LeasePlan jest globalną firmą specjalizującą się w dostarczaniu rozwiązań w zakresie leasingu samochodowego i zarządzania flotą. LeasePlan zarządza flotą ponad 1,9 miliona pojazdów i oferuje firmom każdej wielkości kompleksową obsługę ich pojazdów użytkowych. Wybierając odpowiedniego dostawcę do cyfryzacji procesów podpisów, wybrano sproof sign dla konkretnego przypadku użycia.
Portret
Nazwa firmy: LeasePlan
Krótki opis projektu:"Szczególny przypadek skłonił nas do zintegrowania platformy podpisu cyfrowego do interakcji między niektórymi z naszych głównych klientów."
Dlaczego sproof sign: "Jedną z zalet sproof sign jest bardzo łatwa obsługa dużych ilości dokumentów do podpisania (przesyłanie dokumentów u podpis wsadowy)."
Roland Woerle, zewnętrzny kierownik projektów IT
Jak zapadła decyzja o wprowadzeniu podpisu cyfrowego?
Woerle: "Korzystaliśmy już z platformy do podpisów elektronicznych i byliśmy z niej w zasadzie zadowoleni. W związku z koniecznością wystawienia ok. 4000 umów dla 1500 klientów B2B, musieliśmy znaleźć nowe rozwiązanie, aby móc wypełniać umowy w pełni elektronicznie, wysyłać je i przekazywać naszym klientom w obiegu podpisów.
Naszym zadaniem było znalezienie dostawcy, który byłby w stanie obsłużyć takie wolumeny pod względem technicznym, zapewnić standard techniczny podpisów kwalifikowanych i być elastycznym w stosunku do naszych szczegółowych wymagań.
Zwróciliśmy się do kilku dostawców z tymi wymaganiami, ale znaleźliśmy najlepsze rozwiązanie w sproof sign".
Dlaczego projekt został oparty wyłącznie na podpisie kwalifikowanym? Jakie kryteria były dla Państwa decydujące podczas poszukiwania odpowiedniego dostawcy podpisu elektronicznego?
Woerle: "Niektórzy z naszych klientów lub dostawców chcieli podpisywać umowy wyłącznie za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, dla innych wystarczający był również podpis zaawansowany. Z tego powodu musieliśmy elastycznie reagować na wymagania".
Mówi Pan o "złożonych przebiegach podpisu". Jak opisałby Pan przypadek użycia sproof sign?
Woerle: "W LeasePlan utrzymujemy podejście zorientowane na obsługę naszych klientów i w miarę możliwości zawsze elastycznie reagujemy na różne potrzeby klientów. Tak było również w przypadku uzyskiwania podpisów pod dokumentami umowy. Naszym celem było wstępne wypełnienie około 4000 umów wszystkimi danymi i przygotowanie ich dla upoważnionych sygnatariuszy w taki sposób, aby można je było po prostu sprawdzić, podpisać i odesłać bez większego wysiłku".
Czyli sygnatura stosu była używana bardzo intensywnie?
Woerle: "Podpis wsadowy był używany głównie przez naszych dostawców, którzy musieli kontrasygnować umowy z klientami. Docenili oni możliwość kontrasygnowania wszystkich umów, które otrzymali do tego momentu, podpisem kwalifikowanym tylko raz w tygodniu. Intensywnie testowaliśmy tę funkcję z wyprzedzeniem i dopóki ilość danych w poszczególnych dokumentach nie była zbyt duża, proces ten działał sprawnie".
"Jedną z zalet sproof sign jest bardzo łatwa obsługa dużych ilości dokumentów do podpisania (przesyłanie dokumentów i podpisywanie wsadowe)".
Roland WoerleKierownik projektu IT
Jakie były opinie klientów - czy podpis cyfrowy został zaakceptowany?
Woerle: "Nasza baza klientów obejmuje zarówno małe i średnie przedsiębiorstwa, jak i największe krajowe i międzynarodowe korporacje. Jednak akceptacja podpisów cyfrowych była bardzo zróżnicowana. Podczas gdy niektóre firmy były zaintrygowane płynnym procesem podpisywania umów bez użycia papieru, inne firmy albo nie chciały podpisywać umów cyfrowo, albo ich wewnętrzne zasady na to nie pozwalały. W takich przypadkach klienci mogli pobrać umowy w formacie PDF, podpisać je ręcznie, a następnie ponownie użyć Sproof, aby je kontrasygnować.
Widzę tutaj pewne zaległości do nadrobienia dla Austrii i mam nadzieję, że firmy takie jak Sproof z własnym rozwiązaniem stworzą niezbędne zaufanie i umożliwią naszym firmom bezpieczne, godne zaufania i w pełni zdigitalizowane rozwiązanie, wiele usprawnień procesów, oszczędność czasu i kosztów".
Jakie standardy dotyczące bezpieczeństwa danych i zgodności z przepisami musi spełniać oprogramowanie w Państwa firmie?
Woerle: "Oczywiście ważne było, aby rozwiązanie do podpisu spełniało wszystkie wymagania dotyczące ochrony danych. Jako rozwiązanie chmurowe, nie musieliśmy się również martwić o hosting dokumentów".
Co najbardziej podoba się Panu w znaku sproof?
Woerle: "Oprócz cech technicznych, szybka reakcja i wdrożenie naszych wymagań oraz dobra współpraca z zespołem sproof były dla nas decydujące. sproof był bardzo dynamiczny i profesjonalny w obsłudze, co naprawdę doceniliśmy w projekcie. Ostatecznie wszystko poszło bardzo gładko i byliśmy bardzo zadowoleni. "
Więcej wpisów na blogu
Tworzenie podpisu cyfrowego - jak uzyskać (kwalifikowany) podpis elektroniczny (QES)Czym jest kwalifikowany podpis elektroniczny w Europie (Aktualizacja 2024)"sproof pomaga nam połączyć bezpieczeństwo i wydajność" - Dominik Engel, FH SalzburgJak podpisywać umowy cyfrowo i z gwarancją ich ważności prawnej?Najlepsze z obu światów. Linde i sproof.
