HOGAST to spółdzielnia zakupowa, która oprócz całościowego zaopatrzenia w towary, zajmuje się również obszarami energii elektrycznej, paliwa, telefonii i wieloma innymi tematami, i zawsze zapewnia, że jej firmy członkowskie korzystają z najlepszych warunków i zoptymalizowanych procesów, a także mogą oczekiwać znacznych korzyści we wszystkich istotnych obszarach zakupów i usług.
Ponad 45 lat temu HOGAST został założony z podstawową ideą tworzenia korzyści cenowych poprzez łączenie wolumenów między firmami i odciążanie poszczególnych firm od rutynowych zadań.
Obecnie HOGAST jest największą firmą w branży hotelarskiej i gastronomicznej w Austrii i zrzesza ponad 3200 placówek członkowskich o obrotach w wysokości 415 milionów euro. Za obsługę obszaru południowych Niemiec odpowiada spółka zależna w Monachium. Ponadto Grupa HOGAST obejmuje również HOTEL GASTRO POOL dla mniejszych obiektów hotelowych i gastronomicznych oraz HANDOVER dla obiektów w sektorze socjalnym.
Portret
Nazwa firmy: HOGAST
Krótki opis projektu: "... ze względu na krótki czas pracy i home office, nieuchronnie musieliśmy przemyśleć sprawę, ponieważ bez nowego systemu cyfrowego w ogóle nie bylibyśmy w stanie podpisywać umów, faktur i zamówień.".
Dlaczego sproof sign: "To, co szczególnie podoba nam się w sproof sign, to łatwość obsługi. W końcu nie tylko można szybko znaleźć przesłane dokumenty, ale dzięki nowej funkcji można już określić, w którym momencie dokumentu należy złożyć podpis. To sprawia, że zdajemy sobie sprawę, że w sproof sign zawsze coś się dzieje, tzn. że pracujemy nad ulepszeniami i aktualizacjami, co jest dla nas bardzo ważne".
Peter Sigmond, starszy menedżer ds. towarów
Jak zapadła decyzja o wprowadzeniu podpisu cyfrowego?
Sigmond: "Dla nas, jako firmy, dwa aspekty były decydujące przy wyborze rozwiązania do podpisu cyfrowego. Jednym z nich była pandemia koronawirusa, ponieważ krótki czas pracy i biura domowe oznaczały, że nieuchronnie musieliśmy przemyśleć sprawę, ponieważ bez nowego systemu cyfrowego nie bylibyśmy już w stanie w ogóle podpisywać umów, faktur i zamówień.
Drugim aspektem, który z pewnością był już od jakiegoś czasu przedmiotem dyskusji z kierownictwem, jest to, że jako firma skupiliśmy się równolegle na cyfryzacji i zrównoważonym rozwoju.
Skupiając się na tym, w końcu doszliśmy do punktu, w którym zdecydowaliśmy się podpisywać wszystko cyfrowo i w którym możliwe jest pozbycie się wszystkich papierowych faktur i umów".
Dla jakich przypadków użycia używany jest podpis cyfrowy?
Sigmond: "Zasadniczo jesteśmy łącznikiem między naszymi dostawcami a klientami lub członkami. Ale oznacza to również, że wszystkie faktury i zamówienia przechodzą przez HOGAST, a my musimy je podpisać i kontrasygnować w niektórych przypadkach. Mogą Państwo myśleć o łańcuchu podpisów jako o trójkącie pomiędzy dostawcą, członkiem i HOGAST.
Jednym z przykładów, w których podpis cyfrowy jest wykorzystywany i całkowicie pomocny, jest przyjmowanie nowych dostawców. Istnieją umowy, które muszą zostać w jakiś sposób podpisane. Zanim zdecydowaliśmy się na rozwiązanie eSignature, musieliśmy najpierw wysyłać wszystko w formie papierowej pocztą i czekać. Ponieważ cała firma składa się w rzeczywistości z czterech firm, w tej aplikacji partner dostawczy musi podpisać się raz, a HOGAST cztery razy. Zanim wszystko dotrze do naszej firmy, może minąć od dwóch do trzech tygodni. Dzięki cyfrowemu rozwiązaniu od sproof sign wszystko dzieje się znacznie szybciej.
Ale korzystamy również z podpisu elektronicznego przy odbiorze dostaw. Ponieważ wszystkie potwierdzenia zamówień powyżej 7500 euro muszą być przez nas kontrasygnowane po podpisaniu przez klienta i dostawcę. Jest to kwestia odpowiedzialności! W rzeczywistości HOGAST jest również odpowiedzialny za swoich klientów, jeśli zbankrutują lub staną się niewypłacalni. Następnie płacimy faktury za naszych członków, ale tylko wtedy, gdy potwierdzenie zamówienia lub zamówienie zostało wcześniej przez nas kontrasygnowane. To naprawdę ważny aspekt dla naszych członków i dostawców".
Jakie standardy dotyczące bezpieczeństwa danych i zgodności z przepisami musi spełniać oprogramowanie w Państwa firmie?
Sigmond: "Ochrona danych to tylko aktualny temat, a tymczasem jest to po prostu podstawowy wymóg. Tam wszystko musi być w porządku. Dla nas jednak ważna była również łatwość obsługi, to, że oprogramowanie jest łatwe w użyciu i można dzięki niemu zaoszczędzić czas."
"Dlatego z czystym sumieniem polecamy sproof naszym 7000 klientom".
Peter SigmondStarszy kierownik ds. towarów
Co najbardziej podoba się Panu w znaku sproof?
Sigmond: "To, co szczególnie podoba nam się w sproof sign, to łatwość obsługi. Nie tylko można szybko znaleźć przesłane dokumenty, ale dzięki nowej funkcji można już określić, w którym momencie dokumentu należy złożyć podpis. To uświadamia nam, że w sproof sign zawsze coś się dzieje, tzn. że pracujemy nad rozszerzeniami i aktualizacjami, co jest dla nas bardzo ważne. Ale nawet jeśli pojawi się jakieś pytanie z naszej strony na temat podpisu elektronicznego lub nowej funkcji, zawsze mamy świetne i szybkie wsparcie, do którego możemy się zwrócić."
.
Czy są jakieś szczególne zalety znaku sproof, które są szczególnie korzystne w Państwa branży?
Sigmond: "W przyszłości chcielibyśmy zobaczyć sproof sign wbudowany w systemy innych firm. Własna aplikacja byłaby oczywiście również ekscytująca. W tej chwili jest to wciąż platforma internetowa, na której przesyłanie dużych ilości danych może zająć trochę czasu.
Miłą rzeczą w sproof sign jest jednak to, że dzięki naszym bliskim kontaktom wiemy już, że jesteśmy we właściwym miejscu ze sproof. Ponieważ nawet jeśli coś nie pasuje, będą pracować nad dalszym rozwojem i integracją nowych funkcji z oprogramowaniem. Dlatego z czystym sumieniem polecamy sproof naszym 7000 klientom".
Więcej wpisów na blogu
Cyfrowe podpisywanie recept - teleklinika motorem innowacji w dziedzinie telemedycynyNajnowocześniejsze zabezpieczenia i ochrona danych: PMU polega na znaku sproofHistoria sukcesu PÖTTINGERPołączenie podpisów elektronicznych i ręcznych w dokumentach PDFCzym jest podpis cyfrowy?
