Augsti regulētā vidē, piemēram, maksājumu jomā, ir svarīgi, lai procesi atbilstu tiesību aktiem un būtu efektīvi. Austrijas maksājumu pakalpojumu sniedzējs hobex AG rāda, kā var veiksmīgi apvienot digitalizāciju un atbilstību – ar digitālā paraksta risinājumu sproof sign. Nevainojami integrējot uzlabotu elektronisko parakstu esošajā līgumu pārvaldības sistēmā, hobex varēja ne tikai uzlabot procesu kvalitāti, bet arī ietaupīt vērtīgus resursus. Sarunā ar Dr. Martinu Gsöls, hobex datu aizsardzības eksperti, kļūst skaidrs, cik svarīgi ir Eiropas datu aizsardzības standarti, tehniskā elastība un lietošanas ērtums, izvēloties integrētu digitālā paraksta risinājumu uzņēmumā.
Organizācijas nosaukums:
hobex AG
Uzņēmuma profils:
hobex AG ir Austrijas bezskaidras naudas norēķinu sistēmu pilna servisa pakalpojumu sniedzējs ar galveno biroju Zalcburgā un citām filiālēm Vācijā, Slovēnijā un Itālijā. Uzņēmums piedāvā pielāgotus risinājumus kredītkaršu un debetkaršu pieņemšanai, kā arī maksājumiem e-komercijā. hobex tika dibināts 1991. gadā un kopš tā laika aktīvi darbojas tirgū, galveno uzmanību pievēršot inovācijām un klientu apkalpošanai.
Kāpēc sproof sign:
“Mums vienmēr jāspēj pierādīt, ka mūsu procesi darbojas juridiski nevainojami un atbilst spēkā esošajām prasībām. Tāpēc digitalizēti, izsekojami un auditējami procesi ir būtiski, jo īpaši līgumu slēgšanas jomā. Tāds risinājums kā sproof sign palīdz mums izpildīt šos augstos standartus.
Ko nozīmē uzņēmums hobex?
hobex ir vadošais maksājumu pakalpojumu sniedzējs DACH reģionā, kas papildus darbojas arī Slovēnijā un Itālijā. Mūsu pamatdarbība ir atbalstīt dažādu nozaru uzņēmumus, jo īpaši mazumtirdzniecības, gastronomijas un tūrisma uzņēmumus, drošā un efektīvā bezskaidras naudas maksājumu apstrādē.
Mēs nodrošinām karšu maksājumus gan tirdzniecības vietās, gan e-komercijā un apkalpojam aptuveni 44 000 klientu. Mēs lielu nozīmi piešķiram izcilai klientu apkalpošanai, lielai elastībai un individuālam atbalstam. Lai apmierinātu šīs prasības, mūsdienīgi, jaudīgi rīki, piemēram, sproof sign digitālajiem parakstiem, ir mūsu digitālās infrastruktūras galvenā sastāvdaļa.
Kāda nozīme ir datu aizsardzībai, atbilstībai un regulējumam jūsu ikdienas darbā un digitālā paraksta procesā?
Hobex kā maksājumu pakalpojumu sniedzējs ir pakļauts Austrijas Finanšu tirgus iestādes (FMA) uzraudzībai. Tas nozīmē, ka uz mums attiecas līdzīgas regulatīvās prasības kā uz tradicionālajām bankām – tas jo īpaši attiecas uz datu aizsardzības prasību ievērošanu, IT drošību un visaptverošiem atbilstības procesiem.
Mums vienmēr jāspēj pierādīt, ka mūsu procesi darbojas juridiski nevainojami un atbilst spēkā esošajām prasībām. Tāpēc digitalizēti, izsekojami un auditējami procesi ir būtiski, jo īpaši līgumu slēgšanas jomā. Tāds risinājums kā sproof sign palīdz mums izpildīt šos augstos standartus.
Kādos konkrētos lietošanas gadījumos jūs pašlaik izmantojat digitālo parakstu?
Mēs esam pilnībā integrējuši sproof sign mūsu digitālajā līgumu pārvaldībā. Tiklīdz līgums ir pabeigts, atbildīgais līguma īpašnieks var tieši sākt parakstīšanas procesu. Dalībnieki tiek automātiski uzaicināti, pašreizējais statuss ir redzams visu laiku – un pēc parakstīšanas dokuments automātiski ieplūst atpakaļ sistēmā. Tas viss notiek, izmantojot API saskarni, kas ir nevainojami iestrādāta mūsu esošajā IT vidē. Tas padara procesu konsekventu, efektīvu un pārredzamu.
Kā noritēja pārbaudes zīmju ieviešana jūsu esošajā IT sistēmu vidē?
Tehniskā integrācija bija vienmērīga un tika īstenota īsā laikā. Īpaši vēlos uzsvērt taustāmo pievienoto vērtību: Pateicoties sproof sign, parakstīšanas process ir kļuvis daudz vienkāršāks, ātrāks un drošāks. Mums bija ļoti svarīgi, lai mēs nedomātu par digitalizāciju izolēti, bet integrētu to esošajās darba plūsmās – un tieši to sproof nodrošina ar savu uz API balstīto risinājumu.
Mūsuprāt, uzlabots elektroniskais paraksts piedāvā ideālu drošības, lietotājdraudzīguma un juridiskās efektivitātes kombināciju. To ir viegli iestatīt, nekomplicēti lietot, un to ļoti labi novērtē arī ārējie partneri.
Dr. Martina Gsöls
Kā elektroniskais paraksts tika ieviests un pieņemts uzņēmuma iekšienē? Vai tika veikti kādi apmācības pasākumi?
sproof sign tika ieviesta tieši kā daļa no mūsu jaunās līgumu pārvaldības sistēmas ieviešanas. Tādējādi tā bija daļa no plašāka pārmaiņu procesa, kurā notika mērķtiecīga apmācība. Jau no paša sākuma tika panākts augsts piekrišanas līmenis, jo īpaši to kolēģu vidū, kuri regulāri strādā ar līgumiem. Viņi novērtē lietošanas ērtumu, procesa pārredzamību un ievērojamo laika ietaupījumu. Digitālā paraksta risinājums tiek aktīvi izmantots un novērtēts ļoti pozitīvi.
Kāpēc apzināti izvēlējāties Eiropas elektroniskā paraksta programmatūras nodrošinātāju?
Lielākā daļa mūsu klientu un partneruzņēmumu atrodas Eiropā, galvenokārt Austrijā, Vācijā un Itālijā. Tāpēc mums ir ļoti svarīgi datu aizsardzības un IT infrastruktūras jomā paļauties uz Eiropas pakalpojumu sniedzējiem.
Mēs dodam priekšroku mākoņrisinājumiem ar hostingu ES un nepārprotamu atbilstību GDPR prasībām. sproof 100% atbilst šīm prasībām, turklāt pats uzņēmums atrodas Austrijā – tas lieliski atbilst mūsu kā reģionāli nostiprināta, bet starptautiski aktīva uzņēmuma tēlam.
Ja ir kāds Eiropas risinājums, kas ir tehniski pārliecinošs un vienlaikus atbalsta mūsu vērtības datu aizsardzības jomā, tas mums ir pirmā izvēle.
Kāpēc jūs izmantojat uzlaboto elektronisko parakstu uzņēmumā hobex?
Mūsuprāt, uzlabots elektroniskais paraksts piedāvā ideālu drošības, lietotājdraudzīguma un juridiskās efektivitātes kombināciju. To ir viegli iestatīt, nekomplicēti lietot, un to ļoti labi novērtē arī ārējie partneri.
Līgumiem B2B vidē tas atbilst visām prasībām – gan juridiskā derīguma, gan atbilstības ziņā. Tas ir izšķirošs faktors, jo īpaši tādam regulētam maksājumu pakalpojumu sniedzējam kā mēs.
Kāpēc izvēlējāties sproof sign elektroniskā paraksta API integrāciju?
Mums priekšplānā ir mūsu biznesa procesu digitalizācija no gala līdz galam. Tas nozīmē: nekādu mediju pārtraukumu, nekādu sistēmas izmaiņu, nekādu manuālu dokumentu kopēšanu turp un atpakaļ.
Pateicoties API integrācijai, viss parakstīšanas process darbojas tieši mūsu līgumu pārvaldības sistēmā. Es sāku parakstīšanu, atveras sproof logs, es parakstu, un, tiklīdz process ir pabeigts, dokuments tiek automātiski atskaņots. Šādā veidā mēs nodrošinām, ka mūsu procesi ir ne tikai digitāli, bet arī efektīvi un lietotājam draudzīgi.
Kā noritēja sadarbība paraksta programmatūras tehniskās integrācijas jomā?
Īstenošana notika ciešā sadarbībā starp mūsu līguma pārvaldības pakalpojumu sniedzēju un sproof komandu. Sadarbība visu laiku bija profesionāla un orientēta uz risinājumiem. Pat individuālu prasību vai atbalsta pieprasījumu gadījumā sproof vienmēr bija ātri pieejams un ļoti izpalīdzīgs.
No mūsu viedokļa raugoties, tas bija vispusīgi veiksmīgs projekts – gan tehniski, gan organizatoriski.
