Zdĺhavé procesy uzatvárania zmlúv sú už minulosťou – ako však funguje jednoduché a bezpečné podpisovanie zmlúv online? V tomto článku sa dozviete, ako podpisovať zmluvy online alebo ako získať podpisy na webe. Čo je dôležité, aké sú kritériá kvality? Ale “spoiler” vopred: Jednoduché a bezpečné môže fungovať, ale nemusí fungovať spoločne.

Elektronický podpis tu zostáva

Je to otázka prístupu. Podpisovanie dokumentu má určitú estetickú zložku. Rozhodnutie spečatíte niečím veľmi osobným: vlastnoručným podpisom. Tento podpis sa často nacvičuje a zdokonaľuje roky a vo väčšine prípadov zostáva nezmenený počas celého obchodného života. Často sa analogický podpis dokumentu spája so stretnutím, je pri ňom viacero zmluvných strán a často má v sebe niečo spoločenské. Stretnete sa, podáte si ruky, podpíšete dokument a potom ho uložíte do viac či menej bezpečného archívu. Väčšinou sú ľudia spokojní a opäť si idú svojou cestou.

Druhá strana mince je zrejmá. Bez ohľadu na to, či chcete mapovať interné alebo externé podpisové procesy. Vyžaduje si to veľmi veľa prostriedkov, ktoré sa pomocou digitálneho podpisu dajú minúť.
Digitalizácia rozhodovacích procesov už dorazila aj do veľmi “zabehnutých” odvetví a oblastí podnikania. V súkromnom kontexte je elektronické podpisovanie zmlúv aj tak už nejaký čas rozšírené a v mnohých európskych krajinách ho podporujú štátni poskytovatelia elektronickej identity.

Podľa štúdie integrácia podpisových riešení v podnikovom kontexte veľmi často vychádza z individuálnych hlasov v podniku, ktoré sa už dávno oboznámili s výhodami elektronického podpisu v súkromnej sfére. Mnohé vládne online služby umožňujú občanom digitálne podpisovať zmluvy. V konečnom dôsledku to znamená, že aj podnikatelia chcú využívať výhody týchto online podpisových riešení pri spracovaní zmlúv vo vlastných firmách.

Ako funguje digitálny podpis?

Na internete sa objavuje čoraz viac nových, často malých a bezplatných nástrojov na podpisovanie, ktoré sú často registrované a používané veľmi nízko. Fungujú podobne ako väčšie nástroje: Uložíte digitálny dokument lokálne, nahráte ho do nástroja vo webovom prehliadači a podpíšete ho. Pri niektorých nástrojoch je možné dokument aj stiahnuť a následne odoslať ďalej. Na druhej strane existujú komplexné podpisové platformy, ktoré sú často integrované do komplexného systému správy dokumentov alebo systému CRM či ERP. To umožňuje aj oveľa zložitejšie podpisovanie tretími stranami alebo podpisovanie na diaľku. To znamená, že na podpis môžem uvoľniť aj vlastnoručne podpísaný dokument, definovať zložité podpisové sekvencie a pracovné postupy atď.

Najmä v profesionálnom prostredí sú čoraz obľúbenejšie riešenia, ktoré sa špecializujú práve na komplexné podpisovanie dokumentov PDF a umožňujú najvyššie bezpečnostné štandardy a predovšetkým veľmi jednoduché navádzanie používateľa. Digitálne podpisovanie dokumentov PDF prostredníctvom webového prehliadača možno v zásade rozdeliť na tri základné komponenty.

Riadenie zmlúv

Ako už bolo spomenuté, rozdiel je tu veľký. Minimálnym kritériom pre webový nástroj je možnosť nahrať dokumenty (vo väčšine aplikácií sa súbory automaticky konvertujú do bežného formátu PDF) a po podpísaní ich opäť stiahnuť alebo čo najbezpečnejšie uložiť. Komplexné nástroje umožňujú aj inteligentnú správu a prehľad všetkých dôležitých dokumentov na centrálnom mieste.

Digitálny podpis dokumentov

Základným prvkom všetkých nástrojov na online podpisovanie je použitie digitálneho podpisu na zmluvný dokument. Použitie platného digitálneho podpisu na dokument PDF je technický proces, ktorý treba jasne odlíšiť od jednoduchého vloženia obrázka ručného podpisu bez akýchkoľvek ďalších technických opatrení!

Platný digitálny podpis umožňuje najmä zistiť následné zmeny dokumentu. To nie je prípad jednoduchého vkladania obrázkov.

Z technického hľadiska je pri digitálnom podpise obsah dokumentu pevne spojený s pripojeným podpisom. V tomto prípade má vizuálna podoba podpisu na dokumente predovšetkým informatívny charakter a nie je relevantná pre (technickú) platnosť. sproof sign napríklad podporuje vkladanie obrázkov podpisu alebo ručného podpisu na obrazovku, ale zároveň vytvára kompletný digitálny podpis na pozadí.

Ďalším stupňom digitálnych podpisov sú kvalifikované digitálne podpisy. V týchto prípadoch podpisovateľa overuje poskytovateľ dôveryhodných služieb. Ide o organizácie, ktoré vykonávajú rozsiahle overenie identity osoby alebo organizácie a v priebehu digitálneho podpisovania spájajú identitu s podpisom. To znamená, že kvalifikované digitálne podpisy majú osobitné právne postavenie, ktoré je rovnocenné s vlastnoručným podpisom.

Správa podpisov a pracovných postupov

Plný potenciál podpisových platforiem je zrejmý, keď ide o odosielanie bezpečných a kompatibilných podpisových požiadaviek ostatným. Napríklad, sproof sign umožňuje delegovať rôzne úlohy (napr. podpisovanie dokumentov, prezeranie dokumentov, preposielanie dokumentov) na rôzne osoby. Komunikácia prebieha na jednej strane v rámci webovej aplikácie a na druhej strane aj prostredníctvom komunikácie prostredníctvom e-mailovej prevádzky. Nič sa teda nemôže stratiť. Automatizované delegovanie uľahčuje aj riadenie podpisových procesov a dodržiavanie termínov a lehôt. Okrem toho je možné definovať zástupcov, nastaviť správy mimo kancelárie, špecifikovať podpisové sekvencie a definovať štandard, s ktorým sa majú podpisy vykonávať.

Kvalita na prvom mieste. – Kritériá kvality webových podpisových nástrojov

Výhody digitálneho podpisu sú veľmi rozmanité. Tu je zoznam kľúčových kvalitatívnych vlastností pokročilých nástrojov elektronického podpisu:

Dostupnosť a bezpečnosť cloudu

Online zmluvy sú k dispozícii kedykoľvek a kdekoľvek, ak máte prístup na internet. Veľkou výhodou bezpečných cloudových riešení je ich nepretržitá dostupnosť. Je však potrebné venovať veľkú pozornosť tomu, aby ste sa spoľahli na bezpečné a zabezpečené prostredie na ukladanie dát, ktoré je chránené pred neoprávneným prístupom, stratou a zneužitím. V prípade cloudových aplikácií je obzvlášť dôležité zabezpečiť, aby bol nástroj na 100 % umiestnený na európskych serveroch.

Záväznosť digitálnych podpisov

Okrem toho by sa mala venovať pozornosť tomu, ako človek môže alebo musí preukázať svoju vlastnú totožnosť. Jednoduchý elektronický podpis (EES) neposkytuje žiadnu právnu ochranu a nikdy by sa nemal používať na podpisovanie v podnikovom kontexte. Na dosiahnutie najvyššej úrovne bezpečnosti by sa mal používať kvalifikovaný elektronický podpis (QES), ktorý je v Európe meradlom všetkého podľa nariadenia eIDAS. V skutočnosti je výber poskytovateľa podpisu mimoriadne dôležitý a je potrebné mať určité základné znalosti o troch rôznych podpisových štandardoch, aby ste mohli čo najlepšie zmapovať prípady použitia vo vlastnej spoločnosti.

Overenie pripojených elektronických podpisov

Ďalšou skvelou vecou je, že elektronické podpisy sú vždy a navždy overiteľné. Informácie o každom kroku procesu podpisovania – od začiatku až po koniec – vrátane pripojených podpisov a jedinečnej identity podpisujúcich osôb sú v dokumente pdf neoddeliteľne a navždy. Komplexné riešenia elektronického podpisu (napríklad sproof sign) umožňujú overenie priamo na platforme.

Spolupráca

Podpis je záležitosťou tímu. Podpisujte interne alebo získajte súhlasy od externých zainteresovaných strán. Dôležitá je možnosť veľmi jednoducho spravovať svoj tím pomocou administrátorského účtu. Malo by byť veľmi jednoduché pridávať nových používateľov a fond dostupných podpisových jednotiek sa musí dať veľmi ľahko zväčšovať.

Dodržiavanie predpisov

Spoločnosti sú povinné dodržiavať platné zákony a predpisy, najmä pokiaľ ide o bezpečné a právne vyhovujúce uchovávanie dokumentov a údajov v európskom priestore. Niekoľko nástrojov (napr. sproof sign) sa spolieha na veľmi vysoký štandard dokumentov PDF/A.

Výsledok

Je čas podpísať. Webové služby elektronického podpisu sú zaujímavým a užitočným spôsobom, ako zjednodušiť obchodné operácie a ušetriť čas a námahu. V obchodnom kontexte je dôležité, aby spĺňali všetky relevantné požiadavky pre príslušný prípad použitia.