Il massimo nel settore alberghiero e della ristorazione: Insegne Hogast con insegna Sproof.

Sigmond: "Per noi come azienda, due aspetti sono stati decisivi nella scelta di una soluzione di firma digitale. Uno di questi è stata la pandemia di Corona, perché il lavoro a tempo ridotto e gli uffici a domicilio ci hanno inevitabilmente costretti a ripensarci, perché senza un nuovo sistema digitale non saremmo più stati in grado di firmare contratti, fatture e ordini.

Il secondo aspetto, che sono certa fosse già da tempo un argomento di discussione con la direzione, è che come azienda abbiamo posto un focus parallelo sulla digitalizzazione e sulla sostenibilità per noi stessi.

Grazie a questa attenzione, abbiamo deciso di firmare tutto digitalmente e di eliminare tutte le fatture e i contratti cartacei".

Sigmond: "Fondamentalmente, siamo il collegamento tra i nostri fornitori e i clienti o i soci. Ma questo significa anche che tutte le fatture e gli ordini passano attraverso HOGAST e che, in alcuni casi, dobbiamo anche firmarli e controfirmarli. Si può pensare alla catena di firma come a un triangolo tra fornitore, socio e HOGAST.

Un esempio in cui la firma digitale viene utilizzata e aiuta totalmente è l'ammissione di nuovi fornitori. Ci sono contratti che devono essere firmati in qualche modo. Prima di decidere di utilizzare una soluzione di firma elettronica, dovevamo inviare tutto in forma cartacea per posta e aspettare. Poiché l'intera azienda è in realtà composta da quattro società, in questa applicazione il partner di consegna deve firmare una volta e HOGAST quattro volte. Potrebbero volerci due o tre settimane prima che tutto arrivi alla nostra azienda. Con la soluzione digitale di sproof sign, tutto avviene molto più velocemente.

Ma utilizziamo la firma elettronica anche quando riceviamo le consegne. Perché tutte le conferme d'ordine superiori a 7.500 euro devono essere controfirmate da noi, dopo che il cliente e il fornitore hanno già firmato. Si tratta di un problema di responsabilità! Infatti, HOGAST è responsabile anche per i suoi clienti, se questi falliscono o diventano insolventi. Quindi paghiamo le fatture per i nostri soci, ma solo se la conferma d'ordine o l'ordine sono stati controfirmati da noi in precedenza. Questo è un aspetto molto importante per i nostri soci e fornitori".

Sigmond: "La protezione dei dati è solo un tema attuale e nel frattempo è semplicemente un requisito di base. In questo caso, tutto deve essere corretto. Per noi, tuttavia, era importante anche la facilità d'uso, che il software sia facile da usare e che permetta di risparmiare tempo".

Sigmond: "Ciò che ci piace particolarmente di sproof sign è la sua facilità d'uso. Non solo si trovano rapidamente i documenti caricati, ma grazie alla nuova funzione, si può anche specificare in quale punto del documento è necessario firmare. Questo ci fa capire che c'è sempre qualcosa che accade in sproof sign, cioè che stiamo lavorando su estensioni e aggiornamenti, il che è molto importante per noi. Ma anche se da parte nostra sorge una domanda sul tema della firma elettronica o su una nuova funzione, abbiamo sempre un supporto eccellente e veloce, al quale possiamo rivolgerci".

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Sigmond: "Per il futuro, vorremmo vedere il segno sproof incorporato in sistemi di terze parti. Naturalmente, anche un'applicazione propria sarebbe interessante. Al momento, dopotutto, si tratta ancora di una piattaforma basata sul web, dove il caricamento di grandi quantità di dati può richiedere un po' di tempo.

La cosa bella di sproof sign, tuttavia, è che grazie al nostro stretto contatto, sappiamo già di essere nel posto giusto con sproof. Perché anche se qualcosa non va bene, lavoreranno su un ulteriore sviluppo e integreranno le nuove funzionalità nel software. Ecco perché raccomandiamo sproof ai nostri 7.000 clienti con la coscienza pulita".