Os processos contratuais enfadonhos são coisa do passado – mas como é que funciona a assinatura de contratos online de forma fácil e segura? Neste artigo, aprenderás a assinar contratos em linha ou a obter assinaturas na Web. O que é importante, quais são os critérios de qualidade? Mas já te adianto um “spoiler”: Simples e seguro podem funcionar, mas não têm de funcionar em conjunto.

A assinatura eletrónica veio para ficar

É uma questão de atitude. Assinar um documento tem uma certa componente estética. Selas uma decisão com algo muito pessoal: a tua própria assinatura manuscrita. Esta assinatura é muitas vezes ensaiada e aperfeiçoada ao longo dos anos e, na maioria dos casos, mantém-se inalterada durante toda a vida da empresa. Muitas vezes, a assinatura analógica de um documento está associada a uma reunião, há várias partes contratantes e tem frequentemente um carácter sociável. Encontra-se, dá um aperto de mão, assina um documento e depois guarda-o num arquivo mais ou menos seguro. Na maior parte das vezes, as pessoas ficam satisfeitas e voltam a seguir o seu caminho.

O outro lado da moeda é óbvio. Independentemente de quereres mapear processos de assinatura internos ou externos. A digitalização dos processos de tomada de decisão já chegou mesmo a sectores e áreas de negócio “há muito estabelecidos”.
A digitalização dos processos de tomada de decisão já chegou mesmo a sectores e áreas de negócio “há muito estabelecidos”. No contexto privado, a assinatura eletrónica de contratos já está generalizada há algum tempo e é apoiada por fornecedores públicos de identidade eletrónica em muitos países europeus.

De acordo com o estudo, a integração de soluções de assinatura no contexto empresarial parte muitas vezes de vozes individuais na empresa que há muito se familiarizaram com as vantagens das assinaturas electrónicas na esfera privada. Muitos serviços governamentais em linha permitem aos cidadãos assinar contratos digitalmente. Em última análise, isto significa que os empresários também querem as vantagens destas soluções de assinatura em linha para o processamento de contratos nas suas próprias empresas.

Como é que a assinatura digital funciona?

Há cada vez mais ferramentas de assinatura novas, muitas vezes pequenas e gratuitas, que circulam na Internet e que, frequentemente, mantêm o registo e a utilização a um nível muito baixo. Funciona como as ferramentas maiores: Guardaste um documento digital localmente, carrega-o para uma ferramenta de navegação Web e assina-o. Com algumas ferramentas, o documento também pode ser descarregado para ser enviado posteriormente. Por outro lado, existem plataformas de assinatura complexas que são frequentemente integradas num sistema de gestão de documentos abrangente ou num sistema CRM ou ERP. Isto também torna possível a assinatura de terceiros ou a assinatura remota, que são muito mais complexas. Isto significa que também posso libertar um documento auto-assinado para assinatura, definir sequências de assinatura e fluxos de trabalho complexos, etc.

Especialmente no ambiente profissional, as soluções que se especializam especificamente na assinatura abrangente de documentos PDF e que permitem os mais elevados padrões de segurança e, acima de tudo, uma orientação muito simples do utilizador, estão a tornar-se cada vez mais populares. A assinatura digital de documentos PDF através do navegador da Web pode ser dividida basicamente em três componentes essenciais.

Gestão de contratos

Como já foi referido, a lacuna é grande neste domínio. O critério mínimo para uma ferramenta Web é a capacidade de carregar documentos (na maioria das aplicações, os ficheiros são automaticamente convertidos para o formato PDF comum) e de os descarregar novamente após a assinatura ou de os armazenar de forma tão segura quanto possível. Ferramentas completas permitem também uma gestão inteligente e uma visão geral de todos os documentos importantes num local central.

A assinatura digital de documentos

O elemento central de todas as ferramentas de assinatura em linha é a aplicação da assinatura digital a um documento contratual. A aplicação de uma assinatura digital válida a um documento PDF é um processo técnico que deve ser claramente distinguido da simples inserção de uma imagem de uma assinatura manual sem quaisquer outras medidas técnicas!

Uma assinatura digital válida permite, nomeadamente, a deteção de alterações posteriores ao documento. Não é o caso da simples inserção de imagens.

Tecnicamente, para uma assinatura digital, o conteúdo do documento está firmemente ligado à assinatura anexada. Neste caso, a aparência visual da assinatura no documento é principalmente informativa e não relevante para a validade (técnica). O sproof sign, por exemplo, suporta a inserção de imagens de uma assinatura ou a assinatura manual no ecrã, mas também cria uma assinatura digital completa em segundo plano.

Outra fase das assinaturas digitais são as assinaturas digitais qualificadas. Nestes casos, o signatário é verificado por um fornecedor de serviços de confiança. Trata-se de organizações que efectuam uma verificação exaustiva da identidade de uma pessoa ou organização e associam a identidade à assinatura no decurso da assinatura digital. Isto significa que as assinaturas digitais qualificadas têm um estatuto jurídico especial que é equivalente a uma assinatura manuscrita.

Gestão de assinaturas e fluxos de trabalho

Todo o potencial das plataformas de assinatura é evidente quando se trata de enviar pedidos de assinatura seguros e conformes a terceiros. Por exemplo, o sproof sign permite delegar diferentes tarefas (por exemplo, assinar documentos, visualizar documentos, reencaminhar documentos) a diferentes pessoas. A comunicação tem lugar, por um lado, dentro da WebApp e, por outro lado, também através da comunicação via tráfego de correio eletrónico. Assim, nada se pode perder. A delegação automatizada também facilita a gestão de processos de assinatura e o cumprimento de prazos e prazos. Além disso, é possível definir representantes, definir mensagens fora do escritório, especificar sequências de assinatura e definir o padrão com o qual as assinaturas devem ser feitas.

A qualidade em primeiro lugar. – Os critérios de qualidade das ferramentas de assinatura baseadas na Web

As vantagens da assinatura digital são muito diversas. Segue-se uma lista das principais caraterísticas de qualidade das ferramentas avançadas de assinatura eletrónica:

Disponibilidade e segurança da nuvem

Os contratos em linha estão disponíveis a qualquer hora e em qualquer lugar, desde que tenhas acesso à Internet. A disponibilidade 24/7 é a grande vantagem das soluções de nuvem seguras. No entanto, há que ter muito cuidado para garantir que se confia num ambiente de armazenamento seguro e protegido contra o acesso não autorizado, a perda e a utilização indevida. No caso das aplicações na nuvem, é especialmente importante garantir que a ferramenta esteja 100% alojada em servidores europeus.

Carácter vinculativo das assinaturas digitais

Além disso, deve ser dada atenção à forma como se pode ou deve provar a própria identidade. Uma assinatura eletrónica simples (EES) não oferece qualquer proteção jurídica e nunca deve ser utilizada para assinaturas num contexto empresarial. Para obter o mais alto nível de segurança, deve ser utilizada a assinatura eletrónica qualificada (QES), que é a medida de todas as coisas na Europa, de acordo com o Regulamento eIDAS. De facto, a escolha do fornecedor de assinaturas é de particular importância e é necessário um certo conhecimento básico das três normas de assinatura diferentes para poder mapear os casos de utilização na sua própria empresa da melhor forma possível.

Verifica as assinaturas electrónicas anexas

Outro aspeto importante é o facto de as assinaturas electrónicas serem verificáveis para sempre e a qualquer momento. A informação sobre cada passo do processo de assinatura – do início ao fim – incluindo as assinaturas anexadas e a identidade única dos signatários é inseparável do documento pdf para sempre. Soluções abrangentes de assinatura eletrónica (como o sproof sign) permitem a verificação diretamente na plataforma.

Colaboração

A assinatura é uma questão de equipa. Assina internamente ou obtém aprovações de intervenientes externos. O mais importante é a capacidade de gerir a sua equipa muito facilmente com uma conta de administrador. Deve ser muito fácil adicionar novos utilizadores e o conjunto de unidades de assinatura disponíveis deve ser muito fácil de aumentar.

Conformidade

As empresas têm a obrigação de cumprir as leis e os regulamentos aplicáveis, especialmente no que diz respeito ao armazenamento seguro e em conformidade com a lei de documentos e dados no espaço europeu. Algumas ferramentas (por exemplo, sproof sign) baseiam-se no elevado padrão de documentos PDF/A.

Resultado

Está na altura de assinar. Os serviços de assinatura eletrónica baseados na Web são uma forma interessante e útil de simplificar as operações comerciais e poupar tempo e esforço. Num contexto empresarial, é importante que cumpra todos os requisitos relevantes para o respetivo caso de utilização.