Atualmente, a sustentabilidade é mais do que uma tendência, é uma parte essencial da estratégia empresarial. A União Europeia estabeleceu um quadro claro com as Normas Europeias de Relato de Sustentabilidade (ESRS), que serão aplicadas a partir de 2024. Isto inclui a obrigação de relatórios ESG, segundo a qual as empresas devem apresentar regularmente relatórios sobre o tema da sustentabilidade na sua empresa. Estes relatórios abrangem aspectos ambientais, sociais e de governação (ESG) e destinam-se a aumentar a transparência sobre o impacto não financeiro da empresa. O objetivo é fornecer às partes interessadas – incluindo investidores, clientes e o público em geral – informações completas sobre as práticas de sustentabilidade e a responsabilidade social da empresa.

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A HOGAST é uma cooperativa de compras líder no sector da hotelaria e restauração, fundada há mais de 45 anos. O seu principal objetivo é criar vantagens de preço através do agrupamento de quantidades entre empresas e aliviar as empresas de tarefas de rotina. Para além da aquisição abrangente de mercadorias, a HOGAST também se ocupa da eletricidade, do combustível, da telefonia e de outros serviços, de modo a oferecer às suas mais de 3.200 empresas associadas na Áustria as melhores condições e processos optimizados.

A HOGAST é a maior empresa do seu género na Áustria, com um volume de negócios de 415 milhões de euros. A filial em Munique é responsável pelo serviço na região do sul da Alemanha. Além da HOGAST, o grupo 1HOGAST inclui também a HOTEL GASTRO POOL para pequenos hotéis e restaurantes, bem como a HANDOVER, que se ocupa de instalações no sector social.

Embora organizações como a HOGAST não estejam diretamente abrangidas pela obrigação de comunicação de informações ESG, demonstram, no entanto, que são pioneiras no que respeita à prática de acções sustentáveis. A decisão da HOGAST de mudar para assinaturas digitais com o sproof sign é um exemplo poderoso de como as empresas podem reduzir a sua pegada ambiental e, ao mesmo tempo, aumentar a eficiência financeira através da inovação tecnológica.

Peter Sigmond, gestor sénior de mercadorias, disse o seguinte na entrevista: “Para nós, enquanto empresa, dois aspectos foram decisivos na escolha de uma solução de assinatura digital. Um deles foi a pandemia do Coronavírus, porque o trabalho a tempo reduzido e o teletrabalho obrigaram-nos a repensar, porque sem um novo sistema digital, já não poderíamos assinar contratos, facturas e encomendas.

O segundo aspeto, que foi certamente um tema de discussão com a administração durante algum tempo, é o facto de nós, enquanto empresa, nos termos concentrado na digitalização e na sustentabilidade ao mesmo tempo. Com este foco, chegámos finalmente a um ponto em que decidimos assinar tudo digitalmente e em que é possível prescindir de todas as facturas e contratos em papel.”

Retorno do investimento e sustentabilidade

Esta decisão também deu frutos ao fim de apenas 18 semanas. A implementação do sproof sign como uma solução de assinatura tudo-em-um levou a uma redução significativa e à racionalização do esforço administrativo na HOGAST. No entanto, os processos de aprovação acelerados e os tempos de espera mais curtos não só optimizaram os processos empresariais, como também contribuíram significativamente para a redução de custos.

Estas poupanças podem ser quantificadas em termos financeiros e ambientais: tempo médio poupado por fluxo de trabalho de assinatura digitalizada interna e externamente, salário horário bruto dos trabalhadores que não têm de se esforçar por preparar e tratar processos de contratos analógicos, poupança de custos por folha A4 poupada, emissões de CO2 poupadas e consumo de energia. É de salientar que alguns factores que poderiam influenciar o valor acrescentado real não foram incluídos nos cálculos, como as viagens de negócios, os custos de armazenamento e arquivo, os custos da tecnologia de impressão e digitalização e as desvantagens financeiras decorrentes dos longos períodos de espera para a conclusão dos contratos.

A combinação de benefícios económicos e ambientais fez do sproof sign um investimento estrategicamente valioso

A HOGAST é apenas uma das muitas empresas que beneficiam da implementação do proof sign nos seus processos operacionais existentes. Mas em que casos de utilização é que a assinatura digital é efetivamente utilizada? O Sr. Sigmond explica: “Basicamente, somos a ligação entre os nossos clientes ou membros e os fornecedores. No entanto, isto também significa que todas as facturas e encomendas passam pela HOGAST e, em alguns casos, temos de as assinar e contra-assinar. Podes pensar na cadeia de assinaturas como um triângulo entre os fornecedores, os membros individuais e a HOGAST.

Um exemplo em que a assinatura digital é utilizada e ajuda é na integração de novos fornecedores. Também há contratos que têm de ser assinados. Antes de optarmos por uma solução de assinatura eletrónica, tínhamos de enviar tudo em papel por correio e esperar. Devido ao facto de toda a empresa ser composta por quatro empresas, nesta aplicação o parceiro de entrega tem de assinar uma vez e a HOGAST quatro vezes. Podia demorar duas a três semanas até que tudo chegasse à nossa casa. Com a solução digital da sproof sign, isto é muito mais rápido.

Mas também utilizamos a assinatura eletrónica quando recebemos entregas. Isto porque todas as confirmações de encomendas superiores a 7.500 euros têm de ser assinadas por nós depois de os clientes e fornecedores já terem assinado. Trata-se de uma questão de responsabilidade! A HOGAST também é responsável pelos seus clientes em caso de falência ou insolvência. Depois pagamos as facturas dos nossos membros, mas apenas se a confirmação da encomenda ou a encomenda tiver sido previamente assinada por nós. Este é um aspeto muito importante para os nossos membros e fornecedores”.

Eficiência e sustentabilidade no futuro graças ao sproof sign

Utilizando apenas as assinaturas digitais, a HOGAST poupa uma média de 10 minutos por fluxo de trabalho de assinatura externa sem esforço logístico e até 20 minutos para fluxos de trabalho com esforço logístico. Além disso, as emissões de CO2 da empresa por folha A4 podem ser reduzidas em 0,008 kg e o consumo de energia por folha em 0,0648 kWh. Mas também 0,14 euros por folha para custos de impressão e aquisição foram completamente eliminados desde a cooperação com a sproof.

Com a calculadora de ROI do sproof integrada no site, as empresas sujeitas ao SERS podem agora também calcular as suas potenciais poupanças e, assim, aumentar a eficiência dos seus próprios processos de negócio e avançar com os seus objectivos de sustentabilidade. A experiência da HOGAST mostra claramente que as assinaturas digitais não são apenas uma inovação tecnológica, mas também podem contribuir decisivamente para um futuro mais sustentável.