Dans le secteur de l’énergie, qui joue un rôle central dans l’approvisionnement de base de la population, l’efficacité et la sécurité sont des facteurs décisifs. Chaque jour, les contrats y sont traités selon des processus complexes qui affectent à la fois les processus internes et la coopération avec les partenaires, les fournisseurs et les clients. Qu’il s’agisse de contrats de fourniture d’électricité, d’accords de raccordement au réseau ou d’accords de coopération, presque tous les processus commerciaux nécessitent la signature de documents.

Une partie essentielle de ces processus est la signature de contrats et d’autres documents – une tâche qui prend souvent du temps et des ressources, mais qui est cruciale pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Dans ce blog, nous vous montrerons comment la signature numérique est utilisée pour les contrats dans le secteur de l’énergie – avec un exemple pratique d’Innsbrucker Kommunalbetriebe AG (IKB).

Les signatures traditionnelles à la main atteignent de plus en plus leurs limites dans le secteur de l’énergie.

Sans signature électronique, les organisations sont confrontées à un certain nombre de défis et d’inconvénients :

• Coûts élevés : Le besoin de papier, d’imprimantes, d’encre et d’espace de stockage entraîne des dépenses considérables qui s’additionnent à long terme et pèsent sur le budget.

• Temps d’exposition : Les processus de signature manuelle prennent beaucoup de temps et ralentissent considérablement les opérations commerciales en imprimant, signant et renvoyant physiquement des documents.

• Autres besoins en personnel : Souvent, des employés supplémentaires sont nécessaires pour coordonner les processus de gestion des documents et de signature, ce qui entraîne des coûts de personnel supplémentaires.

• Impact sur l’environnement: La forte consommation de papier contribue au gaspillage des ressources et a un impact négatif sur l’environnement, ce qui peut également nuire à l’image durable de l’entreprise.
  
• Risque de contrefaçon : Les signatures manuscrites sont susceptibles d’être falsifiées et offrent moins de sécurité et de traçabilité que les signatures numériques.
  

Grâce au calculateur de retour sur investissement intégré, les clients peuvent calculer eux-mêmes combien ils pourraient économiser en utilisant les signatures numériques. L’outil montre clairement les économies réalisées dans les domaines du papier, de l’impression et des coûts administratifs, ainsi que le gain de temps grâce au processus numérique. Cela donne aux entreprises une idée claire de la valeur ajoutée financière et temporelle de la signature numérique et leur permet de prendre une décision éclairée quant à savoir si le changement en vaut la peine pour elles.

Les avantages des signatures numériques dans les organisations d’infrastructures critiques.

1. Réduction de la consommation de ressources : le passage aux signatures numériques permet d’économiser du papier, des matériaux d’impression et de réduire les coûts. Moins d’efforts administratifs, moins de coûts de matériaux et pas besoin d’espace de stockage grâce à l’archivage numérique soulagent les entreprises. Pour les fournisseurs d’énergie disposant de nombreux documents, cela représente d’énormes avantages et améliore le bilan écologique à long terme – une bonne solution respectueuse de l’environnement.

2. Des processus améliorés et plus rapides : les signatures numériques permettent d’approuver et de signer des contrats et des documents importants en temps réel, sans avoir besoin d’envoyer des copies physiques par courrier ou d’organiser des réunions en face à face. Dans un secteur où il est essentiel de prendre des décisions rapides en matière de maintenance, de nouvelles constructions ou de sous-traitance, les signatures numériques peuvent réduire considérablement les temps de réponse.

3. Collaboration simplifiée : les signatures numériques rendent la collaboration avec les partenaires externes, tels que les fournisseurs et les sous-traitants, beaucoup plus facile et rapide. Les partenaires peuvent être invités à un processus de signature par e-mail et signer le document immédiatement, quel que soit leur emplacement, de manière conforme à la loi. Cette flexibilité est particulièrement précieuse dans le secteur de l’énergie, qui implique souvent des réseaux complexes de parties prenantes.

La signature numérique pour votre entreprise – comment cela fonctionne-t-il ?

4. Amélioration de la traçabilité et de la transparence : les signatures numériques assurent une traçabilité et un enregistrement complets de toutes les étapes. Chaque action du document est documentée, de sorte que le processus reste transparent. Les services publics et les opérateurs de réseau peuvent consulter l’état de leurs documents à tout moment, ce qui réduit les malentendus et les retards et apporte de la clarté à toutes les parties concernées.

5. Durable et respectueux de l’environnement : dans les secteurs où le volume de documents est élevé, la signature numérique contribue de manière significative à la protection de l’environnement. Il réduit la consommation de papier, préserve les ressources et diminue la consommation d’énergie. De plus, il devient indispensable à l’ère du télétravail et de la collaboration mondiale, car il permet des processus indépendants, rapides et sécurisés – un gain d’efficacité et de durabilité.

6. Sécurité et conformité : Les signatures numériques offrent un haut niveau de sécurité et de fiabilité. Les documents sont non seulement cryptés, mais aussi protégés contre les accès non autorisés. En particulier, la signature électronique qualifiée (SEQ) répond aux normes juridiques les plus élevées et est juridiquement équivalente à la signature manuscrite, ce qui la rend particulièrement adaptée aux documents officiels et aux contrats et conforme aux directives de l’UE en matière de signature électronique.

L’intégration de la signature numérique dans les entreprises européennes

La signature numérique est utilisée de diverses manières par les fournisseurs d’énergie. Exemples : Pour les nouveaux contrats de raccordement au réseau, la QES, la seule signature électronique ayant valeur juridique comme une signature manuscrite, convient. Il répond aux normes de sécurité les plus élevées et est reconnu comme preuve devant les tribunaux. Pour les documents moins sensibles, tels que les déclarations de consentement, l’EFE est souvent suffisante, car un niveau de protection juridique aussi élevé n’est pas requis ici.

De nombreuses entreprises hésitent à utiliser les signatures numériques en raison des difficultés de conversion. Cependant, des plateformes comme sproof sign facilitent la transition. L’intégration avec les systèmes existants est transparente et les interfaces conviviales permettent une intégration rapide des employés et des clients.

Le Fastlane de sproof sign permet un processus de signature rapide et juridiquement sûr et garantit ainsi un traitement simple et convivial. Pour en savoir plus, consultez cette page.

La sécurité, la protection des données et la valeur probante sont des priorités dans les contrats

La plateforme garantit les normes de sécurité les plus élevées dans le domaine de la protection et de la sécurité des données avec une solution entièrement conforme au RGPD et à l’eIDAS . Toutes les données sont stockées exclusivement dans des centres de données européens, et le respect de la protection des données est garanti par un accord complet de traitement des données (DPA). Une surveillance et des audits réguliers permettent de vérifier et d’optimiser en permanence la sécurité informatique afin de garantir la protection des données sensibles à tout moment.

La plateforme de sproof sign, l’un des principaux fournisseurs de signatures numériques, veille à ce que le

Applications possibles et exemples pratiques

Il existe différentes normes de signature électronique pour les accords et les contrats avec les fournisseurs d’énergie, qui peuvent être utilisées en fonction du cas d’utilisation.

Cas d’utilisation du secteur de l’énergie pour la signature numérique dans les contrats et la documentation :

• Contrats de fourniture d’électricité

• Contrats de fourniture de gaz

• Contrats de travail

• Contrats d’approvisionnement

• Directives de conformité

• Documentation d’audit

Normes de signature pour les contrats et les documents :

• Signature électronique qualifiée (QES)

• Signature électronique avancée (FES)

Signature électronique simple (EES) : Cette forme de signature est la plus basique et la moins réglementée. Il convient aux transactions simples où il n’y a pas d’exigences légales élevées.

Signature électronique avancée (FES) : Le FES offre un niveau de sécurité plus élevé car il nécessite une identification claire du signataire. Il est suffisant dans de nombreuses transactions commerciales et répond déjà à des normes de sécurité élevées.

Signature électronique qualifiée (QES) : La QES est la forme de signature électronique la plus sûre et répond aux exigences légales les plus élevées. La signature électronique qualifiée est équivalente à une signature manuscrite et est donc particulièrement adaptée aux contrats qui nécessitent un niveau élevé de protection juridique.

En tant que principal fournisseur de services d’infrastructure du Tyrol, Innbrucker Kommunalbetriebe (IKB) joue un rôle central dans la région. Avec plus de 700 employés, IKB approvisionne de manière fiable des milliers de ménages et d’entreprises en énergie, en eau et en d’autres services essentiels. Afin de rendre ses processus internes et externes plus efficaces et plus modernes, IKB a décidé d’introduire la signature numérique et de numériser ainsi ses processus de manière cohérente.

« Nous avons vraiment aimé la façon dont nous avons travaillé ensemble, ainsi que la flexibilité. Étant donné que IKB est synonyme de durabilité et de régionalité, il était important de trouver un partenaire dans l’environnement régional. sproof sign a également pu suivre facilement le rythme des principaux fournisseurs américains. Nous avons aimé la solution de sproof, en particulier la facilité d’utilisation et les possibilités d’intégration. Nous nous sommes sentis très bien pris en charge en ce qui concerne la protection des données et le respect des directives européennes.

sproof est un élément important de la stratégie de numérisation du fournisseur d’énergie d’Innsbruck

IKB poursuit des objectifs clairs en introduisant la signature numérique : moins de consommation de papier, des processus de signature automatisés et une solution 100 % conforme à la loi. Ces mesures favorisent une méthode de travail économe en ressources et simplifient les processus. L’intégration de l’API a facilité l’intégration de la plateforme dans les flux de travail existants. Les signatures numériques ont été facilement utilisées en interne et en externe, ce qui a permis d’économiser du temps et des ressources. La mise en œuvre conviviale a permis à IKB de numériser rapidement les processus et d’augmenter ainsi l’efficacité et la durabilité – une étape importante vers l’avenir.

Conclusion : Des affaires efficaces, durables et sécurisées grâce à la signature numérique

La signature numérique sur les contrats est un investissement indispensable pour l’avenir des fournisseurs d’énergie . Ils permettent d’augmenter considérablement l’efficacité de la gestion des contrats, de réduire les coûts et de contribuer activement à la protection de l’environnement. L’expérience d’IKB montre qu’une mise en œuvre facile et une plateforme conforme au RGPD permettent une transformation numérique qui améliore non seulement les processus, mais renforce également l’équilibre écologique d’une entreprise à long terme.