Utilize formulários e campos

Lista de todos os campos de formulário

O sproof sign oferece-lhe uma vasta seleção de campos de formulário para que não haja limites na preparação dos seus documentos:

1. Assinatura: Posição da assinatura onde o documento é assinado com o nome completo
2. Iniciais: Posição da assinatura onde as iniciais do nome são assinadas
3. Nome: Nome próprio, apelido ou nome completo
4. Correio eletrónico: Endereço de correio eletrónico
5. Organização: por exemplo, empresa, empregador, etc.
6. Endereço: Endereço parcial ou completo (por exemplo, rua, número de porta, porta,...)
7. Código postal: Código postal
8. País: Informações sobre o país
9. Data: Data
10. IBAN: Número internacional de conta bancária
11. Texto (fixo): texto só de leitura que é fixado no documento sem ter de o assinar
12. Texto: Campo de texto que pode ser preenchido com qualquer texto
13. Caixa de seleção: Uma lista pendente com uma ou mais opções de seleção, que devem ser especificadas pelo remetente
14. Caixa de verificação: As caixas de verificação são frequentemente utilizadas para perguntas de escolha múltipla ou para dar confirmação ou aceitar condições
15. Radiobox: As caixas de rádio são frequentemente utilizadas para perguntas de escolha única em que as pessoas são convidadas a escolher uma resposta de um grupo de respostas
16. Campo de data: Data
17. Carregamento de ficheiros: O remetente pode definir um máximo de 3 ficheiros (imagens e/ou documentos) por destinatário que têm de carregar antes de assinar o documento

Colocação e configuração de campos de formulário

Eis como pode colocar e configurar campos de formulário no sproof sign:

1. Encontrará uma lista de todos os campos de formulário disponíveis na barra lateral direita. A barra lateral tem um aspeto diferente consoante esteja a colocar campos para si ou para os seus destinatários.
2. Arraste e largue um campo no documento para o colocar. Pode selecionar um campo clicando no mesmo. Para mover um campo, mantenha premido o botão do rato e arraste-o para outra posição.
3. Depois de ter selecionado um campo, aparece uma sobreposição diretamente acima do campo, que contém as seguintes funções: Alterar atribuição, Abrir definições do campo, Duplicar campo, Reduzir/ampliar tipo de letra e Eliminar campo.
4. Clique no ícone do lápis para abrir as definições do campo na barra lateral direita: aqui pode, por exemplo, alterar a atribuição, marcar o campo como um campo obrigatório e efetuar outras definições que correspondam ao campo.

A pré-visualização

A pré-visualização representa, por assim dizer, uma pré-visualização da impressão. Mostra o aspeto que o documento terá quando o descarregar neste momento. Esta função é importante porque todos os campos do formulário e da assinatura, com exceção do campo "Texto (fixo)", só são fixados depois de o documento ter sido assinado. Isto significa que NÃO são apresentados na pré-visualização antes da assinatura. Pode utilizar a pré-visualização para verificar quais os campos que já estão fixados no documento e quais os que não estão.

1. Neste exemplo, pode ver um texto só de leitura (campo "Texto (fixo)"), um campo de nome e uma posição de assinatura.
2. Pode abrir a pré-visualização clicando no botão de pré-visualização na barra de menu superior.

1. O texto só de leitura é visível no documento porque é fixado quando o documento é descarregado, independentemente de uma assinatura.
2. O campo de nome e a posição da assinatura não são exibidos na pré-visualização, uma vez que só são fixados no documento depois de este ter sido assinado.
3. Pode descarregar o documento tal como está.
4. Feche a pré-visualização através do botão Fechar na parte inferior ou através do ícone X no canto superior direito

Barra de avisos e acesso rápido

Tem duas opções para percorrer e preencher os campos do formulário no seu documento: diretamente no documento ou através da chamada barra de avisos.

1. A barra de notificação* mostra para quem está atualmente a colocar campos de formulário, ou seja, 1) para si, 2) para um destinatário ou 3) campos não atribuídos (gerais).
2. A informação entre parêntesis mostra quantos campos já colocou para essa pessoa e quantos deles já foram preenchidos. O ícone de verificação fica a cinzento até que pelo menos todos os campos obrigatórios tenham sido preenchidos e o documento possa ser assinado.
3. Pode utilizar as setas para navegar rápida e facilmente pelos campos da respectiva pessoa.
4. O botão verde com o ícone de lápis abre o acesso rápido.
5. Todos os campos do formulário para a respectiva pessoa são listados no acesso rápido e podem ser preenchidos de uma só vez. No entanto, alguns campos, como os campos de assinatura, devem ser verificados diretamente no documento. Pode utilizar o ícone à direita de um campo para saltar diretamente para o campo relevante no documento.
6. Pode filtrar os campos para obter uma melhor visão geral dos campos que já foram preenchidos e dos que ainda estão em aberto.

Campos de formulário na prática

Existem cinco casos de utilização dos campos de formulário:

• Carrega um documento e coloca campos de formulário gerais que podem ser preenchidos por qualquer pessoa.
• Carrega um documento e coloca campos de formulário para si, que podem ser pré-preenchidos.
• Carrega um documento, adiciona destinatários e coloca campos de formulário atribuídos a eles.
• Carrega um documento com campos de formulário existentes.
• Recebe um documento e preenche os campos de formulário nele colocados.

Estes cinco casos de utilização também podem ser combinados e são descritos mais pormenorizadamente em seguida.

Caso de utilização 1: Carregamento de um documento e colocação de campos de formulário gerais

Tal como descrito em "Tipos de campos de formulário", os campos gerais não são atribuídos a ninguém, pelo que podem ser preenchidos por qualquer pessoa. No entanto, só podem ser preenchidos por qualquer pessoa até que a primeira pessoa assine o documento, após o que são fixados no documento. Para colocar campos gerais, carregue um documento e seleccione "Editar documento" na barra lateral direita.

1. Arraste e largue os campos gerais da barra lateral direita para o documento.
2. Se necessário, efectue definições para o campo. Para o fazer, clique no ícone de lápis.
3. O número de campos gerais é apresentado na barra de avisos. Utilize as setas para navegar pelos campos ou preencha-os diretamente no modo de preenchimento rápido.

Tenha sempre em atenção que os campos gerais são escritos assim que alguém assina o documento. Assim, se pretender que os campos sejam preenchidos por qualquer destinatário, assine o documento antes de colocar os campos ou apenas depois de um dos seus contactos ter preenchido os campos e assinado o documento.

Caso de utilização 2: Carregar documento e colocar campos de formulário atribuídos a si

Se colocar campos de formulário para si, carregue um documento e seleccione "Assinar-se a si próprio" na barra lateral direita.

1. Encontrará os campos de formulário no terceiro separador. É importante que tenha selecionado previamente um tipo de assinatura e um estilo de assinatura, caso contrário não poderá colocar quaisquer campos no documento.
2. Agora, arraste e largue qualquer número de campos de formulário no documento. Como já foi descrito na secção "Tipos de campos de formulário", os campos predefinidos já estão preenchidos com os seus dados, poupando-lhe tempo ao preencher os campos. Pode editar o seu conteúdo em qualquer altura.
3. O número de campos definidos para si é apresentado na barra de avisos. Utilize as setas para navegar pelos campos ou preenchê-los diretamente no modo de preenchimento rápido.
4. Em seguida, assine o documento para registar a sua assinatura e os outros campos do formulário no documento.

Se desejar, pode convidar contactos para assinar. Pode obter mais informações sobre este assunto na secção seguinte "Caso de utilização 3: Carregar documento e colocar campos de formulário para contactos".

Caso de utilização 3: Carregue um documento e coloque campos de formulário para contactos

Para colocar campos de formulário que são explicitamente atribuídos a um destinatário específico, carregue um documento e seleccione "Destinatários" na barra lateral direita. Adicione um ou mais contactos e defina a ordem de assinatura, as funções, etc., se necessário. Clique em "Seguinte" para passar à etapa seguinte. Pode agora colocar campos de formulário para os seus destinatários. Tenha em atenção que deve ser definida pelo menos uma posição de assinatura para todas as pessoas que assinam.

1. Neste campo de seleção, pode ver qual o destinatário atualmente selecionado. Clique no campo para selecionar outra pessoa da lista. Pode também selecionar "Qualquer pessoa" se pretender colocar campos gerais.
2. Agora arraste e largue qualquer número de campos de formulário para a pessoa selec ionada no documento.
3. O número de campos para a pessoa selecionada é apresentado na barra de notas. Utilize as setas para navegar pelos campos ou preencha-os diretamente para a respectiva pessoa no modo de preenchimento rápido.
4. Em seguida, passe para a pessoa seguinte - através do campo de seleção na parte superior da barra lateral ou através do botão na parte inferior.

Repita este procedimento até ter colocado os campos de formulário necessários para todos os contactos. Pode então preparar o seu convite.

Caso de utilização 4: Carregamento de um documento com campos de formulário existentes

Se carregar um documento com campos de formulário existentes, estes serão reconhecidos pelo sproof sign e pode decidir como proceder:

1. Assuma os campos: Os campos de formulário são adoptados e colocados no documento como campos gerais. Podem ser atribuídos a alguém mais tarde ou preenchidos diretamente.
2. Guarde os dados do formulário: Se os campos do formulário já tiverem sido preenchidos numa outra ferramenta (por exemplo, Adobe Acrobat Reader), pode guardar os dados introduzidos diretamente no documento. Assim, não pode continuar a editá-los.
3. Eliminar campos de formulário: Todos os campos reconhecidos e o seu conteúdo são removidos do documento.

Se seleccionou a opção 1, os campos de formulário reconhecidos são colocados no documento como campos gerais. Pode preenchê-los você mesmo ou atribuí-los a alguém. Para o fazer, vá a "Destinatários" e convide contactos. Se clicar em "Seguinte", ser-lhe-á perguntado no passo seguinte se pretende atribuir os campos a alguém. Seleccione um dos seus destinatários.

Sugestão: Só pode atribuir todos os campos de uma só vez nesta etapa. Se pretender atribuir campos individuais a outra pessoa, atribua primeiro todos os campos a uma pessoa e, em seguida, altere a atribuição dos campos correspondentes diretamente no documento.

Caso de utilização 5: Receber um documento e preencher os campos existentes

Se recebeu um documento de alguém para assinar, abra-o como habitualmente através da hiperligação no e-mail ou através do seu painel de controlo sproof e navegue até "Assine você mesmo".

1. No terceiro separador da barra lateral, verá uma lista de todos os campos do formulário relevantes para si.
2. Neste exemplo, estão definidos os campos gerais (cinzento), os campos atribuídos a si (azul) e os campos para outros destinatários (outras cores, semi-transparentes). Os campos obrigatórios atribuídos a si e os campos obrigatórios gerais têm de ser preenchidos antes de poder assinar o documento.
3. Também pode ver quantos campos estão definidos para si na barra de notas. Utilize as setas para navegar pelos campos e preenchê-los no documento ou aceda ao modo de preenchimento rápido para preencher os campos.
4. Quando tiver preenchido todos os campos obrigatórios do formulário, pode assinar o documento.

Se o remetente tiver definido um campo de carregamento de ficheiros para si, pode carregar os ficheiros necessários diretamente ao preencher os campos do formulário:

1. Pode ver quais os ficheiros que deve carregar diretamente junto ao campo de carregamento no documento, bem como na barra lateral.
2. Comece agora a carregar os ficheiros individualmente. Para o fazer, clique no respetivo campo e selecione o ficheiro correto no seu navegador de ficheiros. Tenha em atenção que o remetente especificou os formatos permitidos (documentos e/ou imagens). Cada ficheiro pode ter um tamanho máximo de 5 MB.
3. Pode remover um ficheiro selecionado clicando no símbolo do caixote do lixo e voltar a carregá-lo.
4. Também pode carregar ficheiros utilizando o modo de preenchimento rápido.

Importante: Só assine o documento depois de ter preenchido todos os campos e carregado os ficheiros.