Żmudne procesy zawierania umów należą już do przeszłości – ale jak to działa, aby łatwo i bezpiecznie podpisywać umowy online? Z tego artykułu dowiesz się, jak podpisywać umowy online lub jak pozyskiwać podpisy w sieci. Co jest ważne, jakie są kryteria jakości? Ale z góry “spoiler”: Proste i bezpieczne może działać, ale nie muszą ze sobą współpracować.

Podpis elektroniczny zostanie z nami na dłużej

To kwestia nastawienia. Podpisanie dokumentu ma pewien komponent estetyczny. Decyzję przypieczętowujesz czymś bardzo osobistym: własnoręcznym podpisem. Podpis ten jest często ćwiczony i udoskonalany przez lata i w większości przypadków pozostaje niezmieniony przez cały okres działalności biznesowej. Często analogowy podpis dokumentu kojarzy się ze spotkaniem, jest kilka stron umowy i często ma w sobie coś towarzyskiego. Spotykasz się, ściskasz dłoń, podpisujesz dokument, a następnie przechowujesz go w mniej lub bardziej bezpiecznym archiwum. W większości przypadków ludzie są zadowoleni i znów się rozchodzą.

Druga strona medalu jest oczywista. Niezależnie od tego, czy chcesz mapować wewnętrzne procesy podpisu, czy zewnętrzne. Wymaga to bardzo dużego poziomu zasobów, które można zmarnować za pomocą podpisu cyfrowego.
Digitalizacja procesów decyzyjnych dotarła już nawet do branż i obszarów biznesowych o bardzo “ugruntowanej pozycji”. W kontekście prywatnym elektroniczne podpisywanie umów i tak jest powszechne od pewnego czasu i jest wspierane przez państwowych dostawców tożsamości elektronicznej w wielu krajach europejskich.

Jak wynika z badania, integracja rozwiązań do podpisu w kontekście korporacyjnym bardzo często wynika z indywidualnych głosów w firmie, które już dawno zapoznały się z zaletami podpisu elektronicznego w sferze prywatnej. Wiele rządowych usług online umożliwia obywatelom cyfrowe podpisywanie umów. Ostatecznie oznacza to, że przedsiębiorcy chcą również czerpać korzyści z tych rozwiązań do podpisywania umów online w swoich własnych firmach.

Jak działa podpis cyfrowy?

W Internecie krąży coraz więcej nowych, często małych i darmowych narzędzi do podpisywania freeware, które często utrzymują rejestrację i korzystanie z bardzo niskiego progu. Działa jak większe narzędzia: zapisałeś lokalnie dokument cyfrowy, prześlij go do przeglądarki internetowej i podpisz. Za pomocą niektórych narzędzi dokument można również pobrać w celu późniejszego wysłania. Z drugiej strony istnieją złożone platformy podpisów, które często są zintegrowane z kompleksowym systemem zarządzania dokumentami lub systemem CRM lub ERP. Umożliwia to również znacznie bardziej złożony podpis innej firmy lub podpis zdalny. Oznacza to, że mogę również zwolnić dokument z podpisem własnym do podpisania, zdefiniować złożone sekwencje podpisów i przepływy pracy itp.

Szczególnie w środowisku profesjonalnym coraz większą popularnością cieszą się rozwiązania, które specjalizują się w kompleksowym podpisywaniu dokumentów PDF i umożliwiają najwyższe standardy bezpieczeństwa, a przede wszystkim bardzo proste wskazówki dla użytkownika. Cyfrowe podpisywanie dokumentów PDF za pośrednictwem przeglądarki internetowej można zasadniczo podzielić na trzy zasadnicze elementy.

Zarządzanie umowami

Jak wspomniano, luka jest tutaj szeroka. Minimalnym kryterium dla narzędzia internetowego jest możliwość przesyłania dokumentów (w większości aplikacji pliki są automatycznie konwertowane do popularnego formatu PDF) i pobierania ich ponownie po podpisaniu lub przechowywania w jak najbezpieczniejszy sposób. Kompleksowe narzędzia umożliwiają również inteligentne zarządzanie i przegląd wszystkich ważnych dokumentów w centralnej lokalizacji.

Cyfrowy podpis dokumentów

Podstawowym elementem wszystkich narzędzi do podpisywania online jest zastosowanie podpisu cyfrowego do dokumentu umowy. Stosowanie prawidłowego podpisu cyfrowego do dokumentu PDF to proces techniczny, który należy wyraźnie odróżnić od zwykłego wstawiania obrazu podpisu ręcznego bez żadnych dodatkowych środków technicznych!

Ważny podpis cyfrowy pozwala w szczególności na wykrycie późniejszych zmian w dokumencie. Nie jest tak w przypadku prostego wstawiania obrazów.

Technicznie rzecz biorąc, w przypadku podpisu cyfrowego treść dokumentu jest ściśle powiązana z dołączonym podpisem. W takim przypadku wygląd wizualny podpisu na dokumencie ma przede wszystkim charakter informacyjny i nie ma znaczenia dla ważności (technicznej). Na przykład znak Sproof obsługuje wstawianie obrazów podpisu lub podpisu ręcznego na ekranie, ale także tworzy kompletny podpis cyfrowy w tle.

Kolejnym etapem podpisu cyfrowego są kwalifikowane podpisy cyfrowe. W takich przypadkach osoba podpisująca jest weryfikowana przez dostawcę usług zaufania. Są to organizacje, które przeprowadzają szeroko zakrojoną weryfikację tożsamości osoby lub organizacji i łączą tożsamość z podpisem w trakcie podpisywania cyfrowego. Oznacza to, że kwalifikowane podpisy cyfrowe mają szczególny status prawny, który jest równoważny z podpisem własnoręcznym.

Zarządzanie podpisami i przepływy pracy

Pełny potencjał platform podpisów jest oczywisty, jeśli chodzi o wysyłanie bezpiecznych i zgodnych z przepisami próśb o podpis do innych osób. Na przykład sproof sign umożliwia delegowanie różnych zadań (np. podpisywanie dokumentów, przeglądanie dokumentów, przekazywanie dokumentów) różnym osobom. Komunikacja odbywa się z jednej strony w ramach aplikacji internetowej, a z drugiej strony również za pośrednictwem komunikacji za pośrednictwem ruchu e-mail. Nic więc nie można stracić. Automatyczne delegowanie ułatwia również zarządzanie procesami podpisywania oraz dotrzymywanie terminów i terminów. Dodatkowo możliwe jest definiowanie pełnomocników, ustawianie komunikatów o nieobecności w biurze, określanie kolejności podpisów oraz definiowanie standardu, z jakim powinny być składane podpisy.

Jakość przede wszystkim. – Kryteria jakości internetowych narzędzi do podpisywania

Korzyści płynące z podpisu cyfrowego są bardzo różnorodne. Poniżej znajduje się lista najważniejszych cech zaawansowanych narzędzi do obsługi podpisów elektronicznych:

Dostępność i bezpieczeństwo chmury

Umowy online są dostępne w dowolnym miejscu i czasie, o ile masz dostęp do Internetu. Dostępność 24/7 to ogromna zaleta bezpiecznych rozwiązań chmurowych. Należy jednak dołożyć wszelkich starań, aby zapewnić bezpieczne środowisko przechowywania, chronione przed nieautoryzowanym dostępem, utratą i niewłaściwym użyciem. W przypadku aplikacji w chmurze szczególnie ważne jest upewnienie się, że narzędzie jest w 100% hostowane na europejskich serwerach.

Wiążący charakter podpisów cyfrowych

Ponadto należy zwrócić uwagę na to, w jaki sposób można lub trzeba udowodnić własną tożsamość. Prosty podpis elektroniczny (EES) nie zapewnia żadnej ochrony prawnej i nigdy nie powinien być używany do podpisów w kontekście korporacyjnym. Aby zapewnić najwyższy poziom bezpieczeństwa, należy stosować kwalifikowany podpis elektroniczny (QES), który zgodnie z rozporządzeniem eIDAS jest miarą wszystkiego w Europie. W rzeczywistości wybór dostawcy podpisu ma szczególne znaczenie i wymagana jest pewna podstawowa wiedza na temat trzech różnych standardów podpisów, aby móc jak najlepiej odwzorować przypadki użycia we własnej firmie.

Weryfikowanie załączonych podpisów elektronicznych

Kolejną wspaniałą rzeczą jest to, że podpisy elektroniczne są weryfikowalne zawsze i przez cały czas. Informacje o każdym etapie procesu podpisywania – od początku do końca – w tym załączone podpisy i unikalna tożsamość sygnatariuszy, są nierozłączne w dokumencie pdf na zawsze. Kompleksowe rozwiązania w zakresie e-podpisu (np. sproof sign) umożliwiają weryfikację bezpośrednio na platformie.

Kolaboracja

Podpisanie kontraktu to sprawa zespołowa. Podpisuj wewnętrznie lub uzyskuj zgody od zewnętrznych interesariuszy. Ważną rzeczą jest możliwość bardzo łatwego zarządzania zespołem za pomocą konta administratora. Dodawanie nowych użytkowników powinno być bardzo łatwe, a pula dostępnych jednostek podpisu musi być bardzo łatwa do zwiększenia.

Zgodność

Jest to zobowiązanie firm do przestrzegania obowiązujących przepisów prawa i regulacji, w szczególności w zakresie bezpiecznego i zgodnego z prawem przechowywania dokumentów i danych na obszarze europejskim. Niektóre narzędzia (np. znak proof) opierają się na bardzo wysokim standardzie dokumentów PDF/A.

Wynik

Nadszedł czas, aby złożyć podpis. Usługi podpisu elektronicznego oparte na sieci Web to interesujący i użyteczny sposób na uproszczenie operacji biznesowych oraz zaoszczędzenie czasu i wysiłku. W kontekście biznesowym ważne jest, aby spełniał wszystkie istotne wymagania dla danego przypadku użycia.