrumpėjęs laukimo laikas ne tik optimizavo verslo procesus, bet ir gerokai prisidėjo prie išlaidų taupymo.
Sutaupytas lėšas galima įvertinti tiek finansiškai, tiek aplinkosauginiu požiūriu: Vidutiniškai sutaupytas laikas, tenkantis vienai skaitmeninio parašo darbo eigai viduje ir išorėje, darbuotojų, kuriems nebereikia vargti rengiant ir tvarkant analogines sutartis, valandinis bruto darbo užmokestis, sutaupytos lėšos, tenkančios vienam sutaupytam A4 formato lapo lapui, sutaupytas CO2 kiekis ir energijos sąnaudos. Pažymėtina, kad į skaičiavimus nebuvo įtraukti kai kurie veiksniai, galintys turėti įtakos faktinei pridėtinei vertei, pavyzdžiui, komandiruotės, saugojimo ir archyvavimo išlaidos, spausdinimo ir skenavimo technologijų išlaidos ir finansiniai nepatogumai dėl ilgo sutarčių sudarymo laukimo.
Dėl ekonominės ir ekologinės naudos derinio “sproof sign” tapo strategiškai vertinga investicija
“HOGAST” yra tik viena iš daugelio įmonių, kurioms buvo naudinga įdiegti “sproof sign” ženklą į esamus veiklos procesus. Tačiau kokie tiksliai yra skaitmeninio parašo naudojimo atvejai? P. Sigmondas paaiškina: “Iš esmės mes esame ryšys tarp mūsų klientų arba narių ir tiekėjų. Tačiau tai taip pat reiškia, kad visos sąskaitos faktūros ir užsakymai keliauja per HOGAST ir kai kuriais atvejais mes turime juos pasirašyti ir patvirtinti parašu. Parašų grandinę galima įsivaizduoti kaip trikampį tarp tiekėjo, atskirų narių ir HOGAST.
Vienas iš pavyzdžių, kai skaitmeninis parašas naudojamas ir padeda, yra naujų tiekėjų įtraukimas į darbą. Taip pat reikia pasirašyti sutartis. Prieš priimdami sprendimą dėl e. parašo sprendimo, pirmiausia turėjome viską siųsti paštu popierine forma ir laukti. Kadangi visą įmonę iš tikrųjų sudaro keturios bendrovės, šiuo naudojimo atveju tiekimo partneris turi pasirašyti vieną kartą, o HOGAST – keturis kartus. Kol viskas atkeliavo į mūsų patalpas, galėjo prireikti nuo dviejų iki trijų savaičių. Naudojant “sproof sign” skaitmeninį sprendimą, tai vyksta daug greičiau.
Tačiau e. parašą naudojame ir registruodami pristatymus. Taip yra todėl, kad visus užsakymų patvirtinimus, kurių suma viršija 7500 eurų, turime pasirašyti mes, kai klientas ir tiekėjas jau yra pasirašę. Tai yra atsakomybės klausimas! HOGAST taip pat atsako už savo klientus, jei jie bankrutuoja arba tampa nemokūs. Tuomet mes apmokame sąskaitas faktūras už savo narius, tačiau tik tuo atveju, jei prieš tai užsakymo patvirtinimą arba užsakymą pasirašome mes. Tai tikrai svarbus aspektas mūsų nariams ir tiekėjams”.
Efektyvumas ir tvarumas ateityje dėl “sproof sign”
Naudodama vien skaitmeninius parašus, HOGAST sutaupo vidutiniškai 10 minučių vienai išorinio pasirašymo darbo eigai be logistinių pastangų ir iki 20 minučių darbo eigai su logistinėmis pastangomis. Be to, įmonės išmetamo CO2 kiekį vienam A4 formato lapo lapui galima sumažinti 0,008 kg, o energijos sąnaudas vienam lapo lapui – 0,0648 kWh. Tačiau taip pat visiškai atsisakyta 0,14 euro už vieną lapą spausdinimo išlaidų ir pirkimų, nes pradėta dirbti su “sproof”.
Interneto svetainėje integruota “sproof” investicijų grąžos skaičiuoklė leidžia įmonėms, kurioms taikoma ESRS, apskaičiuoti galimus sutaupymus ir taip padidinti savo verslo procesų veiksmingumą bei siekti tvarumo tikslų. HOGAST patirtis aiškiai rodo, kad skaitmeniniai parašai yra ne tik technologinė naujovė, bet ir gali lemiamai prisidėti prie tvaresnės ateities.
