Još uvijek postoji zabuna: različiti, često vrlo slični pojmovi kao što su pisani oblik, pisanje, sloboda oblika, rukopis uzrokuju zabunu kada je u pitanju rukovanje ugovorima. Iz tog razloga, nažalost, olovka, papir i glomazne poštanske rute još uvijek se često koriste kada se ima što potpisati.
U ovom članku objašnjavamo za koje slučajeve upotrebe digitalni potpis je 100% pravno valjan i može se zajamčiti najveća dokazna vrijednost i sljedivost. Mali “spojler”: Postoji samo vrlo malo iznimnih slučajeva u kojima elektronički potpis nije dopušten. Inače, postupak digitalnog potpisa u svakom slučaju “nadmašuje” analogni potpis zbog svoje tehničke nefalsificiranosti i najveće dokazne vrijednosti.
Ukratko
Samo je vrlo mali broj oblika ugovora isključen iz elektroničkog potpisa nacionalnim pravom.
… Svi ostali ugovori mogu se digitalno potpisati na pravno valjan način. U tu svrhu regulirana su 3 standarda u Uredbi eIDAS koja vrijedi u cijeloj Europi .
Većina ugovora podliježe slobodi oblika. Ugovorne strane mogu same odabrati standard (digitalnog) potpisa.
Ako nacionalni zakoni zahtijevaju pisani oblik, kvalificirani elektronički potpis može zamijeniti vlastoručni potpis 100%.
Osim pravnog okvira, odabir standarda za digitalni potpis ovisi o pojedinačnoj procjeni neobveznih rizika ovisno o riziku odgovornosti i obujmu ugovora.
Koja je funkcija ugovora?
U osnovi, očito je: potpisivanjem ugovora sve uključene strane pristaju na uvjete i obveze navedene u ugovoru. Sklapanjem ugovora osigurava se da sve ugovorne strane ispunjavaju svoje obveze i da su njihova prava i interesi zaštićeni. Osim toga, potpisani dokument može poslužiti kao dokaz u slučaju sukoba i pomoći da se čvrsto održi na sudu. Najučinkovitiji način potpisivanja ugovora je digitalno.
Bilo analogno ili digitalno: Što znači sloboda oblika u ugovorima?
U europskim zemljama ugovori općenito vrijede bez propisanog obrasca. Stoga ne postoje propisi o načinu na koji se ugovori moraju potpisivati. Na primjer, dopušten je elektronički, pisani ili čak usmeni oblik (usp. § 883 ABG). U konačnici, same ugovorne strane mogu se dogovoriti o određenoj vrsti potpisa.
“U Austriji, a također i u Njemačkoj, načelo slobode oblika vrijedi u građanskom pravu. Prema tome, digitalni potpis u mnogim slučajevima već zamjenjuje olovku na papiru.”
Dr. Christian Zwick
Binder Grösswang Odvjetnici u odvjetništvu GmbH
Za neformalne ugovore ne postoje zakonski zahtjevi o načinu potpisivanja, ali savjetuje se oprez u mnoge poslovne svrhe! Bilo bi pogrešno potpisivati važne sporazume koji ne podliježu formalnim zahtjevima s niskim standardom elektroničkog potpisa. Ako postoje ugovori s visokim iznosima pregovora ili visokim rizikom odgovornosti, bitno je osloniti se na visoki standard digitalnog potpisa.
Neki ugovori po zakonu zahtijevaju pisani oblik
U određenim vrstama ugovora zaštita jedne od ugovornih strana od posebne je važnosti, zbog čega je zakonom propisan pisani oblik. Pravno se to naziva pisanim oblikom. Kako bi se postupilo u skladu s pisanim ili pisanim oblikom, zakonom je potreban vlastoručni potpis obiju ugovornih strana. U Austriji je pisani oblik reguliran u § 886 ABGB, u Njemačkoj u § 126 (1) BGB.
Evo dobre vijesti usidrene u zakonu: Prema § 126a BGB (DE), zakonom propisani pisani oblik može se zamijeniti elektroničkim obrascem, osim ako zakonom nije drugačije određeno. Općenito, Uredbom eIDAS, koja je na snazi u cijeloj Europi, od 2016. uređuju se tehnički i sadržajni zahtjevi za e-potpise, čime se nadilaze nacionalni zakoni.
Ako je “pisani oblik” definitivno potreban, kvalificirani elektronički potpis (QES) može se koristiti za zakonski usklađeno potpisivanje.
Stoga je važno razumjeti da pojmovi “pisani oblik” ili “pisanje”, koji podrazumijevaju rukopis i papir, ni na koji način ne isključuju digitalne metode. Digitalni potpis može biti 100% ekvivalentan “rukopisu”.
Wills & Co. U rijetkim slučajevima dovoljan je samo “mokri potpis”
Za sklapanje ugovora i potpisivanje dokumenata potrebno je rukopisni potpis u pisanom obliku samo ako je to izričito (!) propisano zakonskom odredbom ili ugovornim aranžmanom između stranaka.
Uz neke dokumente nasljednog prava kao što su oporuka (ona mora biti čak i rukom napisana) i neki drugi javnobilježnički akti, postoje neki istaknuti primjeri vrsta dokumenata, posebno u ljudskim resursima, koji se mogu potpisati samo rukom.
Primjer je prestanak radnog odnosa ugovorom o raskidu ili raskidu § 623 BGB na njemačkom (!) Desno. Nijedan oblik e-potpisa ne može zamijeniti pisani oblik; jer je elektronički oblik izričito isključen zakonom prema § 623 BGB.
U mnogim medijima nedavno se kontroverzno raspravljalo o velikom koraku unatrag u njemačkoj politici digitalizacije. Od 1995. godine Nachweisgesetz (NachwG) zahtijeva od poslodavaca u Njemačkoj da u pisanom obliku zabilježe najvažnije ugovorne uvjete i predaju ih zaposleniku na potpis: Evidencija bitnih radnih uvjeta (§2 NachwG). Iako Direktiva EU (Uredba eIDAS) dopušta elektronički prijenos, u Njemačkoj nije dopušteno dokazivanje bitnih uvjeta ugovora u elektroničkom obliku. Čak ni kvalificirani elektronički potpis ne ispunjava zahtjeve Zakona o verifikaciji.
Naša osobna procjena: Bit će samo pitanje vremena kada će i potrebne ofenzive digitalizacije, posebno u ljudskim resursima, imati pozitivan utjecaj na zakonodavstvo i da će Zakon o verifikaciji vrlo brzo ponovno biti prilagođen.
Osim toga, čak i za ovaj poseban slučaj već postoje “zaobilazna rješenja” kako bi se što je više moguće ograničila količina papira i potrebno vrijeme te kako bi se medijski poremećaji sveli na minimum. To funkcionira, na primjer, zahvaljujući dodatnim fontovima, koji su potpisani analogno u skladu sa zakonom, ali digitalnom kopijom i dalje se centralno upravlja i pohranjuje u digitalnu arhivu.
Bez rizika: Potpisivanje digitalno i u skladu s potrebnim zahtjevima za obrazac
Bez obzira na to je li analogni ili digitalni, nacionalnim zakonodavstvom prvenstveno se uređuje podliježe li i na koji način ugovor formalnom zahtjevu. Nakon što steknete uvid u to i odlučite se za digitalni put koji štedi vrijeme, Uredba eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) primjenjuje se kao valjani okvir u svim državama članicama EU/EEZ-a. Taj pravni okvir trebao je potaknuti digitalnu transformaciju u cijeloj Europi, omogućiti poslovne procese bez medijskog diskontinuiteta i omogućiti sigurne elektroničke procese između 28 pojedinačnih tržišta.
Veliki dio eIDAS-a regulira teme sigurnog digitalnog identiteta i sigurnog elektroničkog potpisa. Ako, kao što je gore navedeno, elektronički potpis nije definitivno isključen nacionalnim zakonima, ugovori se mogu potpisivati u skladu sa smjernicama eIDAS-a. Uredbom se u osnovi razlikuju tri vrste elektroničkih potpisa: jednostavni, napredni i kvalificirani.
Važno je da svi vlasnici tvrtki dobiju dobar pregled ugovornih procesa u tvrtki kako bi odlučili koji je standard potpisivanja pravi za koji ugovorni proces.
Za detalje preporučujemo da pročitate naš pregledni članak o standardima potpisa. U kombinaciji s ovim člankom moći ćete odlučiti koji od svojih ugovora trebate potpisati s kojim standardom.
Evo uobičajenog praktičnog primjera za pravno nevaljani potpis:
Primjer e-maila: Odluke koje se izvršavaju kao tekst u e-mailu podliježu pisanom obliku kako bi stekle pravnu valjanost. To znači da se mora priložiti pisani potpis svih uključenih strana. Ovdje je često slučaj da nema dovoljno digitalnog potpisivanja. Sljedeći postupci nisu pravno valjani:
- Ispis, potpisivanje, ponovno skeniranje, slanje (diskontinuitet medija)
- Postavljanje slike potpisa na dokument e-pošte (jednostavni elektronički potpis)
Samo kvalificirani elektronički potpis bio bi pravno valjana metoda u ovom slučaju.
Rezultat
Unatoč svim ofenzivama digitalizacije i novim metodama sklapanja poslova bez papira, uvjereni smo da će potpis uvijek biti bitan dio odluka i suglasnosti svih vrsta. Sukladno tome, preduvjet je, posebno u profesionalnom sektoru, znati da su sigurnost i sukladnost zajamčeni.
Ovdje postaje očita snaga platformi za digitalni potpis kao što je sproof sign: tehnički složeni procesi obrađuju se u pozadini. Na primjer, za kvalificirani elektronički potpis trebate se identificirati samo jednom. Platforma će vas voditi kroz 10-minutni proces.
Excursus: Koja je funkcija potpisa?*
Potpisivanjem dokumenta ispunjena je funkcija ovjekovječenja koja osigurava da je deklaracija trajno i čitljivo dokumentirana i da se kasnije može ponovno pregledati.
Funkcija identiteta i provjere sastoji se u činjenici da se osobni potpis imena može koristiti za uspostavljanje veze s osobom potpisnika. Ta se veza može provjeriti usporedbom potpisa.
Funkcija je potvrde o vjerodostojnosti osigurati potpisom da izjava potječe od osobe koja je potpisuje i da se to može obvezujuće utvrditi i kasnije.
Vlastoručni potpis ispunjava funkciju dokazivanja . Potpisani dokument može poslužiti kao dokaz o sadržaju izjave i tko ju je dao. Ne mogu pokrenuti funkciju dokaza jer nisam matematički program.
Funkcija upozorenja vlastoručnog potpisa je da ukazuje na pravno obvezujuću i osobnu odgovornost izjave. Potpisnik je tako zaštićen od nepromišljenih izjava.
Funkcija zatvaranja obavlja se vlastoručnim potpisom, čime se izjava prostorno završava. Važno je napomenuti da je valjan samo dio izjave koji prethodi potpisu i ne sadrži nikakve naknadne dodatke ili promjene. Izjava se također može razlikovati od nacrta potpisivanjem.
Korištenjem funkcije kontrole treće strane mogu jednostavno provjeriti sadržaj dokumenta ili dokumenta, što je olakšano izdavanjem odgovarajućih formalnih zahtjeva.
*Izvori:
Digitalizacija potpisa – WhitePaper
Diplomski rad Krämer
