Svarīgākie fakti īsumā

• Parakstu platforma ir centralizēts, pret revīziju drošs risinājums dokumentu elektroniskai parakstīšanai, pārvaldībai un revīzijai.
  
• Modernās platformas atbalsta vairākus eIDAS paraksta līmeņus un nodrošina automatizētus parakstīšanas un apstiprināšanas procesus.
  
• Jūsu datu juridisko kontroli nosaka pakalpojumu sniedzēja izcelsme: Uz Eiropas platformām attiecas tikai VDAR, un tās izvairās no riskiem, ko rada ASV likumi, piemēram, CLOUD Act.

Kas ir paraksta platforma?

Paraksta platforma ir centralizēta, auditējama programmatūra, kas kontrolē visu ar elektronisko parakstu saistīto procesu :

• Dokumentu izveide un augšupielāde
• Paraksta darba plūsmu definēšana
• Apzināt ieinteresētās personas
• Nodrošināt parakstus
• Dokumentu revīzijas izsekojamība
• Juridiski atbilstoša arhivēšana

Kas atšķir platformu no paraksta rīka?

Digitālie paraksti tagad ir kļuvuši par standartu. Bet kā tiek parakstīts, nosaka juridisko derīgumu, drošību un efektivitāti.

Paraksta rīks parasti digitalizē tikai ar roku rakstītu parakstu. Savukārt paraksta platforma kontrolē visu parakstīšanas procesu un nodrošina atbilstību.

Kritērijs	Paraksta rīks	Profesionāla parakstu platforma
Mērķis	Ātri digitāli paraksti atsevišķus dokumentus	Droša un efektīva visu paraksta procesu kontrole
Funkciju klāsts	Paraksta pamatfunkcija – parasti tikai EES	Darba plūsmas, identitātes verifikācija, arhivēšana, audita izsekojamība, automatizācija, visi eIDAS parakstu standarti (EES, FES, QES).
Sistēmas darbības joma	Atsevišķa lietojumprogramma vai neliels papildu modulis	Centralizēta uzņēmuma platforma ar CRM/ERP/HR integrāciju
Lietošanas piemērs	“Ievietot parakstu” dokumentā	Dokumentu nosūtīšana, paraksta lomu definēšana, statusa izsekošana, juridiski atbilstoša dokumentu iesniegšana.
Atbilstība	Atšķirības atkarībā no pakalpojumu sniedzēja; parasti tikai vienkāršas juridiskās sekas.	ES juridiskā suverenitāte, eIDAS un GDPR atbilstība, GoBD audita izturība
Mērogmaiņa	Piemērots neregulāriem parakstiem	Uzticamība pat lielos apjomos un sarežģītos procesos
Mērķa grupa	Viens lietotājs, vienkāršas prasības	Uzņēmumi, iestādes, regulētās nozares

Stratēģiskais kodols: atbilstība un eIDAS atbilstība

Eiropas uzņēmumiem visstingrākie kritēriji ir eIDAS un GoBD (salīdzināmi standarti Vācijā un Austrijā). Lai digitālos parakstus varētu izmantot juridiski atbilstošā veidā, parakstu platformām ir droši jāatbilst šīm normatīvajām prasībām:

1. eIDAS trīsvienība: EES, FES un QES.

ES eIDAS regulā ir noteikti trīs paraksta līmeņi. Parakstīšanas platformai jāspēj nodrošināt katru no šiem līmeņiem attiecīgajam izmantošanas gadījumam.

*Šādi piemēri var atšķirties atkarībā no valsts un iekšējām vadlīnijām, tāpēc tie var kalpot tikai kā palīglīdzeklis izpratnei! Konsultējieties ar juridisko konsultantu vai mūsu pārdošanas nodaļu par konkrēto gadījumu.

! QES ir vienīgais paraksta veids, kas juridiski ir līdzvērtīgs ar roku rakstītam parakstam. Ne katra platforma piedāvā QES – uzņēmumiem pirms izvēles tas jāpārbauda, lai izvairītos no traucējumiem mediju darbībā turpmākajā procesā.

2. revīzijas drošība, izmantojot revīzijas liecības

Parakstīts dokuments ir juridiski derīgs tikai tad, ja viss process ir pilnībā izsekojams. eIDAS prasībām atbilstoša paraksta platforma, piemēram, sproof sign, automātiski ģenerē revīzijas liecības – pret viltojumiem drošu žurnālu, kurā dokumentēts laiks, iesaistītās puses, izmantotie identitātes pierādījumi un paraksta standarts. Tā ir revīzijas drošības un GoBD atbilstības atslēga.

Kādēļ ir atšķirība, vai paraksta platforma nāk no ES vai ASV?

Digitālā paraksta procesi nav saistīti tikai ar ērtībām, bet arī ar uzticamību:

• Kas aizsargā manus datus?
• Kādi tiesību akti attiecas uz saglabātajiem dokumentiem?
• Kam ir tiesības tam piekļūt?
  

VDAR ir spēkā Eiropā: Personas datus drīkst nodot tikai ar juridisku pamatojumu.

Arī ASV ir spēkā CLOUD Act: ASV iestādes var likt uzņēmumiem nodot datus,

• neatkarīgi no to glabāšanas vietas.
• pat tad, ja tie atrodas ES.

Tas noved pie tiesību konflikta:

ES / DSGVO	ASV / CLOUD Act
Stingra personas datu aizsardzība	Iestāžu piekļuve saskaņā ar noteiktiem juridiskiem nosacījumiem
Mērķis: privātums un datu suverenitāte	Mērķis: valsts drošība un izmeklēšana
Piekļuve tikai ar skaidru juridisko pamatu un saskaņā ar noteiktiem pamatnosacījumiem.	Pakalpojumu sniedzējiem, kuru jurisdikcijā ir ASV, var būt pienākums nodot datus, atbildot uz tiesas rīkojumu, neatkarīgi no tā, vai dati tiek glabāti ASV vai ES.

Sproof sign platforma: gudras darba plūsmas, kas padara jūsu komandu ātrāku

Lielākais efektivitātes ieguvums ir sarežģīto apstiprināšanas un parakstīšanas procesu automatizācija. Mūsdienīga platforma, piemēram, sproof sign, ļauj definēt paraksta darba plūsmas (piemēram, secīgas, paralēlas, ar nosacītiem soļiem), kas automātiski pārsūta dokumentus pareizajiem cilvēkiem (ar pareizo paraksta līmeni).

Paļaujieties uz Eiropas atbilstību un maksimālu automatizāciju jau šodien. Ļaujiet mums demonstrēt jums, kā sproof sign kā centrālā platforma paātrina jūsu procesus un samazina juridiskos riskus. Rezervējiet demo versiju un apspriest savu e-paraksta stratēģiju →