Już czas! Nadszedł czas, aby dostosować procesy biznesowe w celu bardziej efektywnej i bezpiecznej pracy. W świecie biznesu pomagają w tym coraz lepsze cyfrowe przepływy pracy. Istnieje coraz więcej platform i rozwiązań, które mogą pomóc we wszystkim, od absolutnie standardowych procesów po niszowe aplikacje specjalne. Jednym z tych standardowych procesów, które można znacznie usprawnić dzięki rozwiązaniom cyfrowym, jest uzyskiwanie podpisów.
W tym artykule wyjaśniamy, czym jest cyfrowy "obieg podpisów" i w jaki sposób Państwo, Państwa firma lub sieć otrzymają pomoc, jeśli postawią Państwo na rozsądną cyfryzację w tym przypadku.
Analogowe kontra cyfrowe: W jaki sposób uzyskują Państwo podpisy?
Oczywiście istnieje "oldschoolowa" opcja: podpisanie się długopisem na papierze. W odosobnieniu nie kosztuje to wiele - zwłaszcza jeśli to Pan/Pani jest osobą podpisującą - a czasami wygląda "bardziej fantazyjnie" lub nawet bardziej formalnie. Zwłaszcza w połączeniu z fizycznym spotkaniem. Odręczny podpis i tak jest prawnie ważny.
Drugie spojrzenie ujawnia "szczurzy ogon": bardzo złożony, pracochłonny i zasobochłonny proces (drukowanie, skanowanie, stemplowanie, wysyłka, oczekiwanie na zwroty itp.) Oznacza to również: przerwy w nośnikach, które osłabiają wartość dowodową, czasochłonną archiwizację i, co nie mniej ważne: Uzyskanie lub oczekiwanie na podpisaną i zwróconą umowę jest bardzo czasochłonne.
Obecnie dobrze znana alternatywa: podpis cyfrowy lub elektroniczny: Technicznie rzecz biorąc, jest to metoda kryptograficzna oparta na algorytmach szyfrowania asymetrycznego. Umożliwia to weryfikację autentyczności dokumentu i tożsamości osoby podpisującej. Proszę dowiedzieć się więcej. To, co jest technicznie złożone i wysoce bezpieczne w tle, jest ukryte na pierwszym planie dzięki łatwemu w użyciu interfejsowi użytkownika. Prawnie ważny podpis cyfrowy jest ostatecznie tak prosty, jak wykonanie przelewu bankowego online.
Dr Fabian Knirsch (CTO, sproof GmbH)
Zasadniczo istnieją różne sposoby składania podpisu cyfrowego: prosty, zaawansowany i kwalifikowany. Pomimo pozornie identycznego wyglądu podpisów cyfrowych na dokumencie końcowym, status danego rodzaju podpisu cyfrowego i jego wiążący charakter są różne"
W przypadku zwykłego podpisu elektronicznego lub podpisu na obrazie nie jest możliwe wykrycie manipulacji. Krótko mówiąc: tylko podpis, który może zostać zweryfikowany przez publicznie zatwierdzoną usługę weryfikacji, może zostać sklasyfikowany jako zgodny z prawem. Platformy takie jak sproof sign specjalizują się zarówno w tworzeniu podpisów o najwyższym standardzie, jak i w zintegrowanej weryfikacji dowolnego dokumentu.
Nieograniczone, proste, cyfrowe. Uzyskiwanie podpisów za pomocą platformy e-podpisu (w kontekście korporacyjnym).
Platformy podpisów umożliwiają mniej lub bardziej kompleksowe mapowanie procesów podpisów cyfrowych, znanych również jako przepływy pracy podpisów. Jest to szczególnie ważne w przypadku uzyskiwania podpisów. sproof sign specjalizuje się w 100% w wydawaniu i uzyskiwaniu podpisów i przoduje w tych przepływach pracy.
Ale czym jest przepływ pracy w kontekście podpisywania dokumentów?
Ogólnie rzecz biorąc, przepływ pracy to ustrukturyzowana sekwencja kroków roboczych mających na celu osiągnięcie określonego celu lub wyniku. Poszczególne etapy pracy, ich kolejność, obowiązki i zależności są zdefiniowane w celu wydajnego i skutecznego wykonywania pracy.
To samo dotyczy uzyskiwania podpisów. Dobre narzędzie do e-podpisu umożliwia mapowanie wszystkich możliwych procesów zatwierdzania w celu zaoszczędzenia czasu i zasobów ludzkich. Wszystko to odbywa się przy jednoczesnym zagwarantowaniu najwyższych standardów bezpieczeństwa i zgodności w firmie.
Potęga przepływu pracy: Uzyskanie zewnętrznego podpisu cyfrowego w zaledwie 5 krokach
1) Dodawanie kontaktów biznesowychOczywiście! Jeśli chcę zatwierdzić dokument do podpisu, pierwszym krokiem jest poznanie danych kontaktowych. W większości przypadków prośby o podpis są przetwarzane za pośrednictwem adresu e-mail, ponieważ adres e-mail jest już dobrą podstawą do uwierzytelnienia drugiej strony. W przypadku zaawansowanego podpisu elektronicznego (AES) dowód tożsamości jest bezpośrednio powiązany z osobistym adresem e-mail. Oznacza to, że druga strona składa podpis cyfrowy przy użyciu tego samego adresu e-mail, który został użyty do złożenia wniosku o podpis.
Jedną z zalet platformy podpisu elektronicznego jest proste zarządzanie danymi kontaktowymi już na samym początku składania wniosku o podpis. Z reguły często używane kontakty są automatycznie sugerowane podczas procesów zbierania, a wszystkie dane kontaktowe są automatycznie wprowadzane do uproszczonego systemu zarządzania kontaktami, gdzie można je przeglądać i edytować.
2) Zdefiniowanie standardu podpisuJakjuż szczegółowo opisano, standard podpisu ma zasadnicze znaczenie w odniesieniu do pożądanej wartości dowodowej żądanego podpisu. Ważne jest, aby wiedzieć, że standard podpisu może być zdefiniowany dla podpisującego kontrahenta, ale nie musi. Na przykład, jeśli jest to umowa o dużym znaczeniu formalnym, można założyć kwalifikowany podpis elektroniczny lub technicznie wykluczyć inne rodzaje podpisów. Jeśli druga strona nie ma możliwości złożenia podpisu kwalifikowanego, narzędzie do e-podpisu automatycznie przeprowadzi Państwa przez proces identyfikacji
3) Zdefiniowanie sekwencji i rólIstniejąróżne przypadki użycia, w których chcą Państwo uniknąć sytuacji, w której wiele osób otrzymuje dokument do podpisu w tym samym czasie. Jednym z przypadków użycia może być sytuacja, w której kierownictwo podpisuje dokument po przedstawicielach dwóch innych działów, a na koniec sekretariat otrzymuje dokument do wglądu lub ostatecznego pobrania.
4) Definiowanie pozycji podpisuJednąz najważniejszych funkcji każdej platformy do podpisów jest "definiowanie symboli zastępczych dla podpisów". Mogą Państwo dokładnie określić, na której stronie, kto i gdzie ma złożyć podpis. Dzięki sproof sign można również dostosować rozmiar karty podpisu.
5) Ustalenie terminu podpisania i wysyłanie przypomnieńNaostatnim etapie obiegu dokumentów większość kompleksowych rozwiązań do podpisu typu "wszystko w jednym" umożliwia ustalenie terminu, napisanie przyjaznego (lub konkretnego) tekstu zaproszenia i, co najważniejsze, automatyczne przypomnienie odbiorcy o terminie. Znacząco zwiększa to wskaźnik sukcesu otrzymania kontrasygnowanego dokumentu na czas. Nie wspominając już o tym, że taki przepływ pracy znacznie minimalizuje "czas do podjęcia decyzji".
6) (Opcjonalnie:) Weryfikacja otrzymanych podpisów bezpośrednio w sproof signJakwspomniano, ważne jest, aby zrozumieć, że kwalifikowane i zaawansowane podpisy elektroniczne gwarantują najwyższy poziom bezpieczeństwa, ponieważ ich ważność można bardzo łatwo zweryfikować. Bezpośrednio zintegrowany mechanizm weryfikacji - dostępny w sproof sign - umożliwia pełną identyfikowalność i bezpieczeństwo w ważnych procesach zatwierdzania.
Podpis cyfrowy z perspektywy osoby zapraszającej
Dla osoby zapraszającej istotne jest, aby wszystkie podpisy zostały zwrócone na czas. Niskoprogowy dostęp do platformy podpisów jest kluczowy. sproof sign zoptymalizował ten proces:
- Jak opisano, osoba zapraszająca wysyła dokument do podpisu pocztą elektroniczną
- Osoba zaproszona otrzymuje wiadomość e-mail, klika link i może podpisać dokument bezpośrednio, bez konieczności rejestracji (!).
- Jeśli wymagany jest podpis kwalifikowany, a zaproszona osoba nie ma jeszcze istniejącego identyfikatora QES (opcja podpisu podpisem kwalifikowanym), zaproszona osoba jest bezpośrednio przeprowadzana przez proces identyfikacji po rejestracji.
- Osoba zaproszona nigdy (!) nie ponosi żadnych kosztów.
- Jeśli są już Państwo użytkownikiem sproof sign:in, mogą Państwo oczywiście złożyć dokument lub, w razie potrzeby, przekazać go do dalszego podpisania, umieścić na stosie, delegować żądania podpisu itp.
Chcą Państwo rozpocząć? Proszę zarejestrować się za darmo i otrzymać swój pierwszy podpis
Znajdą to Państwo tylko w sproof sign. Dołożyliśmy wszelkich starań, aby maksymalnie ułatwić naszym użytkownikom rozpoczęcie korzystania ze świata podpisów cyfrowych. Dzięki bezpłatnemu kontu prywatnemu mogą Państwo od razu korzystać z platformy i samodzielnie składać swoje pierwsze podpisy cyfrowe lub uzyskiwać je bez barier w całej Europie.
Więcej wpisów na blogu
Najlepsze z obu światów. Linde i sproof.Digital signing i zrównoważony rozwój: Co firmy powinny wiedzieć w związku z obowiązkiem raportowania CSR w 2024 r.Podpisy cyfrowe dla bardziej zrównoważonego rozwoju w firmachHistoria sukcesu PÖTTINGERJak działa kwalifikowany podpis cyfrowy?
