Oggi la sostenibilità non è solo una tendenza, ma una componente fondamentale della strategia aziendale. L’Unione Europea ha definito un quadro chiaro con gli European Sustainability Reporting Standards (ESRS), che si applicheranno a partire dal 2024. Ciò include l’obbligo di rendicontazione ESG, in base al quale le aziende devono riferire regolarmente sul tema della sostenibilità all’interno della propria organizzazione. Questi rapporti coprono gli aspetti ambientali, sociali e di governance (ESG) e mirano ad aumentare la trasparenza sull’impatto non finanziario dell’azienda. L’obiettivo è fornire agli stakeholder – tra cui investitori, clienti e pubblico – informazioni complete sulle pratiche di sostenibilità e sulla responsabilità sociale dell’azienda.

Ritratto

HOGAST è una cooperativa di acquisto leader nel settore alberghiero e della ristorazione, fondata oltre 45 anni fa. Il suo obiettivo principale è quello di creare vantaggi di prezzo raggruppando i volumi all’interno dell’organizzazione e di sollevare le aziende da compiti di routine. Oltre all’acquisto completo di beni, HOGAST si occupa anche di elettricità, carburante, telefonia e altri servizi, per offrire alle oltre 3.200 aziende associate in Austria le migliori condizioni e processi ottimizzati.

HOGAST è la più grande azienda del suo genere in Austria, con un fatturato di 415 milioni di euro. La filiale di Monaco di Baviera è responsabile del servizio nella Germania meridionale. Oltre a HOGAST, il Gruppo 1HOGAST comprende anche HOTEL GASTRO POOL per le piccole imprese alberghiere e di ristorazione e HANDOVER, che si occupa di strutture nel settore sociale.

Sebbene organizzazioni come HOGAST non siano direttamente soggette ai requisiti di rendicontazione ESG, sono comunque dei pionieri nel dimostrare come l’azione sostenibile possa apparire nella pratica. La decisione di HOGAST di passare alla firma digitale con sproof sign è un esempio impressionante di come le aziende possano utilizzare le innovazioni tecnologiche per ridurre la loro impronta ambientale e aumentare allo stesso tempo la loro efficienza finanziaria.

Peter Sigmond, Senior Goods Manager, ha dichiarato in un’intervista: “Per noi come azienda, due aspetti sono stati decisivi nella scelta di una soluzione di firma digitale. Uno di questi è stata la pandemia di coronavirus, perché l’orario ridotto e il lavoro da casa ci hanno costretto a ripensare il nostro approccio, in quanto non saremmo più stati in grado di firmare contratti, fatture e ordini senza un nuovo sistema digitale.

Il secondo aspetto, che sicuramente è stato oggetto di discussione con il management per qualche tempo, è che come azienda abbiamo posto un’attenzione parallela alla digitalizzazione e alla sostenibilità. Con l’attenzione a questo aspetto, abbiamo finalmente raggiunto il punto in cui abbiamo deciso di firmare tutto in digitale e in cui è possibile fare a meno di tutte le fatture e i contratti cartacei”.

Ritorno sull’investimento e sostenibilità

Questa decisione ha dato i suoi frutti dopo sole 18 settimane. L’implementazione di sproof sign come soluzione di firma all-in-one ha portato a una notevole riduzione e snellimento del lavoro amministrativo presso HOGAST. L’accelerazione dei processi di approvazione e la riduzione dei tempi di attesa non solo hanno ottimizzato i processi aziendali, ma hanno anche contribuito in modo significativo al risparmio dei costi.

Questi risparmi possono essere quantificati sia in termini finanziari che ambientali: Il tempo medio risparmiato per ogni flusso di lavoro di firma digitalizzata all’interno e all’esterno, la retribuzione oraria lorda di quei lavoratori che non devono lottare con la preparazione e la gestione dei processi contrattuali analogici, il risparmio sui costi per ogni foglio A4 risparmiato, le emissioni di CO2 risparmiate e il consumo di energia. Va notato che alcuni fattori che potrebbero influenzare l’effettivo valore aggiunto non sono stati inclusi nei calcoli, come ad esempio i viaggi di lavoro, i costi di stoccaggio e archiviazione, i costi per la tecnologia di stampa e scansione e gli svantaggi finanziari dovuti ai lunghi tempi di attesa per la conclusione dei contratti.

La combinazione di benefici economici ed ecologici ha reso lo sproof sign un investimento di valore strategico.

HOGAST è solo una delle tante aziende che hanno beneficiato dell’implementazione di sproof sign nei processi operativi esistenti. Ma quali sono esattamente i casi d’uso della firma digitale? Sigmond spiega: “Fondamentalmente, siamo il collegamento tra i nostri clienti o membri e i fornitori. Tuttavia, questo significa anche che tutte le fatture e gli ordini passano attraverso HOGAST e in alcuni casi dobbiamo firmarli e controfirmarli. Si può immaginare la catena di firme come un triangolo tra il fornitore, i singoli membri e HOGAST.

Un esempio in cui la firma digitale è utilizzata e utile è quando si aggiungono nuovi fornitori. Ci sono anche contratti che devono essere firmati. Prima di optare per una soluzione di firma elettronica, dovevamo inviare tutto in forma cartacea per posta e aspettare. Poiché l’intera azienda è composta da quattro società, in questo caso d’uso il partner di fornitura deve firmare una volta e HOGAST quattro volte. Potevano volerci due o tre settimane prima che tutto arrivasse alla nostra sede. Con la soluzione digitale di sproof sign i tempi sono molto più brevi.

Ma utilizziamo la firma elettronica anche per la registrazione delle consegne. Questo perché tutte le conferme d’ordine superiori a 7.500 euro devono essere controfirmate da noi dopo che il cliente e il fornitore hanno già firmato. È una questione di responsabilità! HOGAST è responsabile anche per i propri clienti in caso di fallimento o insolvenza. Paghiamo quindi le fatture per i nostri soci, ma solo se la conferma d’ordine o l’ordine sono stati preventivamente controfirmati da noi. Questo è un aspetto davvero importante per i nostri soci e fornitori”.

Efficienza e sostenibilità nel futuro grazie allo sproof sign

Utilizzando la sola firma digitale, HOGAST risparmia in media 10 minuti per ogni flusso di lavoro di firma esterna senza sforzo logistico e fino a 20 minuti per i flussi di lavoro con sforzo logistico. Inoltre, l’azienda può ridurre le emissioni di CO2 per foglio A4 di 0,008 kg e il consumo di energia per foglio di 0,0648 kWh. Ma anche 0,14 euro per foglio per i costi di stampa e di approvvigionamento sono stati completamente eliminati da quando si lavora con sproof.

Con il calcolatore del ROI di sproof integrato nel sito web, le aziende soggette all’ESRS possono ora calcolare anche i loro potenziali risparmi, aumentando così l’efficienza dei propri processi aziendali e portando avanti i propri obiettivi di sostenibilità. L’esperienza di HOGAST dimostra chiaramente che la firma digitale non è solo un’innovazione tecnologica, ma può anche dare un contributo decisivo a un futuro più sostenibile.