Redukcja kosztów - podpisy cyfrowe - dział zakupów

Obecnie zrównoważony rozwój to coś więcej niż tylko trend, to kluczowy element strategii korporacyjnej. Unia Europejska ustanowiła jasne ramy w postaci Europejskich Standardów Sprawozdawczości w zakresie Zrównoważonego Rozwoju (ESRS), które będą obowiązywać od 2024 roku. Obejmuje to obowiązek raportowania ESG, zgodnie z którym firmy muszą regularnie raportować na temat zrównoważonego rozwoju w swojej firmie. Raporty te obejmują aspekty środowiskowe, społeczne i związane z ładem korporacyjnym (ESG) i mają na celu zwiększenie przejrzystości w zakresie pozafinansowego wpływu firmy. Celem jest zapewnienie interesariuszom - w tym inwestorom, klientom i opinii publicznej - kompleksowych informacji na temat praktyk firmy w zakresie zrównoważonego rozwoju i odpowiedzialności społecznej.

Organizacje takie jak HOGAST nie podlegają bezpośrednio wymogom raportowania ESG, niemniej jednak są pionierami w pokazywaniu, jak zrównoważone działania mogą wyglądać w praktyce. Decyzja HOGAST o przejściu na podpisy cyfrowe za pomocą sproof sign jest imponującym przykładem tego, jak firmy mogą wykorzystywać innowacje technologiczne w celu zmniejszenia swojego wpływu na środowisko przy jednoczesnym zwiększeniu efektywności finansowej.

Peter Sigmond, Senior Goods Manager, powiedział w wywiadzie, co następuje: "Dla nas jako firmy, dwa aspekty były decydujące przy wyborze rozwiązania do podpisu cyfrowego. Jednym z nich była pandemia koronawirusa, ponieważ skrócony czas pracy i praca z domu oznaczały, że musieliśmy przemyśleć sprawę, ponieważ bez nowego systemu cyfrowego nie bylibyśmy już w stanie podpisywać umów, faktur i zamówień.

Drugim aspektem, który z pewnością był tematem dyskusji z zarządem od jakiegoś czasu, jest to, że jako firma skupiliśmy się na cyfryzacji i zrównoważonym rozwoju w tym samym czasie. Skupiając się na tym, w końcu doszliśmy do punktu, w którym zdecydowaliśmy się podpisywać wszystko cyfrowo i w którym można zrezygnować ze wszystkich papierowych faktur i umów".

Zwrot z inwestycji i zrównoważony rozwój

Decyzja ta opłaciła się już po 18 tygodniach. Wdrożenie sproof sign jako kompleksowego rozwiązania do podpisu doprowadziło do znacznego ograniczenia i usprawnienia pracy administracyjnej w HOGAST. Przyspieszone procesy zatwierdzania i skrócony czas oczekiwania nie tylko zoptymalizowały procesy biznesowe, ale także znacząco przyczyniły się do oszczędności kosztów.

Oszczędności te można określić zarówno w kategoriach finansowych, jak i środowiskowych: Średni czas zaoszczędzony na zdigitalizowany obieg podpisów wewnętrznie i zewnętrznie, płaca godzinowa brutto tych pracowników, którzy nie muszą zmagać się z przygotowywaniem i obsługą analogowych procesów związanych z umowami, oszczędność kosztów w przeliczeniu na zaoszczędzoną kartkę A4, zaoszczędzone emisje CO2 i zużycie energii. Należy zauważyć, że niektóre czynniki, które mogą mieć wpływ na rzeczywistą wartość dodaną, nie zostały uwzględnione w obliczeniach, takie jak podróże służbowe, koszty przechowywania i archiwizacji, koszty technologii drukowania i skanowania oraz niedogodności finansowe wynikające z długiego czasu oczekiwania na zawarcie umowy.

Połączenie korzyści ekonomicznych i ekologicznych sprawiło, że znak sproof stał się strategicznie cenną inwestycją.

HOGAST to tylko jedna z wielu firm, które skorzystały na wdrożeniu sproof sign do swoich istniejących procesów operacyjnych. Ale jakie dokładnie są tam przypadki użycia podpisów cyfrowych? Pan Sigmond wyjaśnia: "Zasadniczo jesteśmy łącznikiem między naszymi klientami lub członkami a dostawcami. Oznacza to jednak również, że wszystkie faktury i zamówienia przechodzą przez HOGAST, a w niektórych przypadkach musimy je podpisać i kontrasygnować. Mogą Państwo wyobrazić sobie łańcuch podpisów jako trójkąt pomiędzy dostawcą, poszczególnymi członkami i HOGAST.

Jednym z przykładów zastosowania podpisu cyfrowego jest dodawanie nowych dostawców. Istnieją również umowy, które muszą zostać podpisane. Zanim zdecydowaliśmy się na rozwiązanie eSignature, musieliśmy najpierw wysyłać wszystko w formie papierowej pocztą i czekać. Ponieważ cała firma składa się w rzeczywistości z czterech firm, w tym przypadku partner dostawczy musi podpisać umowę raz, a HOGAST cztery razy. Zanim wszystko do nas dotarło, mogło minąć od dwóch do trzech tygodni. Dzięki cyfrowemu rozwiązaniu od sproof sign jest to znacznie szybsze.

Ale używamy również podpisu elektronicznego do rejestrowania dostaw. Wynika to z faktu, że wszystkie potwierdzenia zamówień powyżej 7500 euro muszą być przez nas kontrasygnowane po podpisaniu przez klienta i dostawcę. Jest to kwestia odpowiedzialności! HOGAST jest również odpowiedzialny za swoich klientów, jeśli zbankrutują lub staną się niewypłacalni. Następnie płacimy faktury za naszych członków, ale tylko wtedy, gdy potwierdzenie zamówienia lub zamówienie zostało wcześniej przez nas kontrasygnowane. To naprawdę ważny aspekt dla naszych członków i dostawców".

Wydajność i zrównoważony rozwój w przyszłości dzięki sproof sign

Korzystając wyłącznie z podpisów cyfrowych, firma HOGAST oszczędza średnio 10 minut na każdy przepływ pracy związany z podpisem zewnętrznym bez wysiłku logistycznego i do 20 minut w przypadku przepływów pracy związanych z wysiłkiem logistycznym. Ponadto emisja CO2 przez firmę na arkusz A4 może zostać zmniejszona o 0,008 kg, a zużycie energii na arkusz o 0,0648 kWh. Ale także 0,14 euro na arkusz kosztów drukowania i zaopatrzenia zostało całkowicie wyeliminowane od czasu współpracy ze sproof.

Dzięki zintegrowanemu na stronie internetowej kalkulatorowi ROI firmy sproof, firmy podlegające ESRS mogą teraz również obliczyć swoje potencjalne oszczędności, a tym samym zwiększyć wydajność własnych procesów biznesowych i przyspieszyć realizację swoich celów w zakresie zrównoważonego rozwoju. Doświadczenie HOGAST wyraźnie pokazuje, że podpisy cyfrowe są nie tylko innowacją technologiczną, ale mogą również w decydujący sposób przyczynić się do bardziej zrównoważonej przyszłości.