Obtenção de assinaturas (com workflow de assinaturas)

Antes de mais, uma informação importante:

• A pessoa que convida paga sempre as assinaturas
• A sua contraparte não precisa de ter uma conta sproof sign e pode simplesmente abrir o seu convite (por exemplo, por correio eletrónico) com qualquer dispositivo móvel (smartphone, PC, mesa) e seguir as instruções.

Instruções passo a passo

Neste tutorial, gostaríamos de lhe mostrar como pode trabalhar as assinaturas utilizando fluxos de trabalho inteligentes. Um fluxo de trabalho ajuda-o a mapear até processos de assinatura complexos e a torná-los reutilizáveis. Pode saber mais sobre fluxos de trabalho no tutorial Criar e utilizar fluxos de trabalho .

Assim que tiver iniciado sessão, tem várias opções para carregar um ou mais documentos numa pasta de documentos. Também pode começar com um modelo que gostaria de enviar para assinatura.

O documento ou documentos são abertos na vista de editor do sproof sign. Abra o separador "Destinatários" no lado direito.

Clique no campo de pesquisa na barra lateral direita, em "Adicionar destinatários". Este tutorial é sobre a utilização de um fluxo de trabalho para obter assinaturas. Pode obter mais informações sobre fluxos de trabalho no módulo de aprendizagem [Criar e utilizar fluxos de trabalho] (sproofacademyworkflowlink ). Para selecionar um dos seus fluxos de trabalho, proceda da seguinte forma:

1. na sobreposição, clique no ícone do livro com o texto "Selecionar a partir de contactos e fluxos de trabalho". Abre-se um ecrã onde estão listados todos os seus contactos, grupos e fluxos de trabalho.
2. Na parte superior, pode filtrar por contactos, grupos ou fluxos de trabalho. Para encontrar mais facilmente o seu fluxo de trabalho, clique em 'Fluxos de trabalho'.
3. para selecionar um fluxo de trabalho, clique no sinal verde de mais (+) na respectiva entrada da lista.
4. Pode então confirmar a sua seleção clicando no botão verde "Aplicar seleção".

Depois de ter feito a sua seleção, clique em "Seguinte".

As definições do fluxo de trabalho selecionado foram agora aplicadas. No entanto, pode ajustar as suas definições em qualquer altura. Por exemplo, pode adicionar mais pessoas ou remover da lista de destinatários as pessoas que foram guardadas no fluxo de trabalho. Em geral, tem as seguintes opções:

1. Defina uma ordem pela qual as pessoas convidadas devem realizar as suas interacções (assinar, visualizar, aprovar). Pode também definir se os seus destinatários devem assinar com um padrão de assinatura específico (AES/QES). Se não efetuar esta definição, são as próprias pessoas convidadas que podem escolher. Com o sproof sign, você e a sua contraparte assinam 100% em conformidade com o eIDAS, com a assinatura eletrónica avançada ou qualificada. Graças à interface integrada para todos os fornecedores de eID, todos os fornecedores de eID de toda a Europa estão disponíveis para si ou para as pessoas convidadas a assinar. Por exemplo, o ID-Austria ou o bilhete de identidade alemão com função online.
2. Em baixo, verá a lista dos seus destinatários. Se tiver selecionado a caixa de verificação "Definir ordem", pode agora arrastar e largar as pessoas individuais na ordem pretendida.
3. Ao clicar no ícone de 3 pontos, pode definir as configurações para a respectiva ronda. Por exemplo, pode especificar que apenas uma pessoa desta ronda deve assinar/ver/aprovar em nome das outras pessoas.
4. Ao clicar no ícone de seta (>) ao lado de um destinatário, pode aceder às definições para a respectiva pessoa. Estas são explicadas com mais pormenor num outro gráfico.

Tem as seguintes opções nas definições do destinatário:

1. clique no ícone do lápis para personalizar os dados pessoais da pessoa (por exemplo, o nome)
2. definir a função da pessoa: pode escolher entre "Signatário", "Visualizador" e "Aprovador". Um signatário tem de assinar o documento. Um visualizador apenas pode ver o documento e um aprovador tem de dar o seu consentimento (aprovar). Importante: Os signatários e os aprovadores influenciam o progresso do fluxo de trabalho. Isto significa que se uma pessoa numa posição designada não assinar ou aprovar, o processo não pode ser concluído. Este não é o caso de uma pessoa que está a ver!
3. especifique o tipo de assinatura individual para a respectiva pessoa: O tipo de assinatura individual sobrepõe-se às definições do tipo de assinatura geral do documento. Informação: Se quiser que a sua contraparte assine com a assinatura eletrónica qualificada (QES), mas essa pessoa não tiver uma QES, pode cobrir os custos de identificação. Pode obter mais informações sobre este assunto no tutorial Assinaturas OnDemand .
4. Pode remover o destinatário clicando no botão vermelho.

Clique no ícone X no canto superior direito para regressar aos destinatários.

No segundo passo, pode colocar marcadores de assinatura e outros campos de formulário para os seus destinatários. Se já tiver definido estes campos no fluxo de trabalho, eles serão aplicados automaticamente. Importante: Tem de definir pelo menos uma posição de assinatura por signatário.

1. Aqui pode ver para que signatário está a definir a posição de assinatura e os campos de formulário. Pode utilizar o menu pendente para alternar entre os destinatários.
2. coloque pelo menos um marcador de posição por destinatário no documento para definir a sua posição de assinatura e continue. Pode escolher entre uma assinatura (nome completo) ou iniciais (por exemplo, A.B.). Ambas são assinaturas equivalentes.
3. Aqui encontra campos de formulário adicionais que são atribuídos ao destinatário e que só podem ser preenchidos por esta pessoa. Coloque-os no documento utilizando a função arrastar e largar. (Nota: Os campos sem atribuição - os chamados campos gerais - que podem ser preenchidos por qualquer destinatário podem ser adicionados no menu "Editar documento" ou se selecionar "Não atribuído" como destinatário ao convidar contactos).

O tamanho e a posição podem ser ajustados para todos os marcadores de posição de assinatura e campos de formulário. Clique no X verde para remover novamente o campo. Na vista de miniaturas à esquerda, pode ver em que página colocou campos de formulário e marcadores de posição de assinatura para que destinatários. Os pequenos indicadores têm uma cor diferente para cada pessoa.

Quando tiver terminado de preparar o documento, clique em "Seguinte".

No terceiro passo, pode configurar o convite por correio eletrónico. O administrador do seu plano (ou você como administrador) pode ter definido textos predefinidos para as mensagens de correio eletrónico. Pode personalizá-los. Pode obter mais informações sobre como pode predefinir textos de correio eletrónico como administrador no módulo Opções de marca .

1. defina um assunto: Seleccione um assunto único que será apresentado aos convidados como o "título" da mensagem de correio eletrónico.
2. o texto geral do convite é o mesmo para todos os destinatários. Componha uma mensagem ou seleccione a partir de mensagens anteriores.
3. Também pode compor uma mensagem individual para cada destinatário, que só é apresentada para a respectiva pessoa. Aqui pode adicionar informações e explicações personalizadas, por exemplo.

Pode efetuar outras definições no quarto e último passo:

1. defina um lembrete e/ou data de vencimento: A data do lembrete define a hora a partir da qual serão enviados lembretes automáticos. A data de vencimento define a data até à qual as pessoas convidadas devem ter concluído as suas acções.
2. Nas definições adicionais, pode, por exemplo, permitir que o documento seja reencaminhado. Se uma pessoa convidada reencaminhar o documento, isso autoriza outra pessoa a assiná-lo em vez da pessoa atual. Pode também especificar se o documento finalizado deve ser enviado no final. Pode também definir a língua do convite para a mensagem de correio eletrónico.
3. Finalmente, clique no botão verde "Enviar convite" para enviar os seus convites aos destinatários.

Uma sobreposição informa-o de que os seus convites foram enviados. Se tiver feito alterações ao fluxo de trabalho selecionado, pode actualizá-lo. Para o fazer, clique no botão verde 'Atualizar fluxo de trabalho'.

Assim que o documento for enviado, pode acompanhar o progresso das assinaturas no documento em "Destinatários" e no painel de controlo.

Após o convite, pode ajustar as definições de lembrete no documento, ver as definições gerais e adicionar mais destinatários ao documento.

Ao clicar na seta (>) junto a uma pessoa, se esta ainda não tiver assinado, pode editar os campos definidos para essa pessoa, reenviar o convite ou eliminar completamente o destinatário.