eMoveUs utilizza sproof sign per digitalizzare i processi documentali nell'industria automobilistica

In qualità di piccola e media impresa start-up dell'industria automobilistica, abbiamo dovuto affrontare la sfida di rendere i nostri processi interni più efficienti e di ridurre i tempi di elaborazione. In particolare, nell'elaborazione di contratti, accordi con i fornitori, NDA e approvazioni interne, abbiamo notato che il tradizionale percorso cartaceo richiedeva molto tempo ed era soggetto a errori, soprattutto nei periodi di lavoro a distanza. Questo comportava spesso ritardi, costi aggiuntivi e un maggiore impegno amministrativo, ed è per questo che volevamo ottimizzare il flusso di lavoro dei documenti e modernizzare i processi aziendali.

La trasformazione digitale svolge un ruolo centrale nella nostra azienda, in quanto ci offre l'opportunità di rispondere in modo più efficiente e agile alle sfide dell'industria automobilistica. Per noi, in quanto start-up, la digitalizzazione è una leva decisiva per garantire la nostra competitività e per rendere la nostra attività a prova di futuro. Utilizzando le tecnologie digitali, possiamo ottimizzare i processi, migliorare la collaborazione sia interna che con i partner esterni e ridurre i costi allo stesso tempo.

Prima di introdurre la firma digitale, tutte le firme venivano fatte in modo tradizionale: I contratti e i documenti importanti venivano stampati, firmati manualmente e poi inviati per posta, corriere o e-mail per ottenere altre firme. Questo processo era lungo, inefficiente e soggetto a ritardi, soprattutto quando erano necessarie più firme o i documenti dovevano essere scambiati tra sedi diverse. Inoltre, l'approccio cartaceo aumentava i rischi di errori, perdite e archivi incompleti.

Per noi sono stati decisivi diversi criteri nella scelta del giusto fornitore di firma elettronica. In primo luogo, la sicurezza era fondamentale, in quanto la firma digitale viene utilizzata per contratti e documenti importanti che contengono informazioni riservate. Un fornitore con elevati standard di sicurezza, come le tecnologie di crittografia e la conformità alle normative sulla protezione dei dati come il RGPD, era quindi un must.

Inoltre, la facilità d'uso era di grande importanza. Il fornitore doveva offrire una piattaforma intuitiva e facile da usare, in modo che i nostri dipendenti potessero iniziare subito a lavorare senza dover fare molta formazione. Anche la compatibilità con i nostri sistemi esistenti e la perfetta integrazione nei nostri flussi di lavoro erano un fattore importante.

Infine, ma non meno importante, anche il prezzo e la flessibilità dell'offerta hanno giocato un ruolo importante. Abbiamo cercato deliberatamente un fornitore europeo che offrisse strutture di costo trasparenti e soluzioni scalabili che potessero crescere con la nostra attività. Anche l'assistenza e il servizio clienti sono stati criteri importanti, per garantire che avremmo ricevuto rapidamente supporto in caso di domande o problemi.

L'area di applicazione principale è l'elaborazione dei contratti, soprattutto per i contratti con i fornitori e i servizi, i contratti di acquisto, gli NDA e gli accordi quadro, che spesso richiedono diverse firme.

Nella nostra azienda, una soluzione software deve soddisfare standard rigorosi in termini di sicurezza e conformità dei dati, per garantire la protezione delle informazioni sensibili. In primo luogo, ciò include la conformità al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (RGPD), per garantire che i dati personali siano trattati in modo sicuro e responsabile. Le tecnologie di crittografia, sia per la trasmissione che per l'archiviazione dei dati, sono essenziali per evitare accessi non autorizzati. Apprezziamo anche l'autenticazione a più fattori (MFA) e la gestione degli accessi per garantire che solo le persone autorizzate possano accedere ai nostri sistemi e ai nostri dati.

Ciò che ci piace particolarmente di sproof sign è la combinazione di elevata sicurezza e facilità d'uso, nonché l'interfaccia utente intuitiva, che consente ai nostri dipendenti di utilizzare rapidamente la piattaforma senza una grande formazione. L'integrazione nei nostri sistemi esistenti è avvenuta senza problemi e le opzioni di personalizzazione flessibile di sproof sign si adattano perfettamente ai nostri requisiti e flussi di lavoro specifici.