Crie e utilize fluxos de trabalho

De seguida, mostrar-lhe-emos como pode utilizar os fluxos de trabalho de forma optimizada. Aqui tem uma visão geral: A) Crie fluxos de trabalho B) Utilize fluxos de trabalho C) Atualizar fluxos de trabalho D) Partilhar fluxos de trabalho com a sua equipa

A) Criar fluxos de trabalho

Tem duas opções para criar um novo fluxo de trabalho: Pode carregar um documento, enviá-lo e guardar as suas definições como um fluxo de trabalho ou compilar um novo fluxo de trabalho utilizando o Editor de fluxo de trabalho. Apresentamos-lhe as duas opções:

Guardar um convite enviado como um fluxo de trabalho

Pode seguir o processo de obtenção de assinaturas como habitualmente. Depois de enviar o convite, ser-lhe-á perguntado se pretende guardar as etapas do processo como um fluxo de trabalho. Proceda da seguinte forma:

1. Clique no botão "Guardar como fluxo de trabalho
2. Dê um nome único ao seu fluxo de trabalho
3. Seleccione os parâmetros que pretende guardar para o seu fluxo de trabalho
4. Clique em "Guardar fluxo de trabalho"

Crie fluxos de trabalho no Editor de Fluxos de Trabalho

Com o editor de fluxos de trabalho inteligente, pode criar um fluxo de trabalho sem ter de enviar um documento primeiro: Para tal, navegue para os fluxos de trabalho no painel de controlo*(Contactos e fluxos de trabalho > Fluxos de trabalho*) e clique em "Criar fluxo de trabalho". O editor de fluxos de trabalho abrir-se-á. Funciona da seguinte forma:

1. Dê um nome ao fluxo de trabalho: No canto superior esquerdo, pode dar um nome único ao seu fluxo de trabalho.
2. Barra lateral: O editor de fluxo de trabalho tem a mesma estrutura e lógica que a interface de utilizador normal. No entanto, não existe qualquer documento no início e alguns dos itens de menu na barra lateral são diferentes.
3. Adicione um documento: Pode guardar um fluxo de trabalho sem um documento e depois aplicá-lo a qualquer documento. No entanto, algumas funções (por exemplo, adicionar campos de formulário) estão ligadas a um documento e só podem ser utilizadas em combinação com um documento. Para carregar um documento, clique no campo branco "Adicionar documento ao fluxo de trabalho".
4. Guardar e cancelar: Quando tiver terminado, guarde o seu fluxo de trabalho clicando em "Guardar fluxo de trabalho". Se pretender rejeitar um fluxo de trabalho, clique em "Cancelar".

As funções subjacentes aos itens de menu individuais são resumidas de seguida:

1. Destinatários: Como habitualmente, pode adicionar pessoas, definir a ordem e as funções e, em seguida, colocar campos de assinatura e de formulário. Se continuar com o processo, também pode definir definições para lembretes, datas de vencimento e o convite por correio eletrónico. Se clicar em "Concluir", regressará ao menu do Editor de Fluxo de Trabalho.
2. Edite o documento: Prepare o seu documento como habitualmente e coloque campos de formulário gerais ou texto só de leitura. Pode saber mais sobre isto no módulo da Academia Utilizar campos de formulário .
3. Lembretes e data de vencimento: Este é um atalho para as definições relacionadas com os lembretes automáticos e a data de vencimento do documento. Já não precisa de chamar este item de menu separadamente se já tiver efectuado estas definições em Destinatários.
4. Opções de convite: Também é um atalho. Se já definiu as opções relativas ao texto da mensagem de correio eletrónico, reencaminhamento, língua do convite, etc. em Destinatários, já não precisa de aceder a este item de menu.

Em seguida, é apresentada uma função prática para adicionar contactos, o que torna o seu fluxo de trabalho ainda mais flexível: Os chamados marcadores de posição de pessoa. Um marcador de posição de pessoa representa uma pessoa convidada que só é especificada quando o fluxo de trabalho é utilizado. Este tipo de marcador de posição é utilizado, por exemplo, A) quando prepara o documento e ainda não sabe qual a pessoa específica que irá assinar/ver/aprovar o documento, mas pretende efetuar todas as definições para essa pessoa ou B) se estiverem envolvidas diferentes pessoas.

Um exemplo: Está a preparar um fluxo de trabalho para um contrato de trabalho e sabe que o documento será sempre assinado pela administração e pelo empregado, mas não quer especificar as pessoas específicas até mais tarde, uma vez que podem ser pessoas diferentes.

1. Ao adicionar os contactos, encontrará os marcadores de posição de pessoa no topo da lista. Adicione tantos marcadores de posição de pessoa quantos desejar.
2. Os marcadores de posição de pessoa são apresentados como todos os outros contactos na lista de destinatários.
3. Pode efetuar as definições como habitualmente nas definições do destinatário. Recomendamos que atribua a cada marcador de posição um nome único (por exemplo, empregado, gestor, etc.) para que saiba a quem atribuir cada marcador de posição quando utilizar o fluxo de trabalho.

Se voltar ao menu do Editor de Fluxo de Trabalho no final ou no meio, verá marcas verdes ao lado dos itens de menu onde já efectuou definições. Onde e quais as definições que faz é consigo - tem total flexibilidade. Quando estiver satisfeito com o seu fluxo de trabalho, clique em "Guardar fluxo de trabalho".

B) Utilizar fluxos de trabalho

Existem várias formas de utilizar um fluxo de trabalho. A primeira forma é através do painel de controlo: Pode encontrar os seus fluxos de trabalho em Contactos e fluxos de trabalho e, em seguida, no separador Fluxos de trabalho. Para utilizar um fluxo de trabalho, clique:

1. na respectiva entrada da lista para abrir a vista detalhada e clique no botão verde "Utilizar fluxo de trabalho" no canto inferior direito ou
2. no ícone de 3 pontos na respectiva entrada de lista e seleccione "Utilizar fluxo de trabalho" na sobreposição.

A segunda forma de utilizar um fluxo de trabalho é diretamente no editor: carregue um documento como habitualmente e depois navegue para o separador Destinatários. Clique no campo de pesquisa e seleccione "Selecionar a partir de contactos e fluxos de trabalho". Abre-se agora uma sobreposição. Nesta sobreposição, pode agora selecionar se pretende adicionar indivíduos, grupos ou fluxos de trabalho:

1. Pode filtrar por fluxos de trabalho para encontrar mais rapidamente o fluxo de trabalho pretendido
2. Clique no ícone de mais (+) para selecionar o fluxo de trabalho
3. Em seguida, clique em "Aplicar seleção" para transferir o fluxo de trabalho selecionado para o documento

Pode obter mais informações sobre este tópico no módulo da Academia Obter assinaturas (com fluxo de trabalho de assinaturas) .

Se utilizar um fluxo de trabalho, é sempre criada uma nova entrada de documento a partir do fluxo de trabalho, o fluxo de trabalho em si permanece inicialmente inalterado. Todas as definições do fluxo de trabalho são transferidas para o novo envio, podendo ainda ajustá-las e alterá-las conforme necessário. Se tiver ativado lembretes automáticos e uma data de vencimento no fluxo de trabalho, pode agora defini-los.

Se o seu fluxo de trabalho contiver um ou mais marcadores de posição de pessoas, deve agora atribuí-los. Para tal, aceda ao separador "Destinatários". Numa sobreposição, pode agora selecionar a quem gostaria de atribuir o primeiro marcador de posição de pessoa. Em seguida, clique em "Atribuir e continuar" (se tiver mais do que um marcador de posição) e repita o processo para todos os marcadores de posição. Quando tiver terminado, clique em "Atribuir e terminar".

Por fim, envie o seu convite como habitualmente. Se tiver feito alterações ao fluxo de trabalho, pode actualizá-lo mais tarde - pode obter mais informações sobre este assunto na secção seguinte "Atualizar fluxos de trabalho".

C) Atualizar fluxos de trabalho

Tem duas opções para editar/atualizar um fluxo de trabalho:

A) Utiliza um fluxo de trabalho e efectua alterações durante o processo de convite. Depois de ter enviado o convite, pode aplicar estas alterações ao fluxo de trabalho. B) Pode editar um fluxo de trabalho diretamente no Editor de fluxo de trabalho.

Ambas as opções são descritas abaixo:

A) Utilize o fluxo de trabalho e depois actualize-o

Utilize um fluxo de trabalho (para mais informações, consulte a secção "Utilizar fluxos de trabalho"), efectue as alterações pretendidas e envie o(s) convite(s). Na sobreposição que aparece agora, tem a opção de substituir o fluxo de trabalho utilizado e atualizar os parâmetros alterados. Para o fazer, clique em "Atualizar fluxo de trabalho".

B) Editar o fluxo de trabalho no editor

A partir do painel de controlo, pode selecionar "Editar fluxo de trabalho" através da vista detalhada do fluxo de trabalho (1) ou através do menu de 3 pontos (2). O editor de fluxo de trabalho abre-se e pode alterar os parâmetros pretendidos. Por fim, clique em "Guardar fluxo de trabalho".

D) Partilhar fluxos de trabalho com a sua equipa

Tem a opção de partilhar fluxos de trabalho individuais com a sua equipa. Isto pode acelerar ou simplificar os processos para toda a sua equipa.

Para tal, aceda à vista detalhada de um fluxo de trabalho no painel de controlo. Clique no botão com o ícone de partilha no canto inferior direito para partilhar o fluxo de trabalho (1). Confirme a sua ação na sobreposição subsequente (2). Todos os membros da equipa podem agora utilizar o fluxo de trabalho. Pode retirar a aprovação em qualquer altura, clicando no mesmo botão e confirmando a revisão (3).