Bank Gutmann is marktleider in Oostenrijk en gespecialiseerd in vermogensbeheer en beleggingsadvies. Als modern familiebedrijf met traditie stellen zij klanten en hun behoeften altijd centraal. Uw klanten vertrouwen al generaties lang op haar expertise en ervaring bij het implementeren van hun persoonlijke waarden.
De investeringsmaatschappij van Gutmann ontwikkelt fondsoplossingen op maat op het gebied van beleggingsfondsen en speciale fondsen. Momenteel beheren ze ongeveer 195 beleggingsfondsen met een totaal volume van ongeveer EUR 10,5 miljard.
Bedrijfsnaam: Bank Gutmann
Korte beschrijving van het project:
We waren op zoek naar een manier waarop zowel onze klanten als onze medewerkers veilig digitaal konden signeren. sproof bleek de juiste partner voor ons te zijn.
Waarom sproof sign:
“Vroeger was er een map die door het huis moest zwerven en op verschillende plaatsen moest worden ondertekend. Nu is er een digitale map die ons ondertekenproces veel eenvoudiger maakt.”
Hoe is de beslissing om de digitale handtekening te introduceren tot stand gekomen?
Klotzberg: “Bij private banking en in het algemeen bij het aangaan van zakelijke relaties moeten veel documenten en contracten worden ondertekend en bijgewerkt. Het is ideaal als je voor al deze handtekeningen geen persoonlijke afspraak op locatie nodig hebt. Daarom was het belangrijk voor ons om een manier te vinden waarop zowel onze klanten als onze medewerkers legaal konden ondertekenen in een veilige omgeving.
Natuurlijk waren digitale handtekeningen al een issue voor ons vóór Corona, waarschijnlijk meer in de institutionele dan in de particuliere klantensector. Dankzij Corona zijn we echter steeds meer op zoek gegaan naar een oplossing.”
Waar is de digitale handtekening voor nodig?
Klotzberg: “Enerzijds voor documenten en rapporten die intern verwerkt en ondertekend moeten worden. Anderzijds voor orders die we samen met zakenpartners verwerken. Daarnaast is het essentieel dat zowel onze klanten als wij – als bank – documenten kunnen ondertekenen en met elkaar kunnen uitwisselen.”
Welke handtekeningstandaard wordt gebruikt?
Klotzberg: “We gebruiken momenteel alleen de hoogste standaard van de gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) vanwege onze bankactiviteiten en de veiligheidsfactor. Als we in de toekomst kijken, overwegen we echter of een geavanceerde handtekening intern niet voldoende zou zijn.”
Welke bronnen kunnen worden bespaard?
Klotzberg: “De factor tijd is een belangrijk punt. In het verleden waren er alleen handtekeningmappen die fysiek door het huis zwierven en op verschillende interne plaatsen werden ondertekend. Nu gebruiken we steeds vaker een digitale “map” waarin is vastgelegd vanaf welke plaats een handtekening nodig is voor verzending. De documenten in deze map kunnen veel sneller worden ondertekend.”
“In het verleden was er een map die door het huis moest zwerven en op verschillende plaatsen ondertekend moest worden. Nu is er een digitale map die ons ondertekenproces veel eenvoudiger maakt.”
Marion Klotzberg
Chief Digital Officer
Wat waren de belangrijkste vereisten bij het kiezen van het handtekeningplatform en welke rol speelde de interface voor gekwalificeerd ondertekenen hierin?
Klotzberg:
“Het belangrijkste was dat mijn collega’s snel digitaal konden ondertekenen. Het aanmaken van een virtuele werkmap of het uitvoeren van meerdere handtekeningen tegelijkertijd was ook een vereiste.
Een ander essentieel punt voor ons en onze klanten is de eID & QES Hub voor digitale identiteiten uit verschillende Europese landen. We hebben kantoren in Boedapest en Praag, dus we hebben een platform nodig dat ook Oost-Europese certificaatleveranciers betrekt bij het ondertekeningsproces. Dankzij sproof sign hoeven onze internationale klanten geen andere gekwalificeerde handtekening aan te vragen, ze kunnen de al bestaande gekwalificeerde handtekening uit hun land blijven gebruiken. Dit zorgt voor een veel aangenamere klantervaring en garandeert een correct ondertekeningsproces over de landsgrenzen heen – zonder verdere inspanningen.”
Hoe werkte de introductie van sproof sign?
Klotzberg: “In het begin bekeken we de website van sproof en kregen we een testaccount. Zo konden we de functies uitproberen en onze verschillende use cases doorlopen. In de volgende stap controleerde onze IT-beveiligingsmedewerker de gegevensbescherming en de veiligheid en actualiteit van de systemen. Daarna hebben we zelf met sproof sign gesproken en uiteindelijk besloten om ervoor te gaan. Na de laatste contractonderhandelingen, die vrij complex zijn in private banking, hebben we alle vereisten verduidelijkt en afgerond.”
Waarom kiezen voor een Europese cloudaanbieder?
Klotzberg: “Het is voor ons heel belangrijk dat we alle wettelijke en veiligheidseisen afdekken. Dit betekent ook dat we precies weten wat er met onze gegevens en die van onze klanten gebeurt. Hoe ze worden opgeslagen, waar en hoe lang, en wie er nog meer bij dit proces betrokken zijn. Daarom hebben we voor een Europees bedrijf gekozen.”
Wat is het belang van digitalisering in het bankwezen?
Klotzberg: “Digitalisering zal ons in verschillende vormen blijven vergezellen, want het is niet een heel grote trend voor een paar jaar en dan plotseling weer verdwenen. Hoewel het niet de enige manier is om met onze klanten te communiceren, is het er ook om ons en onze klanten te ondersteunen. Digitalisering blijft. Ik denk dat er in de toekomst nog veel meer ontwikkelingen zullen komen die we ons nu nog niet eens kunnen voorstellen, die ons leven kunnen vereenvoudigen.”
