Rasittavat sopimusprosessit ovat mennyttä aikaa – mutta miten sopimusten allekirjoittaminen verkossa onnistuu helposti ja turvallisesti? Tässä artikkelissa opit, miten allekirjoitat sopimuksia verkossa tai miten saat allekirjoituksia verkossa. Mikä on tärkeää, mitkä ovat laatukriteerit? Mutta “spoileri” etukäteen: Yksinkertainen ja turvallinen voivat toimia, mutta niiden ei tarvitse toimia yhdessä.

Sähköinen allekirjoitus on tullut jäädäkseen

Kyse on asenteesta. Asiakirjan allekirjoittamiseen liittyy tietty esteettinen komponentti. Sinetöit päätöksen jollakin hyvin henkilökohtaisella asialla: omalla käsinkirjoitetulla allekirjoituksellasi. Tätä allekirjoitusta harjoitellaan ja hiotaan usein vuosien ajan, ja useimmissa tapauksissa se pysyy muuttumattomana koko liike-elämän ajan. Usein asiakirjan analoginen allekirjoittaminen liittyy kokoukseen, jossa on useita sopijapuolia ja jossa on usein jotain sosiaalista. Tapaaminen, kättely, asiakirjan allekirjoittaminen ja sen jälkeen sen säilyttäminen enemmän tai vähemmän turvallisessa arkistossa. Useimmiten ihmiset ovat tyytyväisiä ja lähtevät taas omille teilleen.

Kolikon toinen puoli on ilmeinen. Riippumatta siitä, haluatko kartoittaa sisäisiä vai ulkoisia allekirjoitusprosesseja. Se vaatii erittäin paljon resursseja, jotka voidaan hukata digitaalisen allekirjoituksen avulla.
Päätöksentekoprosessien digitalisointi on jo saapunut jopa hyvin “vanhoille” toimialoille ja liiketoiminta-alueille. Yksityisellä sektorilla sopimusten sähköinen allekirjoittaminen on muutenkin ollut jo jonkin aikaa yleistä, ja monissa Euroopan maissa valtiolliset sähköisen allekirjoituksen tarjoajat tukevat sitä.

Tutkimuksen mukaan allekirjoitusratkaisujen sisällyttäminen yrityskontekstiin lähtee hyvin usein yrityksen yksittäisistä äänistä, jotka ovat jo kauan sitten tutustuneet sähköisten allekirjoitusten etuihin yksityisellä tasolla. Monet julkishallinnon verkkopalvelut antavat kansalaisille mahdollisuuden allekirjoittaa sopimuksia digitaalisesti. Tämä tarkoittaa viime kädessä sitä, että myös yrittäjät haluavat näiden sähköisten allekirjoitusratkaisujen edut sopimusten käsittelyyn omissa yrityksissään.

Miten digitaalinen allekirjoitus toimii?

Internetissä liikkuu yhä enemmän uusia, usein pieniä ja ilmaisia ilmaisohjelmia, jotka pitävät usein rekisteröinnin ja käytön kynnyksen hyvin matalana. Se toimii kuten suuremmat työkalut: Olet tallentanut digitaalisen asiakirjan paikallisesti, lataat sen verkkoselaimen työkaluun ja allekirjoitat sen. Joillakin työkaluilla asiakirjan voi myös ladata ja lähettää sen jälkeen eteenpäin. Toisaalta on olemassa monimutkaisia allekirjoitusalustoja, jotka on usein integroitu kattavaan asiakirjahallintajärjestelmään tai CRM- tai ERP-järjestelmään. Tämä mahdollistaa myös paljon monimutkaisemman kolmannen osapuolen allekirjoituksen tai etäkäyttäjän allekirjoituksen. Tämä tarkoittaa, että voin myös vapauttaa itse allekirjoitetun asiakirjan allekirjoitettavaksi, määritellä monimutkaisia allekirjoitusjaksoja ja työnkulkuja jne.

Erityisesti ammatillisessa ympäristössä yhä suositumpia ovat ratkaisut, jotka ovat erikoistuneet erityisesti PDF-asiakirjojen kattavaan allekirjoittamiseen ja jotka mahdollistavat korkeimmat turvallisuusstandardit ja ennen kaikkea erittäin yksinkertaisen käyttäjän opastuksen. PDF-asiakirjojen digitaalinen allekirjoittaminen verkkoselaimen kautta voidaan periaatteessa jakaa kolmeen keskeiseen osaan.

Sopimuksen hallinta

Kuten todettiin, ero on suuri. Verkkotyökalun vähimmäisvaatimuksena on mahdollisuus ladata asiakirjoja (useimmissa sovelluksissa tiedostot muunnetaan automaattisesti yleiseen PDF-muotoon) ja ladata ne uudelleen allekirjoittamisen jälkeen tai tallentaa ne mahdollisimman turvallisesti. Kattavat työkalut mahdollistavat myös kaikkien tärkeiden asiakirjojen älykkään hallinnan ja yleiskatsauksen keskitettyyn paikkaan.

Asiakirjojen digitaalinen allekirjoitus

Kaikkien verkkoallekirjoitustyökalujen keskeinen osa on digitaalisen allekirjoituksen käyttäminen sopimusasiakirjaan. Kelvollisen digitaalisen allekirjoituksen soveltaminen PDF-asiakirjaan on tekninen prosessi, joka on selvästi erotettava pelkän manuaalisen allekirjoituksen kuvan lisäämisestä ilman muita teknisiä toimenpiteitä!

Kelvollinen digitaalinen allekirjoitus mahdollistaa erityisesti asiakirjan myöhempien muutosten havaitsemisen. Tämä ei päde pelkkään kuvien lisäämiseen.

Teknisesti ottaen digitaalisen allekirjoituksen tapauksessa asiakirjan sisältö on kiinteästi sidoksissa siihen liitettyyn allekirjoitukseen. Tällöin allekirjoituksen visuaalinen ulkoasu asiakirjassa on ensisijaisesti informatiivinen eikä sillä ole merkitystä (teknisen) pätevyyden kannalta. Esimerkiksi proof sign tukee allekirjoituksen kuvien tai manuaalisen allekirjoituksen lisäämistä näytölle, mutta luo myös täydellisen digitaalisen allekirjoituksen taustalla.

Digitaalisten allekirjoitusten toinen vaihe on hyväksytty digitaalinen allekirjoitus. Näissä tapauksissa allekirjoittaja varmennetaan luottamuspalvelun tarjoajan toimesta. Nämä ovat organisaatioita, jotka suorittavat henkilön tai organisaation laajan henkilöllisyyden varmentamisen ja yhdistävät henkilöllisyyden allekirjoitukseen digitaalisen allekirjoituksen yhteydessä. Tämä tarkoittaa, että hyväksytyillä digitaalisilla allekirjoituksilla on erityinen oikeudellinen asema, joka vastaa käsin kirjoitettua allekirjoitusta.

Allekirjoitusten hallinta ja työnkulut

Allekirjoitusalustojen koko potentiaali tulee esiin, kun muille lähetetään turvallisia ja vaatimustenmukaisia allekirjoituspyyntöjä. Esimerkiksi sproof sign mahdollistaa erilaisten tehtävien (esim. asiakirjojen allekirjoittaminen, asiakirjojen tarkastelu, asiakirjojen välittäminen) delegoimisen eri henkilöille. Viestintä tapahtuu yhtäältä WebApp-sovelluksen sisällä ja toisaalta myös sähköpostiliikenteen kautta tapahtuvan viestinnän kautta. Mitään ei siis voi hävitä. Automaattinen delegointi helpottaa myös allekirjoitusprosessien hallintaa ja määräaikojen ja määräpäivien noudattamista. Lisäksi on mahdollista määritellä edustajia, asettaa virka-ajan ulkopuolisia viestejä, määritellä allekirjoitusjaksoja ja määritellä standardi, jolla allekirjoitukset on tehtävä.

Laatu etusijalla. – Verkkopohjaisten allekirjoitustyökalujen laatukriteerit

Digitaalisen allekirjoituksen edut ovat hyvin moninaiset. Seuraavassa on luettelo kehittyneiden sähköisen allekirjoituksen työkalujen tärkeimmistä laatuominaisuuksista:

Pilven saatavuus ja turvallisuus

Verkkosopimukset ovat käytettävissä milloin ja missä tahansa, kunhan sinulla on pääsy internetiin. 24/7-saatavuus on turvallisten pilviratkaisujen suuri etu. On kuitenkin huolehdittava erittäin huolellisesti siitä, että luotetaan turvalliseen ja suojattuun tallennusympäristöön, joka on suojattu luvattomalta käytöltä, katoamiselta ja väärinkäytöltä. Pilvisovellusten osalta on erityisen tärkeää varmistaa, että työkalu on 100-prosenttisesti isännöity eurooppalaisilla palvelimilla.

Digitaalisten allekirjoitusten sitovuus

Lisäksi olisi kiinnitettävä huomiota siihen, miten henkilö voi tai joutuu todistamaan oman henkilöllisyytensä. Yksinkertainen sähköinen allekirjoitus (EES) ei tarjoa oikeussuojaa, eikä sitä pitäisi koskaan käyttää allekirjoituksiin yrityskontekstissa. Korkeimman turvallisuustason saavuttamiseksi olisi käytettävä hyväksyttyä sähköistä allekirjoitusta (QES, qualified electronic signature), joka on eIDAS-asetuksen mukaan kaiken mitta Euroopassa. Allekirjoituspalveluntarjoajan valinta on itse asiassa erityisen tärkeää, ja tietty perustietämys kolmesta eri allekirjoitusstandardista on tarpeen, jotta oman yrityksen käyttötapaukset voidaan kartoittaa parhaalla mahdollisella tavalla.

Tarkista liitetyt sähköiset allekirjoitukset

Toinen hieno asia on se, että sähköiset allekirjoitukset ovat aina ja ikuisesti todennettavissa. Tiedot allekirjoitusprosessin jokaisesta vaiheesta – alusta loppuun – mukaan lukien liitetyt allekirjoitukset ja allekirjoittajien yksilöllinen henkilöllisyys ovat erottamattomasti pdf-dokumentissa kaiken aikaa. Kattavat sähköisen allekirjoituksen ratkaisut (kuten sproof sign) mahdollistavat todentamisen suoraan alustalla.

Yhteistyö

Allekirjoittaminen on joukkueen asia. Allekirjoita sisäisesti tai hanki hyväksyntä ulkoisilta sidosryhmiltä. Tärkeintä on, että voit hallita tiimiäsi erittäin helposti ylläpitäjätilin avulla. Uusien käyttäjien lisäämisen pitäisi olla erittäin helppoa, ja käytettävissä olevien allekirjoitusyksiköiden määrää on oltava helppo kasvattaa.

Vaatimustenmukaisuus

Yritykset ovat velvollisia noudattamaan sovellettavia lakeja ja asetuksia erityisesti asiakirjojen ja tietojen turvallisen ja lainmukaisen säilyttämisen osalta Euroopan alueella. Muutamat työkalut (esim. sproof sign) perustuvat erittäin korkeaan PDF/A-dokumenttistandardiin.

Tulos

On aika allekirjoittaa. Verkkopohjaiset sähköiset allekirjoituspalvelut ovat mielenkiintoinen ja hyödyllinen tapa yksinkertaistaa liiketoimintaa ja säästää aikaa ja vaivaa. Yrityskontekstissa on tärkeää, että se täyttää kaikki kulloisenkin käyttötapauksen kannalta olennaiset vaatimukset.