A fenntarthatóság ma már nem csupán egy trend, hanem a vállalati stratégia kulcsfontosságú eleme. Az Európai Unió a 2024-től alkalmazandó Európai Fenntarthatósági Jelentési Szabványokkal (ESRS) egyértelmű keretet határozott meg. Ez magában foglalja az ESG jelentéstételi kötelezettséget, amely szerint a vállalatoknak rendszeresen jelentést kell tenniük a szervezetükön belüli fenntarthatóság témájáról. Ezek a jelentések a környezeti, társadalmi és irányítási (ESG) szempontokra terjednek ki, és célja, hogy növeljék a vállalat nem pénzügyi hatásainak átláthatóságát. A cél az, hogy az érdekelt felek – köztük a befektetők, az ügyfelek és a nyilvánosság – átfogó tájékoztatást kapjanak a vállalat fenntarthatósági gyakorlatáról és társadalmi felelősségvállalásáról.
Portré
A HOGAST a szálloda- és vendéglátóipar vezető beszerzési szövetkezete, amelyet több mint 45 évvel ezelőtt alapítottak. Fő célkitűzése, hogy a vállalatok közötti volumenek összefogásával árelőnyöket teremtsen, és hogy a vállalkozásokat rutinfeladatoktól mentesítse. Az átfogó árubeszerzés mellett a HOGAST gondoskodik az áram-, üzemanyag-, telefon- és egyéb szolgáltatásokról is, hogy Ausztriában több mint 3200 tagvállalatának a legjobb feltételeket és optimalizált folyamatokat kínálja.
A HOGAST 415 millió eurós forgalmával a legnagyobb ilyen jellegű vállalat Ausztriában. A müncheni leányvállalat felel a dél-németországi kiszolgálásért. A HOGAST mellett az 1HOGAST csoporthoz tartozik még a HOTEL GASTRO POOL a kisebb szálloda- és vendéglátóipari vállalkozások számára, valamint a HANDOVER, amely a szociális ágazat létesítményeit gondozza.
Bár az olyan szervezetek, mint a HOGAST, nem tartoznak közvetlenül az ESG-jelentési követelmények hatálya alá, mégis úttörők abban, hogy bemutassák, hogyan nézhet ki a fenntartható cselekvés a gyakorlatban. A HOGAST döntése, hogy a sproof sign segítségével áttér a digitális aláírásra, lenyűgöző példája annak, hogy a vállalatok hogyan használhatják a technológiai innovációkat a környezeti lábnyomuk csökkentésére és egyidejűleg a pénzügyi hatékonyságuk növelésére.
Peter Sigmond, a vezető árufőnök a következőket mondta egy interjúban: “Számunkra, mint vállalat számára két szempont volt döntő abban, hogy a digitális aláírási megoldás mellett döntöttünk. Az egyik a koronavírus-járvány volt, mivel a rövidített munkaidő és az otthoni munkavégzés miatt újra kellett gondolnunk a megközelítésünket, mivel egy új digitális rendszer nélkül már nem tudtuk volna aláírni a szerződéseket, számlákat és megrendeléseket.
A második szempont, amelyről a vezetőséggel már jó ideje folyik a vita, az, hogy mi, mint vállalat, párhuzamosan a digitalizációra és a fenntarthatóságra helyeztük a hangsúlyt. Az erre való összpontosítással végül eljutottunk arra a pontra, amikor úgy döntöttünk, hogy mindent digitálisan írunk alá, és hogy minden papíralapú számlát és szerződést el lehet hagyni”.
A befektetés megtérülése és fenntarthatóság
Ez a döntés már 18 hét után kifizetődött. A sproof sign, mint egy mindenre kiterjedő aláírási megoldás bevezetése a HOGAST-nál az adminisztratív munka jelentős csökkenéséhez és racionalizálásához vezetett. A felgyorsult jóváhagyási folyamatok és a rövidebb várakozási idők nemcsak az üzleti folyamatokat optimalizálták, hanem jelentősen hozzájárultak a költségmegtakarításokhoz is.
Ezek a megtakarítások mind pénzügyi, mind környezetvédelmi szempontból számszerűsíthetők: Az egy digitalizált aláírási munkafolyamatra jutó átlagos időmegtakarítás belső és külsőleg, azoknak a munkavállalóknak a bruttó órabére, akiknek nem kell az analóg szerződéses folyamatok előkészítésével és kezelésével küzdeniük, a megtakarított A4-es laponkénti költségmegtakarítás, a megtakarított CO2-kibocsátás és az energiafogyasztás. Meg kell jegyezni, hogy a számítások során nem vettünk figyelembe néhány olyan tényezőt, amelyek befolyásolhatják a tényleges hozzáadott értéket, mint például az üzleti utak, a tárolási és archiválási költségek, a nyomtatási és szkennelési technológia költségei, valamint a szerződések megkötésére való hosszú várakozási idő miatti pénzügyi hátrányok.
A gazdasági és ökológiai előnyök kombinációja a sproof signetet stratégiailag értékes beruházássá tette.
A HOGAST csak egy a sok vállalat közül, amely profitált a sproof sign bevezetéséből a meglévő működési folyamataiban. De melyek is pontosan a digitális aláírás felhasználási területei? Sigmond úr elmagyarázza: “Alapvetően mi vagyunk a kapocs ügyfeleink vagy tagjaink és a beszállítók között. Ez azonban azt is jelenti, hogy minden számla és megrendelés a HOGAST-on keresztül megy, és bizonyos esetekben nekünk kell aláírnunk és ellenjegyeznünk azokat. Az aláírási láncot úgy képzelheti el, mint egy háromszöget a beszállító, az egyes tagok és a HOGAST között.
Az egyik példa, amikor a digitális aláírást használják és segítik, az új beszállítók felvétele. Vannak olyan szerződések is, amelyeket alá kell írni. Mielőtt az e-aláírási megoldás mellett döntöttünk volna, először mindent papíron kellett elküldenünk postán, és várni. Mivel az egész vállalat valójában négy vállalatból áll, ebben a felhasználási esetben a beszállító partnereknek egyszer, a HOGAST-nak pedig négyszer kell aláírnia. Két-három hétig is eltarthatott, amíg minden visszaérkezett hozzánk. A sproof sign digitális megoldásával ez sokkal gyorsabb.
De a szállítások rögzítésekor is használjuk az eSignature-t. Ennek oka, hogy minden 7500 euró feletti rendelés visszaigazolását nekünk kell ellenjegyeznünk, miután a megrendelő és a szállító már aláírta. Ez felelősségi kérdés! A HOGAST akkor is felel a vevőiért, ha azok csődbe mennek vagy fizetésképtelenné válnak. Ekkor mi fizetjük ki a számlákat tagjaink számára, de csak akkor, ha a rendelés visszaigazolását vagy a megrendelést előzetesen ellenjegyeztük. Ez egy igazán fontos szempont tagjaink és beszállítóink számára.”
Hatékonyság és fenntarthatóság a jövőben a sproof signnek köszönhetően
A HOGAST önmagában a digitális aláírások használatával külső aláírási munkafolyamatonként átlagosan 10 percet takarít meg logisztikai erőfeszítés nélkül, és akár 20 percet is a logisztikai erőfeszítéssel járó munkafolyamatok esetében. Emellett a vállalat CO2-kibocsátása A4-es laponként 0,008 kg-mal, az energiafogyasztás pedig laponként 0,0648 kWh-val csökken. Ezenkívül a sproof-fal való együttműködés óta teljesen megszűntek a nyomtatási és beszerzési költségek laponként 0,14 euróval.
A sproof honlapra integrált ROI-kalkulátorával az ESRS hatálya alá tartozó vállalatok mostantól kiszámíthatják a potenciális megtakarításaikat, és így növelhetik saját üzleti folyamataik hatékonyságát, valamint előmozdíthatják fenntarthatósági céljaikat. A HOGAST tapasztalatai egyértelműen azt mutatják, hogy a digitális aláírás nem csupán technológiai innováció, hanem döntően hozzájárulhat egy fenntarthatóbb jövőhöz is.
