Les processus contractuels fastidieux appartiennent au passé, mais comment cela fonctionne-t-il de signer des contrats en ligne facilement et en toute sécurité ? Dans cet article, vous apprendrez comment signer des contrats en ligne ou comment obtenir des signatures sur le web. Qu’est-ce qui est important, quels sont les critères de qualité ? Mais un « spoiler » à l’avance : simple et sûr peut fonctionner, mais n’a pas besoin de fonctionner ensemble.

La signature électronique est là pour rester

C’est une question d’attitude. La signature d’un document a une certaine composante esthétique. Vous scellez une décision avec quelque chose de très personnel : votre propre signature manuscrite. Cette signature est souvent répétée et affinée au fil des ans et, dans la plupart des cas, reste inchangée tout au long de la vie de l’entreprise. Souvent, la signature analogique d’un document est associée à une réunion, il y a plusieurs parties contractantes et il y a souvent quelque chose de sociable. Vous vous rencontrez, vous serrez la main, vous signez un document puis vous le stockez dans une archive plus ou moins sécurisée. La plupart du temps, les gens sont satisfaits et se séparent à nouveau.

Le revers de la médaille est évident. Que vous souhaitiez mapper des processus de signature internes ou externes. Cela nécessite un très haut niveau de ressources, qui peuvent être gaspillées à l’aide de la signature numérique.
La numérisation des processus décisionnels est déjà arrivée, même dans des industries et des secteurs d’activité très « établis de longue date ». Dans le contexte privé, la signature électronique des contrats est de toute façon répandue depuis un certain temps et est soutenue par les fournisseurs d’eIdentity publics dans de nombreux pays européens.

Selon l’étude, l’intégration des solutions de signature dans le contexte de l’entreprise provient très souvent de voix individuelles au sein de l’entreprise qui se sont familiarisées depuis longtemps avec les avantages de la signature électronique dans la sphère privée. De nombreux services gouvernementaux en ligne permettent aux citoyens de signer des contrats numériquement. En fin de compte, cela signifie que les entrepreneurs veulent également profiter des avantages de ces solutions de signature en ligne pour le traitement des contrats dans leur propre entreprise.

Comment fonctionne la signature numérique ?

Il y a de plus en plus de nouveaux outils de signature gratuits, souvent petits et gratuits, qui circulent sur Internet et maintiennent souvent l’enregistrement et l’utilisation à un seuil très bas. Il fonctionne comme des outils plus volumineux : vous avez enregistré un document numérique localement, vous le téléchargez dans un outil de navigateur Web et vous le signez. Avec certains outils, le document peut également être téléchargé pour être envoyé par la suite. D’autre part, il existe des plateformes de signature complexes qui sont souvent intégrées dans un système complet de gestion de documents ou un système CRM ou ERP. Cela permet également la signature tierce ou la signature à distance, beaucoup plus complexe. Cela signifie que je peux également publier un document auto-signé pour la signature, définir des séquences de signature et des flux de travail complexes, etc.

Dans l’environnement professionnel en particulier, les solutions qui se spécialisent spécifiquement dans la signature complète de documents PDF et permettent les normes de sécurité les plus élevées et, surtout, un guidage très simple de l’utilisateur sont de plus en plus populaires. La signature numérique de documents PDF via le navigateur Web peut être divisée en trois éléments essentiels.

Gestion des contrats

Comme nous l’avons mentionné, l’écart est important ici. Le critère minimum pour un outil web est la possibilité de télécharger des documents (dans la plupart des applications, les fichiers sont automatiquement convertis au format PDF courant) et de les télécharger à nouveau après la signature ou de les stocker de la manière la plus sécurisée possible. Des outils complets permettent également une gestion et une vue d’ensemble intelligentes de tous les documents importants dans un emplacement central.

La signature numérique des documents

L’élément central de tous les outils de signature en ligne est l’application de la signature numérique à un document contractuel. L’application d’une signature numérique valide à un document PDF est un processus technique qui doit être clairement distingué de la simple insertion d’une image d’une signature manuelle sans aucune autre mesure technique !

Une signature numérique valide permet notamment de détecter les modifications ultérieures apportées au document. Ce n’est pas le cas de la simple insertion d’images.

Techniquement, pour une signature numérique, le contenu du document est solidement lié à la signature jointe. Dans ce cas, l’aspect visuel de la signature sur le document est principalement informatif et n’est pas pertinent pour la validité (technique). Sproof sign, par exemple, prend en charge l’insertion d’images d’une signature ou de la signature manuelle à l’écran, mais crée également une signature numérique complète en arrière-plan.

Une autre étape des signatures numériques est la signature numérique qualifiée. Dans ces cas, le signataire est vérifié par un prestataire de services de confiance. Il s’agit d’organisations qui effectuent une vérification approfondie de l’identité d’une personne ou d’une organisation et lient l’identité à la signature dans le cadre de la signature numérique. Cela signifie que les signatures numériques qualifiées ont un statut juridique particulier qui équivaut à une signature manuscrite.

Gestion des signatures et flux de travail

Le plein potentiel des plateformes de signature est évident lorsqu’il s’agit d’envoyer des demandes de signature sécurisées et conformes à d’autres personnes. Par exemple, sproof sign permet de déléguer différentes tâches (par exemple, la signature de documents, la consultation de documents, la transmission de documents) à différentes personnes. La communication s’effectue d’une part au sein de la WebApp et d’autre part également par le biais de la communication par e-mail. Ainsi, rien ne peut être perdu. La délégation automatisée facilite également la gestion des processus de signature et le respect des délais et des échéances. En outre, il est possible de définir des représentants, de définir des messages d’absence, de spécifier des séquences de signature et de définir la norme avec laquelle les signatures doivent être faites.

La qualité d’abord. – Les critères de qualité des outils de signature web

Les avantages de la signature numérique sont très divers. Voici une liste des principales caractéristiques de qualité des outils de signature électronique avancés :

Disponibilité et sécurité du cloud

Les contrats en ligne sont disponibles à tout moment et n’importe où, tant que vous avez accès à Internet. La disponibilité 24h/24 et 7j/7 est le grand avantage des solutions cloud sécurisées. Cependant, il convient de veiller à ce qu’un environnement de stockage sécurisé et sécurisé soit fiable, protégé contre les accès non autorisés, les pertes et les utilisations abusives. Pour les applications cloud, il est particulièrement important de s’assurer que l’outil est hébergé à 100 % sur des serveurs européens.

Caractère contraignant des signatures numériques

En outre, il faut prêter attention à la manière dont on peut ou doit prouver sa propre identité. Une signature électronique simple (EES) n’offre aucune protection juridique et ne doit jamais être utilisée pour des signatures dans un contexte d’entreprise. Pour le plus haut niveau de sécurité, la signature électronique qualifiée (QES), qui est la mesure de toutes choses en Europe selon le règlement eIDAS, doit être utilisée. En fait, le choix du fournisseur de signature est d’une importance particulière et une certaine connaissance de base des trois différentes normes de signature est nécessaire afin de pouvoir cartographier au mieux les cas d’utilisation dans votre propre entreprise.

Vérifier les signatures électroniques jointes

Un autre avantage est que les signatures électroniques sont vérifiables pour toujours et à tout moment. Les informations sur chaque étape du processus de signature – du début à la fin – y compris les signatures jointes et l’identité unique des signataires sont indissociables dans le document pdf pour toujours. Des solutions complètes de signature électronique (telles que sproof sign) permettent une vérification directement sur la plateforme.

Collaboration

La signature est une affaire d’équipe. Signer à l’interne ou obtenir les approbations des parties prenantes externes. L’important est de pouvoir gérer votre équipe très facilement avec un compte administrateur. Il doit être très facile d’ajouter de nouveaux utilisateurs et le nombre d’unités de signature disponibles doit être très facile à augmenter.

Conformité

Les entreprises ont l’obligation de se conformer aux lois et réglementations applicables, notamment en ce qui concerne le stockage sécurisé et conforme de la loi dans l’espace européen. Quelques outils (par exemple le signe sproof) s’appuient sur la norme très élevée de document PDF/A.

Résultat

Il est temps de signer. Les services de signature électronique basés sur le Web sont un moyen intéressant et utile de simplifier les opérations commerciales et d’économiser du temps et des efforts. Dans un contexte commercial, il est important qu’il réponde à toutes les exigences pertinentes pour le cas d’utilisation respectif.