Danas je održivost više od trenda, ona je bitan dio korporativne strategije. Europska unija postavila je jasan okvir s europskim standardima izvješćivanja o održivosti (ESRS), koji će se primjenjivati od 2024. To uključuje obvezu ESG izvještavanja, prema kojoj tvrtke moraju redovito izvještavati o temi održivosti u svojoj tvrtki. Ova izvješća pokrivaju okolišne, društvene i upravljačke (ESG) aspekte i namijenjena su povećanju transparentnosti o nefinancijskom utjecaju tvrtke. Cilj je pružiti dionicima – uključujući ulagače, kupce i javnost – sveobuhvatne informacije o praksama održivosti i društvenoj odgovornosti tvrtke.

Portret

HOGAST je vodeća nabavna zadruga za hotelijerstvo i ugostiteljstvo, koja je osnovana prije više od 45 godina. Njegov glavni cilj je stvaranje cjenovnih prednosti kroz grupiranje količina među poduzećima i rasterećenje tvrtki rutinskih zadataka. Osim sveobuhvatne nabave robe, HOGAST se brine i za električnu energiju, gorivo, telefoniju i druge usluge kako bi svojim više od 3.200 tvrtki članica u Austriji ponudio najbolje uvjete i optimizirane procese.

HOGAST je najveća tvrtka te vrste u Austriji s prometom od 415 milijuna eura. Podružnica u Münchenu odgovorna je za opsluživanje južne njemačke regije. Osim HOGAST-a, u Grupu 1HOGAST spadaju i HOTEL GASTRO POOL za manje hotele i restorane, kao i PRIMOPREDAJA koja se brine o sadržajima u društvenom sektoru.

Iako same organizacije kao što je HOGAST nisu izravno obuhvaćene obvezom ESG izvješćivanja, one ipak kao pioniri pokazuju kako održivo djelovanje može izgledati u praksi. Odluka HOGAST-a da prijeđe na digitalne potpise sa sproof sign snažan je primjer kako tvrtke mogu smanjiti svoj utjecaj na okoliš i istovremeno povećati financijsku učinkovitost kroz tehnološke inovacije.

Peter Sigmond, viši menadžer robe, rekao je u intervjuu sljedeće: “Za nas kao tvrtku dva su aspekta bila presudna pri odabiru rješenja za digitalni potpis. Jedna od njih bila je i pandemija Corone, jer su nas skraćeno radno vrijeme i home office natjerali na preispitivanje, jer bez novog digitalnog sustava više ne bismo mogli potpisivati ugovore, račune i narudžbe.

Drugi aspekt, koji je zasigurno već neko vrijeme tema razgovora s menadžmentom, je da smo se kao tvrtka istovremeno fokusirali na digitalizaciju i održivost. S fokusom na to, konačno je došla točka kada smo odlučili sve potpisati digitalno i gdje je moguće bez svih papirnatih računa i ugovora.”

Povrat ulaganja i održivost

Ova se odluka također isplatila nakon samo 18 tjedana. Implementacija dokaznog znaka kao sveobuhvatnog rješenja za potpis dovela je do značajnog smanjenja i racionalizacije administrativnih napora u HOGAST-u. Međutim, ubrzani procesi odobravanja i kraće vrijeme čekanja ne samo da su optimizirali poslovne procese, već su i značajno doprinijeli uštedi troškova.

Te se uštede mogu kvantificirati u financijskim i ekološkim metrikama: prosječno ušteđeno vrijeme po digitaliziranom tijeku rada potpisa interno i eksterno, bruto satnica onih radnika koji se ne moraju mučiti s pripremom i rukovanjem analognim ugovornim procesima, ušteda troškova po ušteđenom listu A4, ušteđene emisije CO2 i potrošnja energije. Treba napomenuti da u izračune nisu uključeni neki čimbenici koji bi mogli utjecati na stvarnu dodanu vrijednost, kao što su poslovna putovanja, troškovi skladištenja i arhiviranja, troškovi tehnologije ispisa i skeniranja te financijski nedostaci zbog dugog čekanja na sklapanje ugovora.

Kombinacija ekonomskih i ekoloških prednosti učinila je sproof sign strateški vrijednom investicijom

HOGAST je samo jedna od mnogih tvrtki koje imaju koristi od implementacije dokaznog znaka u svoje postojeće operativne procese. Ali za koje se slučajeve upotrebe tamo zapravo koristi digitalni potpis? G. Sigmond objašnjava: “U osnovi, mi smo veza između naših kupaca ili članova i dobavljača. Međutim, to također znači da svi računi i narudžbe prolaze kroz HOGAST i tada ih u nekim slučajevima moramo potpisati i supotpisati. Lanac potpisa možete zamisliti kao trokut između dobavljača, pojedinačnih članova i HOGAST-a.

Primjer gdje se digitalni potpis koristi i pomaže je prilikom uključivanja novih dobavljača. Postoje i ugovori koji se moraju potpisati. Prije nego što smo se odlučili za rješenje za e-potpis, prvo smo sve morali poslati u papirnatom obliku poštom i čekati. S obzirom na to da se cijela tvrtka zapravo sastoji od četiri tvrtke, u ovoj aplikaciji dostavljač mora potpisati jednom, a HOGAST četiri puta. Moglo bi proći dva do tri tjedna dok se sve ne vrati kod nas. S digitalnim rješenjem tvrtke sproof sign, to je puno brže.

No e-potpis upotrebljavamo i prilikom preuzimanja dostave. To je zato što sve potvrde narudžbi iznad 7.500 eura moramo supotpisati nakon što su kupci i dobavljači već potpisali. Ovo je pitanje odgovornosti! HOGAST je također odgovoran za svoje klijente ako bankrotiraju ili su nesolventni. Zatim plaćamo račune za naše članove, ali samo ako smo prethodno potpisali potvrdu narudžbe ili narudžbu. Ovo je zaista važan aspekt za naše članove i dobavljače.”

Učinkovitost i održivost u budućnosti zahvaljujući znaku sproof

Korištenjem samo digitalnih potpisa, HOGAST štedi u prosjeku 10 minuta po tijeku rada vanjskog potpisa bez logističkog napora i do 20 minuta za tijekove rada s logističkim naporom. Osim toga, emisija CO2 tvrtke po listu A4 može se smanjiti za 0,008 kg, a potrošnja energije po listu za 0,0648 kWh. Ali također 0,14 eura po listu za troškove ispisa i nabavu potpuno je eliminirano od suradnje sa sproofom.

Sa sproofovim kalkulatorom povrata ulaganja integriranim u web stranicu, tvrtke koje podliježu ESRS-u sada također mogu izračunati svoje potencijalne uštede i tako povećati učinkovitost vlastitih poslovnih procesa i unaprijediti svoje ciljeve održivosti. Iskustvo tvrtke HOGAST jasno pokazuje da digitalni potpisi nisu samo tehnološka inovacija, već mogu i presudno doprinijeti održivijoj budućnosti.