Flusso di lavoro per le firme elettroniche

È il momento! È tempo di adattare i processi aziendali per lavorare in modo più efficace e sicuro. Nel mondo degli affari, i flussi di lavoro digitali sempre migliori aiutano in questo senso. Esistono sempre più piattaforme e soluzioni che possono aiutare in tutto, dai processi assolutamente standard alle applicazioni speciali di nicchia. Uno di questi processi standard che può essere notevolmente migliorato grazie alle soluzioni digitali è l'ottenimento delle firme.

In questo articolo, spieghiamo cos'è un "flusso di lavoro di firma" digitale e in che modo lei, la sua azienda o la sua rete sarete aiutati se vi affiderete alla digitalizzazione sensibile per questo caso d'uso.

Analogico contro digitale: Come si ottengono le firme?

Naturalmente, c'è l'opzione "vecchia scuola": firmare con una penna su carta. Considerata isolatamente, anche questa non costa molto - soprattutto se è lei a firmare - e a volte sembra più "elegante" o addirittura più formale. Soprattutto se abbinata a un incontro fisico. Una firma autografa è comunque legalmente valida.

Una seconda occhiata rivela la "coda di topo": un processo molto complesso, laborioso e ad alta intensità di risorse (stampa, scansione, timbratura, invio, attesa di ritorno, ecc.) Ciò significa anche: rotture dei supporti che diluiscono il valore probatorio, archiviazione che richiede tempo e, infine, ma non meno importante: Ottenere o attendere un contratto firmato e restituito richiede molto tempo.

L'alternativa ormai nota: la firma digitale o elettronica: Tecnicamente parlando, si tratta di un metodo crittografico basato su algoritmi di crittografia asimmetrica. Consente di verificare l'autenticità del documento e l'identità del firmatario. Per saperne di più. Ciò che è tecnicamente complesso e altamente sicuro sullo sfondo, è nascosto in primo piano da un'interfaccia utente facile da usare. La firma digitale legalmente valida è in definitiva semplice come effettuare un bonifico bancario online.

Con una semplice firma elettronica o una didascalia di immagine, non è possibile rilevare la manomissione. In breve: solo una firma che può essere verificata da un servizio di verifica approvato pubblicamente può essere classificata come legalmente conforme. Piattaforme come sproof sign sono specializzate sia nella creazione di firme di altissimo livello che nella verifica integrata di qualsiasi documento.

Illimitato, semplice, digitale. Ottenere le firme con una piattaforma di firma elettronica (nel contesto aziendale).

Le piattaforme di firma consentono di mappare in modo più o meno completo i processi di firma digitale, noti anche come flussi di lavoro di firma. Questo è particolarmente importante quando si tratta di ottenere firme. sproof sign è specializzata al 100% nell'emissione e nell'ottenimento di firme ed eccelle in questi flussi di lavoro.

Ma cos'è un flusso di lavoro nel contesto della firma di documenti?

In generale, un flusso di lavoro è una sequenza strutturata di fasi di lavoro per raggiungere un obiettivo o un risultato specifico. Le singole fasi di lavoro, la loro sequenza, le responsabilità e le dipendenze sono definite per svolgere il lavoro in modo efficiente ed efficace.

Lo stesso vale per l'ottenimento delle firme. Un buon strumento di firma elettronica consente di mappare tutti i processi di approvazione possibili, per risparmiare tempo e risorse umane. Il tutto garantendo i più alti standard di sicurezza e conformità in azienda.

La potenza del flusso di lavoro: Ottenere firme digitali esterne in soli 5 passaggi

1) Aggiungere i contatti aziendaliOvviamente! Se voglio approvare un documento per la firma, il primo passo è conoscere i dettagli del contatto. Nella maggior parte dei casi, le richieste di firma vengono elaborate tramite l'indirizzo e-mail, in quanto l'indirizzo e-mail è già una buona base per l'autenticazione della controparte. Nel caso della firma elettronica avanzata (AES), la prova di identità è direttamente collegata all'indirizzo e-mail personale. Ciò significa che l'altra parte emette una firma digitale con lo stesso indirizzo e-mail utilizzato per la richiesta di firma.

Un vantaggio di una piattaforma di firma elettronica è la semplice gestione dei dati di contatto all'inizio della richiesta di firma. Di norma, i contatti più frequenti vengono suggeriti automaticamente durante i processi di raccolta e tutti i dati di contatto vengono inseriti automaticamente in un sistema di gestione dei contatti semplificato, dove possono essere visualizzati e modificati.

2) Definire lo standard di firmaComegià descritto in dettaglio, lo standard di firma è essenziale per quanto riguarda il valore probatorio desiderato di una firma richiesta. È importante sapere che lo standard di firma può essere definito per la controparte firmataria, ma non deve esserlo necessariamente. Ad esempio, se si tratta di un contratto di elevata importanza formale, si può assumere la firma elettronica qualificata o escludere tecnicamente altri tipi di firma. Se la controparte non ha la possibilità di firmare con una firma qualificata, uno strumento di firma elettronica la guiderà automaticamente nel processo di identificazione .