Idag är hållbarhet mer än en trend, det är en väsentlig del av företagsstrategin. EU har fastställt ett tydligt ramverk med de europeiska standarderna för hållbarhetsrapportering (ESRS), som ska gälla från och med 2024. Detta inkluderar ESG-rapporteringsskyldigheten, enligt vilken företagen regelbundet måste rapportera om hållbarhetsfrågan i sitt företag. Dessa rapporter omfattar miljömässiga, sociala och styrningsrelaterade aspekter (ESG) och syftar till att öka transparensen kring företagets icke-finansiella påverkan. Syftet är att förse intressenter – inklusive investerare, kunder och allmänheten – med omfattande information om bolagets hållbarhetspraxis och sociala ansvar.

Porträtt

HOGAST är ett ledande inköpskooperativ för hotell- och restaurangbranschen som grundades för över 45 år sedan. Huvudsyftet är att skapa prisfördelar genom koncernintern samordning av kvantiteter och att avlasta företagen från rutinuppgifter. Förutom omfattande upphandling av varor tar HOGAST även hand om el, bränsle, telefoni och andra tjänster för att kunna erbjuda sina mer än 3 200 medlemsföretag i Österrike de bästa villkoren och optimerade processer.

HOGAST är det största företaget i sitt slag i Österrike med en omsättning på 415 miljoner euro. Dotterbolaget i München ansvarar för att betjäna den sydtyska regionen. I 1HOGAST-koncernen ingår förutom HOGAST även HOTEL GASTRO POOL för mindre hotell och restauranger samt HANDOVER, som tar hand om anläggningar inom den sociala sektorn.

Även om organisationer som HOGAST själva inte direkt omfattas av ESG-rapporteringsskyldigheten, visar de ändå som pionjärer hur hållbart agerande kan se ut i praktiken. HOGAST:s beslut att gå över till digitala signaturer med sproof sign är ett kraftfullt exempel på hur företag kan minska sitt miljöavtryck och samtidigt öka den ekonomiska effektiviteten genom teknisk innovation.

Peter Sigmond, Senior Goods Manager, sa följande i intervjun: “För oss som företag var två aspekter avgörande för valet av en digital signaturlösning. Den ena var coronapandemin, eftersom korttidsarbete och hemmakontor tvingade oss att tänka om, eftersom vi utan ett nytt digitalt system inte längre skulle ha kunnat underteckna avtal, fakturor och order.

Den andra aspekten, som förvisso har varit ett diskussionsämne med ledningen under en längre tid, är att vi som företag har fokuserat på digitalisering och hållbarhet samtidigt. Med fokus på detta kom till slut punkten där vi bestämde oss för att signera allt digitalt nu och där det är möjligt att göra sig av med alla pappersfakturor och kontrakt.”

Avkastning på investeringar och hållbarhet

Även detta beslut betalade sig efter bara 18 veckor. Implementeringen av sproof sign som en allt-i-ett-signaturlösning ledde till en betydande minskning och effektivisering av det administrativa arbetet på HOGAST. De snabbare godkännandeprocesserna och kortare väntetiderna optimerade inte bara affärsprocesserna, utan bidrog också till betydande kostnadsbesparingar.

Dessa besparingar kan kvantifieras i både ekonomiska och miljömässiga mått: genomsnittlig tidsbesparing per digitaliserat signaturarbetsflöde internt och externt, bruttotimlön för de anställda som inte behöver kämpa med att förbereda och hantera analoga avtalsprocesser, kostnadsbesparingar per sparat A4-ark, sparade koldioxidutsläpp och energiförbrukning. Det bör noteras att vissa faktorer som skulle kunna påverka det faktiska mervärdet inte togs med i beräkningarna, t.ex. affärsresor, lagrings- och arkivkostnader, kostnader för utskrifts- och skanningsteknik och ekonomiska nackdelar på grund av långa väntetider för att ingå avtal.

Kombinationen av ekonomiska och miljömässiga fördelar gjorde sproof sign till en strategiskt värdefull investering

HOGAST är bara ett av många företag som drar nytta av implementeringen av proof sign i sina befintliga verksamhetsprocesser. Men för vilka användningsfall används den digitala signaturen faktiskt där? Herr Sigmond förklarar: “I grund och botten är vi länken mellan våra kunder eller medlemmar och leverantörerna. Men det innebär också att alla fakturor och beställningar går genom HOGAST och att vi sedan måste signera och kontrasignera dem i vissa fall. Man kan se på signeringskedjan som en triangel mellan leverantörerna, de enskilda medlemmarna och HOGAST.

Ett exempel på när den digitala signaturen används och är till hjälp är vid introduktion av nya leverantörer. Det finns också kontrakt som måste undertecknas. Innan vi bestämde oss för en e-signaturlösning var vi först tvungna att skicka allt i pappersform med post och vänta. Eftersom hela företaget faktiskt består av fyra företag måste leveranspartnern i den här applikationen skriva under en gång och HOGAST fyra gånger. Det kunde ta två till tre veckor innan allt kom tillbaka till oss. Med den digitala lösningen från sproof sign går det mycket snabbare.

Men vi använder också e-signaturen när vi tar emot leveranser. Detta beror på att alla orderbekräftelser över 7.500 euro måste kontrasigneras av oss efter att kunder och leverantörer redan har skrivit under. Detta är en fråga om ansvar! HOGAST är också ansvarigt för sina kunder om de går i konkurs eller är insolventa. Sedan betalar vi fakturorna för våra medlemmar, men bara om orderbekräftelsen eller ordern har kontrasignerats av oss i förväg. Det här är en väldigt viktig aspekt för våra medlemmar och leverantörer.”

Effektivitet och hållbarhet i framtiden tack vare sproof sign

Genom att enbart använda digitala signaturer sparar HOGAST i genomsnitt 10 minuter per arbetsflöde för externa signaturer utan logistisk ansträngning och upp till 20 minuter för arbetsflöden med logistisk ansträngning. Dessutom kan företagets CO2-utsläpp per A4-ark minskas med 0,008 kg och energiförbrukningen per ark med 0,0648 kWh. Men även 0,14 euro per ark för tryckkostnader och inköp har helt eliminerats sedan samarbetet med sproof.

Med sproofs ROI-kalkylator integrerad på webbplatsen kan företag som omfattas av ESRS nu också beräkna sina potentiella besparingar och därmed öka effektiviteten i sina egna affärsprocesser och främja sina hållbarhetsmål. HOGAST:s erfarenhet visar tydligt att digitala signaturer inte bara är en teknisk innovation, utan också kan ge ett avgörande bidrag till en mer hållbar framtid.