Udržateľnosť je dnes viac ako len trend, je to kľúčová súčasť podnikovej stratégie. Európska únia stanovila jasný rámec prostredníctvom európskych štandardov pre vykazovanie udržateľnosti (ESRS), ktoré sa budú uplatňovať od roku 2024. Ich súčasťou je aj povinnosť podávať správy o ESG, podľa ktorej musia spoločnosti pravidelne podávať správy na tému udržateľnosti v rámci svojej organizácie. Tieto správy zahŕňajú environmentálne, sociálne a riadiace aspekty (ESG) a ich cieľom je zvýšiť transparentnosť nefinančného vplyvu spoločnosti. Cieľom je poskytnúť zainteresovaným stranám – vrátane investorov, zákazníkov a verejnosti – komplexné informácie o postupoch spoločnosti v oblasti udržateľnosti a sociálnej zodpovednosti.
Portrét
HOGAST je popredné nákupné družstvo pre hotelový a stravovací priemysel, ktoré bolo založené pred viac ako 45 rokmi. Jeho hlavným cieľom je vytvárať cenové výhody prostredníctvom združovania objemov medzi spoločnosťami a odbremeniť podniky od rutinných úloh. Okrem komplexného obstarávania tovaru sa HOGAST stará aj o elektrickú energiu, pohonné hmoty, telefonovanie a ďalšie služby s cieľom ponúknuť svojim viac ako 3 200 členským podnikom v Rakúsku tie najlepšie podmienky a optimalizované procesy.
HOGAST je najväčšou spoločnosťou svojho druhu v Rakúsku s obratom 415 miliónov eur. Dcérska spoločnosť v Mníchove je zodpovedná za obsluhu južného Nemecka. Okrem spoločnosti HOGAST patria do skupiny 1HOGAST aj HOTEL GASTRO POOL pre menšie hotelové a stravovacie podniky a HANDOVER, ktorý sa stará o zariadenia v sociálnom sektore.
Hoci organizácie ako HOGAST samy priamo nepodliehajú požiadavkám na podávanie správ ESG, sú priekopníkmi v demonštrovaní toho, ako môžu udržateľné opatrenia vyzerať v praxi. Rozhodnutie spoločnosti HOGAST prejsť na digitálne podpisy pomocou služby sproof sign je pôsobivým príkladom toho, ako môžu spoločnosti využívať technologické inovácie na zníženie svojej environmentálnej stopy a zároveň zvýšiť finančnú efektívnosť.
Peter Sigmond, senior manažér pre tovar, v rozhovore uviedol: “Pre nás ako spoločnosť boli pri rozhodovaní sa pre riešenie digitálneho podpisu rozhodujúce dva aspekty. Jedným z nich bola pandémia koronavírusu, pretože skrátené pracovné úväzky a práca z domu znamenali, že sme museli prehodnotiť náš prístup, pretože bez nového digitálneho systému by sme už neboli schopní podpisovať zmluvy, faktúry a objednávky.
Druhým aspektom, o ktorom sa s vedením spoločnosti už nejaký čas diskutuje, je, že sme sa ako spoločnosť súbežne zamerali na digitalizáciu a udržateľnosť. Vďaka tomuto zameraniu sme nakoniec dospeli k tomu, že sme sa rozhodli všetko podpisovať digitálne a že je možné upustiť od všetkých papierových faktúr a zmlúv.”
Návratnosť investícií a udržateľnosť
Toto rozhodnutie sa vyplatilo už po 18 týždňoch. Implementácia sproof sign ako komplexného riešenia na podpisovanie viedla k výraznému zníženiu a zefektívneniu administratívnej práce v spoločnosti HOGAST. Zrýchlené schvaľovacie procesy a kratšie čakacie lehoty nielenže optimalizovali obchodné procesy, ale výrazne prispeli aj k úspore nákladov.
Tieto úspory sa dajú vyčísliť z finančného aj environmentálneho hľadiska: Priemerná úspora času na jeden digitalizovaný podpisový pracovný postup interne a externe, hrubá hodinová mzda tých pracovníkov, ktorí nemusia zápasiť s prípravou a spracovaním analógových zmluvných procesov, úspora nákladov na jeden ušetrený list A4, úspora emisií CO2 a spotreba energie. Treba poznamenať, že niektoré faktory, ktoré by mohli ovplyvniť skutočnú pridanú hodnotu, neboli zahrnuté do výpočtov, ako napríklad služobné cesty, náklady na skladovanie a archiváciu, náklady na tlač a skenovaciu techniku a finančné nevýhody spôsobené dlhým čakaním na uzatvorenie zmlúv.
Kombinácia ekonomických a ekologických výhod urobila zo značky sproof sign strategicky hodnotnú investíciu
Spoločnosť HOGAST je len jednou z mnohých spoločností, ktoré profitovali z implementácie sproof sign do svojich existujúcich prevádzkových procesov. Aké sú však presné prípady použitia digitálneho podpisu? Pán Sigmond vysvetľuje: “V podstate sme spojovacím článkom medzi našimi zákazníkmi alebo členmi a dodávateľmi. To však zároveň znamená, že všetky faktúry a objednávky prechádzajú cez HOGAST a v niektorých prípadoch ich musíme podpísať a spolupodpísať. Reťaz podpisov si môžete predstaviť ako trojuholník medzi dodávateľom, jednotlivými členmi a spoločnosťou HOGAST.
Jedným z príkladov, v ktorých sa digitálny podpis používa a pomáha, je nástup nových dodávateľov. Existujú aj zmluvy, ktoré je potrebné podpísať. Predtým, ako sme sa rozhodli pre riešenie elektronického podpisu, sme museli najprv všetko posielať poštou v papierovej forme a čakať. Keďže celú spoločnosť v skutočnosti tvoria štyri spoločnosti, v tomto prípade použitia musí dodávateľský partner podpísať jedenkrát a spoločnosť HOGAST štyrikrát. Mohlo trvať dva až tri týždne, kým všetko dorazilo späť do našich priestorov. S digitálnym riešením od spoločnosti sproof sign je to oveľa rýchlejšie.
Elektronický podpis však používame aj pri evidencii dodávok. Je to preto, že všetky potvrdenia objednávok nad 7 500 eur musíme podpísať my po tom, čo ich už podpísal zákazník a dodávateľ. Ide o otázku zodpovednosti! Spoločnosť HOGAST zodpovedá za svojich zákazníkov aj v prípade, že sa dostanú do konkurzu alebo platobnej neschopnosti. V takom prípade platíme faktúry za našich členov, ale len vtedy, ak bolo potvrdenie objednávky alebo objednávka predtým nami kontrasignovaná. Toto je pre našich členov a dodávateľov naozaj dôležitý aspekt.”
Efektívnosť a udržateľnosť v budúcnosti vďaka sproof sign
Samotným používaním digitálnych podpisov ušetrí HOGAST v priemere 10 minút na jeden pracovný postup externého podpisu bez logistického úsilia a až 20 minút pri pracovných postupoch s logistickým úsilím. Okrem toho možno znížiť emisie CO2 spoločnosti na jeden hárok formátu A4 o 0,008 kg a spotrebu energie na jeden hárok o 0,0648 kWh. Ale aj náklady na tlač a obstarávanie vo výške 0,14 eura na jeden hárok boli od začiatku práce so spoločnosťou sproof úplne eliminované.
Vďaka kalkulačke návratnosti investícií spoločnosti sproof integrovanej na webovej stránke si teraz môžu spoločnosti, na ktoré sa vzťahuje ESRS, vypočítať aj svoje potenciálne úspory, a tak zvýšiť efektívnosť vlastných obchodných procesov a dosiahnuť pokrok vo svojich cieľoch v oblasti udržateľnosti. Skúsenosti spoločnosti HOGAST jasne ukazujú, že digitálne podpisy nie sú len technologickou inováciou, ale môžu tiež rozhodujúcim spôsobom prispieť k udržateľnejšej budúcnosti.
