Le persone si fidano degli avvocati. Gli avvocati si fidano di sproof. Grazie all'integrazione in ADVOKAT - il software per studi legali leader in Austria - e alla partnership con l'editore tradizionale Linde, sempre più studi legali si affidano ai vantaggi di una piattaforma di firma digitale. Recentemente, Binder Grösswang, uno dei grandi studi legali austriaci, ha riposto la sua fiducia nella giovane azienda di Salisburgo.
1 Binder Grösswang firmato in digitale
"Nel nostro settore si tratta di impegno e fiducia. La firma digitale, nella classe di qualità più elevata, è diventata una forma comune per prendere decisioni vincolanti o per ottenerle digitalmente".
Dr. Christian Zwick | Partner
Binder Grösswang è uno degli studi legali leader in Austria da 60 anni, con uffici a Vienna e Innsbruck. Oltre 100 avvocati e un volume di transazioni di 50 miliardi di euro parlano da soli. Dopo la decisione di integrare una piattaforma di firma digitale, sproof è emerso come il preferito dopo una rigorosa fase di valutazione.
"È un onore molto speciale essere riusciti a convincere Binder Grösswang, uno studio legale affermato ma soprattutto innovativo, di sproof e a conquistare la loro fiducia", afferma il Dr. Fabian Knirsch, fondatore e CTO dell'azienda.
Binder Grösswang - in particolare il team attorno al Dr. Christian Zwick - firma digitalmente quando è legalmente possibile. "In linea di principio, firmiamo sempre quando la penna deve essere sostituita. In Austria, ciò significa quasi tutti i documenti, poiché il principio della libertà di forma si applica in base al diritto civile", afferma il Dr. Zwick.
Di conseguenza, la firma digitale viene utilizzata, tra gli altri, per questi documenti:
- Procure
- Contratti di vendita
- Accordi di non divulgazione
- Risoluzioni
sproof è una delle poche piattaforme di firma che consente la verifica delle firme digitali direttamente nello strumento.
2 motivi convincenti per cui gli avvocati si affidano alla firma digitale
La professione legale è sempre stata parte integrante di qualsiasi società funzionante. La fiducia e la buona comunicazione tra avvocati e clienti ne costituiscono la base. Può sembrare un po' dogmatico, ma l'industria legale non è certo un pioniere nell'avanzamento della digitalizzazione. Probabilmente perché le tecniche e i flussi di lavoro tradizionali, consolidati e collaudati da secoli, non vogliono essere sostituiti.
Tuttavia, anche il "settore legale" ha riconosciuto i punti di forza di una digitalizzazione significativa, per vari motivi. Che si tratti del fascicolo digitale, invece di archivi stracolmi, o anche della sperimentazione di varie applicazioni digitali "speech to text" che potrebbero alleggerire la segreteria in alcuni luoghi o addirittura sostituirla in futuro, per le molte pratiche.
In particolare, un'opportunità di digitalizzazione, che ha un grande potenziale anche per il settore legale, è in crescita: la firma digitale!
Dichiarazioni, risoluzioni e contratti: sono tutti documenti che devono essere firmati da una o più persone. Anche un solo documento che deve essere firmato da tre persone per via analogica comporta un dispendio di tempo totale di circa 45 minuti: Questo include la stampa in triplice copia, l'invio dei documenti per posta o il coordinamento di un appuntamento congiunto per le firme. Questo spreco di risorse è superfluo.
Nel settore privato, la firma digitale si è già affermata in Austria sotto forma di "firma del cellulare". Da diversi anni, molti cittadini austriaci utilizzano questo servizio governativo gratuito.
Tuttavia, "solo" la firma digitale da sola è solitamente insufficiente nell'ambiente commerciale. Mancano le possibilità tecniche, uno strumento o una piattaforma in grado di mappare i casi d'uso e i "percorsi di firma" specifici di un settore o di un'azienda. Un "cruscotto" comune associato offre una buona panoramica dei documenti importanti. Ciò richiede un'amministrazione centrale di tutti gli utenti e una gestione dei diritti e dei ruoli. Questo comporta anche molti vantaggi.
In molte aziende, indipendentemente dalle dimensioni o dal settore, una piattaforma di firma digitale è già parte integrante di molti flussi di lavoro standard. Questa tecnologia legalmente riconosciuta viene già utilizzata nel settore legale, nella fiscalità, nel settore finanziario, ma anche da grandi aziende internazionali con linee guida IT rigorose e nel settore pubblico.
3 Al posto di inchiostro e carta: crittografia e prova d'identità digitale.
La firma digitale è un elemento indispensabile della trasformazione digitale. Tuttavia, molti dubitano che la firma digitale sia legalmente valida e quindi conforme alla legge. Ma la firma digitale e la sua natura vincolante sono definite e regolamentate con precisione nell'Unione Europea. Nel 2006, il Regolamento eIDAS (UE) 910/2014 (Servizi di identificazione e autenticazione elettronica) ha stabilito le norme per l'Europa in merito al massimo livello di sicurezza e conformità delle firme digitali. Il regolamento disciplina il riconoscimento legale dei servizi elettronici di prova dell'identità e di autenticazione, rafforzando così in modo considerevole la fiducia nella comunicazione elettronica tra aziende e cittadini e facilitando i servizi transfrontalieri e i processi aziendali di ogni tipo.
Esistono tre standard di firma digitale che sono stati definiti con precisione in termini di validità legale nel Regolamento eIDAS: semplice, avanzata e qualificata.
Le firme sembrano quasi uguali in superficie, ma lo status della firma e la sua natura vincolante sono molto diversi. Solo la "firma elettronica qualificata", nota anche come QES, è legalmente paragonabile a una firma (cfr. § 4 (1) della Legge austriaca sulla firma e sui servizi fiduciari.
AES e QES consentono una firma digitale sicura.
A causa della massima conformità e sicurezza, per molti studi legali viene presa in considerazione solo la firma elettronica qualificata. Una firma digitale che equivale alla firma convenzionale su carta.
Ma come nasce l'alto livello di sicurezza da una prospettiva tecnica? Qual è l'alto valore probatorio della firma elettronica qualificata?
4 La firma qualificata: nessun mistero
Anche se i media specializzati cercano sempre di mettere la firma elettronica qualificata nella luce più complessa e tecnica possibile, noi di sproof ci siamo impegnati a svelare il presunto 'mistero' - in poche parole.
Come per molte altre transazioni elettroniche legali o bancarie, deve essere in grado di dimostrare la propria identità con una certezza del 100%. Questo viene fatto inizialmente attraverso una breve procedura di identificazione video (circa 10 minuti), in cui i suoi dati personali e anche i dati biometrici vengono controllati da un servizio approvato dallo Stato (Trust Service Provider).
Successivamente, potrà utilizzare un'applicazione per cellulare per verificare ulteriormente ogni firma digitale che appone. Oltre al suo indirizzo e-mail, di cui ha comunque bisogno per firmare e ottenere le firme, il suo cellulare è quindi il suo secondo fattore di sicurezza.
I documenti firmati stessi sono crittografati digitalmente con metodi crittografici. Solo i proprietari di un documento, o coloro che sono stati invitati a firmarlo, possono modificare il documento o semplicemente firmarlo. Ogni documento è dotato di una chiave crittografica unica in qualsiasi momento, impossibile da vedere per qualsiasi essere umano o computer. La validità e il valore probatorio del documento sono inoltre indipendenti dalla piattaforma di firma utilizzata, poiché la chiave crittografica (o "valore hash") è impressa nel file pdf stesso. Di conseguenza, anche la stampa e l'archiviazione fisica del documento sono inutili, poiché la tracciabilità scade quando il documento viene stampato.
Per verificare la validità di una firma elettronica e la conformità come descritto sopra, il documento firmato (digitale!) può essere verificato utilizzando i servizi di verifica delle firme nazionali, ad esempio tramite l'Autorità per le Garanzie nelle Comunicazioni dell'Austria: rtr.at Piattaforme come sproof, che come piattaforma stessa offre un servizio di verifica integrato.
In breve: la firma digitale qualificata è al 100% a prova di falsificazione e legalmente valida. Anche una firma fatta a mano è valida al 100% dal punto di vista legale, ma non è mai al 100% a prova di falsificazione.
5 Non ci vuole molto per iniziare con la Firma Digitale Qualificata
La firma digitale è tecnicamente impegnativa e richiede un particolare grado di responsabilità da parte del produttore - dopo tutto, le firme generate con essa offrono il massimo grado di vincolatività. Tuttavia, un ampio spettro di utenti, dagli avvocati alle segretarie ai clienti, deve essere in grado di lavorare con esse in modo semplice, rapido e intuitivo.
La complessità tecnica è completamente nascosta in sproof e viene creato un accesso semplice e a bassa soglia. Philipp Gernerth è responsabile dell'UI e dell'UX (User Interface and User Experience) di sproof.
"Stiamo sviluppando un prodotto moderno, tecnicamente molto sofisticato, che offre le massime garanzie di sicurezza e di impegno. Tuttavia, deve essere il più semplice possibile e intuitivo da usare. Altrimenti manchiamo l'obiettivo", spiega Philipp Gernerth, responsabile della UX (esperienza utente) e della UI (usabilità) di sproof.
Il Dr. Christian Zwick (Binder Grösswang) e Philipp Gernerth (sproof) durante un incontro a Vienna, presso la nuova sede di Vienna, 1° distretto. L'innovativo studio legale è sinonimo di apertura verso le giovani aziende. Uno scambio sui casi d'uso della firma digitale nel settore legale è proficuo per entrambe le parti.
(Binder Grösswang, Vienna 2022)
Dal punto di vista dell'utente, la firma elettronica qualificata significa essenzialmente quanto segue:
Lei ha un documento da firmare, disponibile come documento Word o PDF. Lo carica nel software di firma per firmarlo. Può trovare il software di firma all'indirizzo sign.sproof.io . Può iniziare in qualsiasi momento gratuitamente.
Una firma elettronica qualificata richiede un'identificazione unica. Ciò significa che deve identificarsi in una breve videochiamata ("Procedura di Video-Ident") e mostrare il suo passaporto o la sua carta d'identità (valida). Questa identificazione è necessaria solo una volta ed è poi valida per cinque anni o (se ciò avviene prima) fino alla scadenza del suo documento di identificazione.
Come parte del processo di identificazione, lei installa un'applicazione sul suo cellulare o in alternativa - se non può o non vuole installare l'applicazione - riceverà in seguito un codice unico via SMS.
Per firmare un documento, seleziona la posizione della sua firma digitale e, facoltativamente, carica un'immagine della sua firma autografa. A questo punto, autorizza la firma sul cellulare tramite l'applicazione o inserisce il codice una tantum ricevuto via SMS. L'immagine della sua firma non ha alcuna rilevanza legale, ma consente una rappresentazione comune e familiare della firma. La firma legalmente vincolante viene applicata in modo 'invisibile' sullo sfondo, in forma puramente digitale. Il documento è ora firmato digitalmente in modo legalmente valido. Con sproof, il documento viene anche convertito nel formato PDF/A comunemente utilizzato e richiesto dagli avvocati. Lei, i suoi clienti o il tribunale potete verificare la conformità del documento e della firma elettronica in qualsiasi momento, ad esempio presso il servizio di verifica statale della RTR.
6 Dati sensibili in mani sicure
Quando utilizza i servizi di firma digitale, la protezione dei dati svolge un ruolo particolarmente importante. Ciò è particolarmente importante nel caso dei cosiddetti "software cloud" (ossia, software che non devono essere installati, ma possono essere utilizzati direttamente tramite il browser web e Internet). Questo offre il vantaggio di essere immediatamente pronto all'uso, senza la necessità di un hardware proprio o di un progetto IT. Inoltre, è possibile accedere al software da qualsiasi luogo, anche da mobile. Il trasferimento dei dati è sempre crittografato con la tecnologia più recente e al massimo livello di sicurezza.
"Il cloud è attivo e funzionante fin dal primo giorno. È tutto assistito da sproof, è conforme alla protezione dei dati europea ed è quindi ideale anche per noi avvocati".
Dr. Christian ZwickBinder Grösswang
In termini di protezione dei dati, da un lato devono essere soddisfatti i requisiti legali in termini di RGPD, dall'altro deve essere garantito il massimo livello di sicurezza dal punto di vista della sicurezza informatica. Il fornitore di software di firma sproof, garantisce entrambe le cose memorizzando ed elaborando i dati esclusivamente in centri dati all'interno dell'Unione Europea ed evitando qualsiasi riferimento agli Stati Uniti. Un concetto di cancellazione che è parte integrante della soluzione e un contratto di elaborazione dei dati dell'ordine basato sul modello UE garantiscono inoltre il massimo standard di protezione dei dati dal punto di vista legale.
Conclusione
I vantaggi della firma digitale sono evidenti: è veloce, semplice e, soprattutto, sicura al 100%. Sempre più avvocati lo riconoscono e traggono vantaggio dalla firma digitale nel loro lavoro. Si tratta di una chiara tendenza che continuerà nei prossimi anni.
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