Qual è la firma elettronica qualificata in Europa (Aggiornamento 2024)

Che cos'è una firma elettronica qualificata?

La firma elettronica qualificata, spesso indicata come QES, è un tipo di firma elettronica equivalente alla firma autografa ai sensi del Regolamento eIDAS (Regolamento UE n. 910/2014).

Offre un modo legalmente valido e a prova di falsificazione per firmare documenti digitali oltre confine e garantire l'integrità e l'autenticità dell'identità del firmatario.

A differenza delle firme elettroniche semplici, che si basano su immagini o testo e possono essere facilmente falsificate, un QES è considerato a prova di manomissione. Viene emessa da un'autorità di certificazione qualificata e utilizza tecniche crittografiche per confermare l'identità del firmatario e proteggere il documento firmato da successive modifiche.

Si consiglia cautela. Soprattutto i contratti ad alto rischio di responsabilità o ad alto valore negoziale dovrebbero assolutamente essere firmati elettronicamente qualificati!

Nel 2021, un ordine effettuato da ÖBB con Stadler Rail per un importo stimato di 400 milioni di euro è stato dichiarato non valido dal Tribunale amministrativo federale. Il motivo. La firma non era qualificata ai sensi del regolamento eIDAS e quindi non era legalmente valida. Il caso più spettacolare fino ad oggi.

Come funziona la firma elettronica qualificata?

La firma elettronica qualificata funziona essenzialmente come un sigillo di approvazione digitale.

Quando un documento viene firmato elettronicamente con una QES, viene creata un'impronta digitale unica al 100% e a prova di manomissione sia del documento che di lei come firmatario:in.

Questa impronta digitale viene allegata al documento in forma crittografata insieme agli altri dati.

Qualsiasi manomissione del documento dopo la firma comporterà una firma non valida.

Ma non si preoccupi: la crittografia tecnica funziona in modo invisibile per lei, in background.

Vuole sapere in dettaglio come funziona tecnicamente una firma elettronica qualificata? Allora le consigliamo il nostro articolo: Come funziona la firma elettronica qualificata?

Come funziona la firma elettronica qualificata nell'applicazione?

**Fase 1: identificazione con un fornitore di servizi fiduciari (se non è ancora disponibile un eID):**con molte piattaforme di firma (come sproof sign), l'identificazione per la QES è inclusa nell'offerta di servizi.

**Passo 2: applicare la carta di firma digitale al documento da firmare:**caricare il documento da firmare e abbinare la carta di firma digitale.

**Fase 3: Autenticazione:**rilasci la firma qualificata con il suo secondo fattore di conferma. Questo spesso funziona con un'app aggiuntiva, o con un SMS tan. Potrebbe avere familiarità con questo metodo grazie all'online banking.

Come ottenere una firma elettronica qualificata? La sua identificazione in pochi minuti.

Qualsiasi persona fisica può ottenere facilmente una firma elettronica qualificata identificandosi presso un ente riconosciuto dallo Stato. In questo modo, viene creata la sua cosiddetta identità digitale, chiamata anche eID o eIdentity.

Nel processo, i suoi dati biometrici e personali sono collegati in modo univoco alla sua persona.

Con una piattaforma di firma come sproof sign, l'identificazione può avvenire direttamente tramite videochiamata e richiede circa 10 minuti. Viene eseguita da personale qualificato. Ha bisogno solo della sua

Riceve la sua chiave digitale, che potrà utilizzare d'ora in poi per eseguire importanti processi digitali, come la firma elettronica dei documenti.

Si protegge dall'abuso di identità e dal furto di identità su Internet!

Molti cittadini tedeschi hanno già un'identificazione con D-Trust e molti cittadini austriaci hanno una firma sul cellulare o ID-Austria. Con sproof sign, le identificazioni esistenti possono essere utilizzate direttamente per QES.

L'Europa ha un grande interesse nell'abilitare i processi aziendali in modo trasversale attraverso un'identità digitale sicura. Per questo motivo esistono molti fornitori di servizi fiduciari, governativi e non governativi. Per saperne di più, consulti questo studio fondamentale .

sproof sign ha già integrato direttamente molti dei più importanti fornitori europei di e-ID grazie ad un'interfaccia speciale. Può trovare una panoramica qui →

Basi legali della firma elettronica qualificata

Le firme elettroniche qualificate sono regolamentate in tutta Europa dal Regolamento eIDAS (n. 910/2014), che fornisce un quadro giuridico standardizzato in tutta l'Unione Europea.

Questo regolamento assicura l'interoperabilità delle firme elettroniche e ne garantisce il riconoscimento legale.

Come già detto, QES utilizza misure avanzate di crittografia e autenticazione per garantire l'integrità e la riservatezza dei documenti firmati.

QES come alternativa ad altri standard di firma digitale.

In Europa, viene fatta una distinzione di base tra tre standard validi per le firme elettroniche.

Le firme elettroniche (QES, AES ed EES) hanno una validità legale diversa a seconda del tipo di contratto e della legge.

L'EES è utilizzato per i rischi bassi ed è adatto ai documenti senza forma. Dal punto di vista legale, questa forma non è vincolante.

L'AES si applica ai contratti senza forma, come i contratti di affitto o di acquisto.

La firma elettronica qualificata (QES) rafforza i contratti e soddisfa i requisiti di forma scritta, ad esempio per i contratti di credito o di lavoro con una clausola di concorrenza.

Quando è richiesta la firma elettronica qualificata?

In linea di principio, la firma elettronica qualificata è sempre richiesta quando:

**1. la legge nazionale richiede la forma scritta:**la firma elettronica qualificata offre la possibilità di sostituire completamente la firma autografa.

**2. esistono rischi operativi o commerciali:**oltre ai requisiti legali, la decisione a favore di un particolare standard di firma digitale dipende da una valutazione individuale dei possibili rischi, che a sua volta viene effettuata in base a considerazioni di responsabilità e all'ambito del contratto.

**1A. Rischio moderato + libertà dalla forma:**in linea di principio, decida lei stesso quale standard di firma elettronica utilizzare per firmare se un contratto è conforme alla "libertà dalla forma". Consigliamo sempre di firmare almeno con la firma elettronica avanzata (AES) per ottenere un buon livello medio di sicurezza e di vincolatività. Il contratto è quindi legalmente firmato.

1B: Alto rischio + libertà di forma: Attenzione: Può firmare il contratto praticamente in qualsiasi modo, ma per i contratti ad alto rischio di responsabilità raccomandiamo la firma elettronica qualificata! Solo la QES è equiparata alla firma autografa dalla legge europea.

**2: Forma scritta:**per alcuni contratti, la QES è richiesta dalla legge e non c'è margine di manovra per quanto riguarda lo standard di firma elettronica che può scegliere.

3: Firma elettronica esclusa: Una rarità: ci sono pochissimi contratti per i quali è ancora necessario firmare a mano per legge. Anche in questo caso, il QES non può essere utilizzato. La nostra opinione: È solo questione di tempo prima che le leggi vengano adattate in modo tale che, nell'interesse dell'ambiente e dell'economia, tutti i documenti possano essere firmati elettronicamente senza eccezioni.

Abbiamo riassunto in dettaglio i requisiti legali e le condizioni quadro in questo articolo .

Per quali settori è adatta la QES?

La firma elettronica qualificata è un requisito fondamentale per alcuni settori, come l'industria legale e fiscale, la pubblica amministrazione o il settore bancario e finanziario, ma anche l'industria sanitaria, per la necessaria vincolatività delle decisioni prese.

Ecco alcuni noti clienti di sproof sign con i più alti requisiti di sicurezza e conformità che parlano dei loro casi d'uso con la firma qualificata:

Bank Gutmann (settore bancario) Binder Grösswang (studio legale) Kyocera (azienda) Agenzia federale di contabilità (pubblica amministrazione) Teleclinic (sanità).

Come si riconosce una firma elettronica qualificata? Verificabilità e verifica.

Esistono diversi modi per verificare la validità delle firme applicate (la sua ma anche quelle delle firme ottenute).

1. verificare la validità del QES direttamente con lo strumento di firma elettronica.

Con alcune piattaforme, come sproof sign, la verifica della firma è direttamente integrata. Ciò consente di verificare direttamente i seguenti criteri di qualità di una firma elettronica qualificata. Qui può vedere come convalidare le firme elettroniche direttamente in sproof sign.

Certificato di un fornitore di servizi fiduciari: La firma si basa su un certificato emesso da un fornitore di servizi fiduciari riconosciuto. Questo certificato conferma l'identità del firmatario e la validità della firma.

Sigillo di verifica e marca temporale: La firma è spesso accompagnata da un sigillo di verifica che contiene ulteriori informazioni sulla firma. Un timbro indica quando la firma è stata creata.

Caratteri visibili: In alcuni casi, la firma elettronica qualificata può essere indicata visivamente nel documento, ad esempio tramite un campo speciale per la firma.

Riferimento alle normative legali: Nel documento o nella comunicazione di accompagnamento, si fa riferimento al riconoscimento legale della firma elettronica qualificata secondo le leggi e i regolamenti pertinenti.

2. controllare QES in Acrobat Reader

3. Test del QES presso RTR

Vantaggi della firma qualificata per le aziende europee

Integrare la firma elettronica qualificata nei suoi processi aziendali è facile. Le piattaforme di firma facili da usare e provenienti da un'unica fonte sono specializzate sia nella creazione che nella gestione delle firme digitali. Può firmare in modo sicuro contratti interni ed esterni online e condividerli con clienti, partner e autorità di regolamentazione.

1. maggiore sicurezza: QES offre un elevato livello di sicurezza e riduce al minimo il rischio di falsificazione o di accesso non autorizzato.

2. legalmente vincolante: i documenti firmati con un QES hanno lo stesso status giuridico delle loro controparti cartacee e sono quindi vincolanti.

3. risparmio di tempo e di costi: dica addio alla stampa, alla scansione e alla spedizione dei documenti. Il QES accelera i processi e riduce i costi operativi.

4. impatto ambientale: L'introduzione di QES contribuisce a un'operazione senza carta e riduce la sua impronta ecologica. Secondo un recente studio non pubblicato di Swisscom Trust Services AG , la firma digitale genera solo 0,001 kg di CO2 per contratto. Rispetto alla firma umida (0,087 kg di CO2 per contratto), le emissioni totali dannose per il clima possono essere ridotte di 50 volte.

5. riconoscimento globale: Il QES è riconosciuto in tutta l'Unione Europea e in molti altri Paesi, il che semplifica le transazioni transfrontaliere.

5 domande cruciali nella scelta di una piattaforma di firma (QES)

Le piattaforme di firma elettronica europee si sono specializzate soprattutto nelle firme elettroniche qualificate. Per una maggiore vincolatività e sicurezza nelle decisioni critiche nell'area legale europea.

I responsabili della sua azienda dovrebbero porsi queste domande quando si tratta di introdurre la firma elettronica qualificata.

1. L'identificazione QES è inclusa nella licenza?

Un'opzione di identificazione semplice assicura un inizio senza problemi con la firma qualificata. sproof sign collabora con partner affidabili e offre la propria firma elettronica qualificata direttamente nell'applicazione.

Il fornitore di eID è profondamente integrato, consentendo molte importanti funzionalità, come la firma legalmente valida di più documenti con pochi clic (firma batch).

2. Sono integrati altri provider di eID?

Quando un documento sensibile deve essere qualificato dai partner commerciali, è un enorme risparmio di tempo poter disporre di identificatori esistenti presso fornitori di servizi fiduciari come ID Austria, D-Trust o QES di Swisscom, direttamente disponibili per la selezione.

3. I membri del team possono essere equipaggiati opzionalmente con QES?

Dovrebbe essere possibile per l'amministratore di un piano dotare i membri del team di un'identificazione e di una firma elettronica qualificata, come richiesto. sproof sign è particolarmente flessibile in questo caso e la gestione dei diritti è possibile direttamente nella piattaforma.

4. La verifica delle firme di QES è direttamente integrata?

Risparmia molto tempo se lei e i membri del suo piano potete verificare direttamente la validità legale delle firme emesse e ottenute.

5. È possibile scaricare un rapporto di audit?

Una volta completato il processo di firma e approvazione, un rapporto di audit consente la massima trasparenza.

Conclusione: È arrivato il momento. Firmi i suoi documenti legalmente con la firma elettronica qualificata.

In un mondo dominato dalla digitalizzazione, la firma elettronica qualificata è un segno di progresso tecnologico e di innovazione legale.

Mentre intraprende il suo viaggio nel mondo della firma elettronica qualificata, ricordi che l'adozione di questa tecnologia trasformativa non è solo un passo verso l'efficienza, ma anche un impegno verso un futuro più sostenibile e rispettoso dell'ambiente.