Prehodnotenie zložitých podpisových pracovných postupov: automatizované, bezpečné a v súlade s eIDAS

Elektronické podpisy ponúkajú v závislosti od typu podpisu vysokú úroveň ochrany proti falšovaniu a manipulácii. Najmä v prípade pokročilých (FES) a kvalifikovaných elektronických podpisov (QES) kryptografické postupy zabezpečujú, že je možné rozpoznať dodatočné zmeny v podpísanom dokumente.

Vďaka sproof sú procesy podpisovania navyše zdokumentované prostredníctvom auditnej stopy, ktorá je chránená proti manipulácii. Vďaka tomu je možné zaznamenať dôležité informácie o procese podpisovania spôsobom, ktorý je vysledovateľný a overiteľný.

Hneď ako je dokument digitálne podpísaný prostredníctvom služby sproof, na jeho obsah sa aplikuje kryptografická hash hodnota.

• Následné zmeny: Ak sa po podpísaní v súbore PDF zmení aj len jediný znak, desatinná čiarka alebo obrázok, pečať sa zruší.
• Výsledok: Každý bežný kontrolný nástroj (napr. Adobe Acrobat alebo bezplatný sproof Validator) okamžite oznámi, že dokument bol upravený a podpis je neplatný.

Rakúsky zákon o elektronických podpisoch (SigG) pôvodne upravoval právny rámec pre elektronické podpisy v Rakúsku. Jeho platnosť však skončila 30. júna 2016. Od 1. júla 2016 sa na elektronické podpisy vzťahujú najmä priamo uplatniteľné nariadenie EÚ eIDAS, ako aj rakúsky zákon o elektronických podpisoch a dôveryhodných službách (SVG). Zákon SVG dopĺňa európske požiadavky eIDAS na národnej úrovni a upravuje okrem iného elektronické podpisy, elektronické pečate, časové pečiatky, ako aj požiadavky na služby dôvery a ich poskytovateľov.

V rámci európskeho právneho rámca sa v prípade elektronických podpisov rozlišujú rôzne úrovne podpisov: jednoduchý elektronický podpis (EES), pokročilý elektronický podpis (FES) a kvalifikovaný elektronický podpis (QES). To, aký typ podpisu je potrebný, závisí najmä od konkrétneho prípadu použitia a od zákonných alebo zmluvných požiadaviek.

V Rakúsku zohráva ID Austria kľúčovú úlohu, keďže umožňuje bezpečnú digitálnu identifikáciu a kvalifikované elektronické podpisy. Spoločnosť sproof priamo integrovala ID Austria a okrem toho podporuje aj mnohé ďalšie európske eID pre procesy digitálnej identifikácie a podpisu.

Pokročilý elektronický podpis (FES) je vhodný pre dokumenty s vyššími požiadavkami na zodpovednosť, dôkaznú hodnotu alebo bezpečnosť. Je jednoznačne priradený k podpisujúcej osobe, umožňuje jej identifikáciu a zviditeľňuje dodatočné zmeny v dokumente. Typickými príkladmi použitia sú zmluvy, povolenia, personálne dokumenty alebo obchodné dohody, pre ktoré zákon nevyžaduje kvalifikovaný elektronický podpis. Vhodný typ podpisu však vždy závisí od konkrétneho dokumentu a platných formálnych predpisov. Viac informácií o rozdieloch medzi EES, FES a QES nájdete v našom prehľade všetkých štandardov elektronického podpisu.

Jednoduchý elektronický podpis (EES) je vhodný pre dokumenty a procesy s nízkym právnym alebo ekonomickým rizikom, pri ktorých nie je zákonom predpísaná písomná forma. Typickými príkladmi sú interné schválenia, potvrdenia, zápisnice, ponuky alebo jednoduché dohody. Umožňuje rýchle a nekomplikované podpísanie, ponúka však len obmedzenú istotu pri jednoznačnej identifikácii podpisujúcej osoby. Ktorý typ podpisu je vhodný, by sa preto malo vždy posúdiť na základe konkrétneho prípadu použitia. Prehľad o EES, FES a QES nájdete v našom porovnaní štandardov elektronického podpisu.

Áno. Záujemcovia môžu sproof sign vyskúšať zadarmo na 14 dní. Okrem toho vám odborníci zo spoločnosti sproof radi poskytnú osobné poradenstvo a ukážu, ako je možné platformu optimálne integrovať do existujúcich obchodných procesov. Vyskúšajte si teraz sproof sign →

Mnohé spoločnosti chcú mať istotu, že osobné údaje sa spracúvajú výlučne v rámci Európskej únie a podliehajú európskym predpisom o ochrane údajov. Spoločnosť sproof spracúva údaje výlučne v EÚ a využíva európsku infraštruktúru.

Pre mnohé podniky je americký zákon CLOUD Act dôležitým faktorom pri výbere dodávateľa softvéru. Za určitých podmienok môže tento zákon zaväzovať americké podniky alebo podniky s väzbou na USA, aby na základe príkazu orgánov poskytli údaje – bez ohľadu na to, či sú uložené v USA alebo v zahraničí. Preto dnes mnohé organizácie posudzujú nielen miesto uloženia svojich údajov, ale aj sídlo spoločnosti, použitú cloudovú infraštruktúru a príslušnú právnu úpravu. Spoločnosť sproof sa spolieha výlučne na európsku infraštruktúru. Spracovanie údajov prebieha v rámci Európskej únie a podlieha európskemu právu. To pomáha podnikom spĺňať vysoké požiadavky na ochranu údajov, dodržiavanie predpisov a digitálnu suverenitu.

Áno. DocuSign podporuje elektronické podpisy v súlade s nariadením eIDAS. Je však dôležité poznamenať, že súlad s nariadením eIDAS neposkytuje žiadne informácie o tom, kde sa údaje spracúvajú alebo ukladajú. Spoločnosti by preto mali dodatočne overiť, v akej právnej oblasti sa ich údaje spracúvajú, aká cloudová infraštruktúra sa používa a aké požiadavky na ochranu údajov a dodržiavanie predpisov sú splnené. Sproof podporuje všetky typy podpisov v súlade s nariadením eIDAS a údaje spracúva výlučne v rámci Európskej únie na európskej infraštruktúre.

Áno. Okrem medzinárodných poskytovateľov existuje viacero európskych platforiem pre elektronický podpis. Kto kladie osobitný dôraz na ochranu údajov, digitálnu suverenitu a súlad s nariadením eIDAS, mal by do porovnania zahrnúť aj európske riešenia. sproof je rakúsky poskytovateľ, ktorý svoju platformu vyvinul špeciálne pre potreby európskych podnikov.

Audit Trail (kontrolný protokol) poskytuje úplnú históriu celého procesu podpisu, ktorú je možné použiť pred súdom. Zaznamenáva, kedy a kto dokument prehliadol, schválil a podpísal, vrátane použitej metódy overovania (napr. dvojfaktorová autentifikácia alebo kvalifikovaná elektronická identita). Tento protokol slúži pri auditoch alebo právnych sporoch ako primárny dôkaz toho, že podpis bol riadne vykonaný.

Áno. Ak dokument podpisuje postupne viacero osôb (sekvenčný pracovný postup), súbor PDF obsahuje históriu takzvaných revíznych verzií. Kontrolný nástroj (napr. sproof Validate) overuje každý podpis jednotlivo vzhľadom na stav dokumentu, ktorý platil v danom okamihu podpisu.

Štandardné podpisy sa po uplynutí platnosti príslušného certifikátu (zvyčajne po 2 až 3 rokoch) často už nedajú bezchybne overiť. sproof sign preto dôsledne využíva štandard LTV (Long-Term Validation). Pri tomto postupe sa informácie o zrušení (ako napríklad zoznamy CRL alebo OCSP) v čase podpisu priamo vložia do dokumentu. Vďaka tomu je možné overiť platnosť podpisu aj po desiatkach rokov spôsobom, ktorý spĺňa požiadavky na auditovateľnosť, a to nezávisle od vydavateľa.