Energiateollisuudessa, jolla on keskeinen rooli väestön perushuollossa, tehokkuus ja turvallisuus ovat ratkaisevia tekijöitä. Täällä käsitellään päivittäin sopimuksia monimutkaisista prosesseista, jotka vaikuttavat sekä sisäisiin prosesseihin että yhteistyöhön kumppaneiden, toimittajien ja asiakkaiden kanssa. Olipa kyse sitten sähköntoimitussopimuksista, verkkoliittymäsopimuksista tai yhteistyösopimuksista – lähes jokainen liiketoimintaprosessi edellyttää asiakirjojen allekirjoittamista.

Sopimusten ja muiden asiakirjojen allekirjoittaminen on olennainen osa näitä prosesseja, ja se vie usein aikaa ja resursseja, mutta on ratkaisevan tärkeää liiketoiminnan sujuvuuden kannalta. Tässä blogissa näytämme, miten digitaalista allekirjoitusta käytetään sopimuksissa energiateollisuudessa – käytännön esimerkkinä Innsbrucker Kommunalbetriebe AG (IKB).

Perinteiset käsin tehdyt allekirjoitukset ovat energiateollisuudessa yhä useammin tulleet tiensä päähän.

Ilman sähköisiä allekirjoituksia organisaatioilla on useita haasteita ja haittoja:

• Korkeat kustannukset: Paperin, tulostimien, musteen ja säilytystilan tarve aiheuttaa huomattavia kuluja, jotka pitkällä aikavälillä kasvavat ja rasittavat budjettia.

• Ajan kuluminen: Manuaaliset allekirjoitusprosessit ovat aikaa vieviä ja hidastavat merkittävästi liiketoimintaa, koska asiakirjat tulostetaan, allekirjoitetaan ja palautetaan fyysisesti.

• Lisää henkilöstövaatimuksia: Usein tarvitaan lisää työntekijöitä koordinoimaan asiakirjojen hallintaa ja allekirjoitusprosesseja, mikä aiheuttaa ylimääräisiä henkilöstökustannuksia.

• Ympäristövaikutukset: Tämä voi myös vahingoittaa yrityksen kestävää imagoa.
  
• Väärentämisriski: Käsinkirjoitetut allekirjoitukset ovat alttiita väärentämiselle, ja niiden turvallisuus ja jäljitettävyys on heikompi kuin digitaalisten allekirjoitusten.
  

Integroidun ROI-laskurin avulla asiakkaat voivat itse laskea , kuinka paljon he voivat säästää käyttämällä digitaalisia allekirjoituksia. Työkalu osoittaa selvästi, kuinka paljon paperia, tulostusta ja hallinnollisia kustannuksia säästyy ja kuinka paljon aikaa digitaalinen prosessi säästää. Näin yritykset saavat selkeän käsityksen digitaalisen allekirjoituksen taloudellisesta ja ajallisesta lisäarvosta ja voivat tehdä tietoon perustuvan päätöksen siitä, kannattaako siirtyminen digitaaliseen allekirjoitukseen.

Digitaalisten allekirjoitusten hyödyt kriittisen infrastruktuurin organisaatioissa.

1. Resurssien kulutuksen vähentäminen: Siirtyminen digitaalisiin allekirjoituksiin säästää paperia, tulostusmateriaalia ja vähentää kustannuksia. Vähemmän hallinnollista työtä, pienemmät materiaalikustannukset ja digitaalisen arkistoinnin ansiosta ei tarvita säilytystilaa helpottavat yrityksiä. Energiatoimittajille, joilla on paljon asiakirjoja, tämä merkitsee valtavia etuja ja parantaa ekologista tasapainoa pitkällä aikavälillä – hyvä ympäristöystävällinen ratkaisu.

2. Paremmat ja nopeammat prosessit: Digitaaliset allekirjoitukset mahdollistavat sopimusten ja tärkeiden asiakirjojen hyväksymisen ja allekirjoittamisen reaaliajassa ilman, että fyysisiä kopioita tarvitsee lähettää postitse tai järjestää henkilökohtaisia tapaamisia. Alalla, jolla oikea-aikaiset päätökset kunnossapidosta, uudisrakentamisesta tai sopimuksista ovat kriittisiä, digitaaliset allekirjoitukset voivat lyhentää huomattavasti vasteaikoja.

3. Yksinkertaistettu yhteistyö: Digitaaliset allekirjoitukset helpottavat ja nopeuttavat huomattavasti yhteistyötä ulkoisten kumppaneiden, kuten toimittajien ja alihankkijoiden, kanssa. Yhteistyökumppanit voidaan kutsua sähköpostitse allekirjoitusprosessiin, ja he voivat allekirjoittaa asiakirjan välittömästi sijainnistaan riippumatta lainmukaisella tavalla. Tämä joustavuus on erityisen arvokasta energiateollisuudessa, jossa on usein monimutkaisia sidosryhmäverkostoja.

Digitaalinen allekirjoittaminen yrityksessäsi – miten se toimii?

4. Parempi jäljitettävyys ja avoimuus: Digitaaliset allekirjoitukset mahdollistavat kaikkien vaiheiden täydellisen jäljitettävyyden ja kirjaamisen. Jokainen asiakirjan toimenpide dokumentoidaan, joten prosessi pysyy läpinäkyvänä. Yleishyödylliset laitokset ja verkonhaltijat voivat tarkastella asiakirjojensa tilaa milloin tahansa, mikä vähentää väärinkäsityksiä ja viivästyksiä ja antaa selkeyttä kaikille osapuolille.

5. Nachhaltig und umweltfreundlich: In Branchen mit hohem Dokumentenaufkommen trägt die digitale Signatur erheblich zum Umweltschutz bei. Se vähentää paperin kulutusta, vähentää resursseja ja vähentää energian kulutusta. Lisäksi se on Homeoffice- ja maailmanlaajuisen yhteistyön aikoina unohtumaton, koska se mahdollistaa nopeat ja turvalliset prosessit – ein Gewinn für Effizienz und Nachhaltigkeit.

6. Turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus: Digitaaliset allekirjoitukset tarjoavat korkeatasoisen turvallisuuden ja luotettavuuden. Asiakirjat eivät ole ainoastaan salattuja, vaan ne on myös suojattu luvattomalta käytöltä. Erityisesti hyväksytty sähköinen allekirjoitus (Qualified Electronic Signature, QES) täyttää korkeimmat oikeudelliset vaatimukset ja vastaa oikeudellisesti käsinkirjoitettua allekirjoitusta, minkä vuoksi se soveltuu erityisen hyvin virallisiin asiakirjoihin ja sopimuksiin ja on sähköisiä allekirjoituksia koskevien EU:n direktiivien mukainen.

Digitaalisten allekirjoitusten integrointi eurooppalaisissa yrityksissä

Die digitale Signatur findet bei Energieversorgern vielseitige Anwendung. Beispiele: Für neue Netzanschlussverträge eignet sich die QES, die einzige elektronische Signatur mit Rechtskraft wie eine handschriftliche Unterschrift. Sie erfüllt höchste Sicherheitsstandards und ist als Beweismittel vor Gericht anerkannt. Vähemmän järkeville asiakirjoille, kuten Einwilligungserklärungen, reicht oft die FES, da hier keine so hohe rechtliche Absicherung required ist.

Monet yritykset välttelevät digitaalisia allekirjoituksia, koska pelkäävät muuntamisvaikeuksia. Sproof signin kaltaiset alustat kuitenkin helpottavat siirtymistä. Integrointi olemassa oleviin järjestelmiin on saumatonta, ja käyttäjäystävälliset käyttöliittymät mahdollistavat työntekijöiden ja asiakkaiden nopean käyttöönoton.

Die Fastlane von sproof sign mahdollistaa einen schnellen und rechtlich abgesicherten Signaturprozess und sorgt so für eine einfache und kundenfreundliche Abwicklung. Erfahren Sie mehr auf diese Seite.

Turvallisuus, tietosuoja ja todistusarvo ovat sopimusten painopisteitä.

Alusta takaa tietosuojaa ja tietoturvaa koskevat korkeimmat turvallisuusstandardit täysin GDPR- ja eIDAS-vaatimusten mukaisella ratkaisulla. Kaikki tiedot tallennetaan yksinomaan eurooppalaisiin tietokeskuksiin, ja tietosuojan noudattaminen varmistetaan kattavalla tietojenkäsittelysopimuksella (DPA). Säännöllinen seuranta ja auditoinnit varmistavat, että tietoturvaa tarkistetaan ja optimoidaan jatkuvasti, jotta arkaluonteisten tietojen suojaaminen voidaan varmistaa aina.

Digitaalisten allekirjoitusten johtaviin tarjoajiin kuuluvan sproof sign -alustan avulla varmistetaan, että

Mahdolliset sovellukset ja käytännön esimerkit

Energiatoimittajien kanssa tehtäviä sopimuksia varten on olemassa erilaisia sähköisen allekirjoituksen standardeja, joita voidaan käyttää käyttötilanteesta riippuen.

Energiateollisuuden käyttötapauksia sopimuksiin ja asiakirjoihin sisältyvistä digitaalisista allekirjoituksista:

• Sähköntoimitussopimukset

• Kaasuntoimitussopimukset

• Työsopimukset

• Hankintasopimukset

• Vaatimusten noudattamista koskevat ohjeet

• Tilintarkastusasiakirjat

Sopimusten ja asiakirjojen allekirjoitusstandardit:

• Hyväksytty sähköinen allekirjoitus (QES)

• Kehittynyt sähköinen allekirjoitus (FES)

Yksinkertainen sähköinen allekirjoitus (EES): Tämä allekirjoitusmuoto on yksinkertaisin ja vähiten säännelty. Se soveltuu yksinkertaisiin liiketoimiin, joihin ei liity korkeita oikeudellisia vaatimuksia.

Kehittynyt sähköinen allekirjoitus (FES): FES: FES tarjoaa korkeamman turvallisuustason, koska se edellyttää allekirjoittajan selkeää tunnistamista. Se riittää monissa liiketoimissa ja täyttää jo nyt korkeat turvallisuusstandardit.

Hyväksytty sähköinen allekirjoitus (QES): QES: QES on turvallisin sähköisen allekirjoituksen muoto, ja se täyttää korkeimmat oikeudelliset vaatimukset. Hyväksytty sähköinen allekirjoitus vastaa käsinkirjoitettua allekirjoitusta, ja se soveltuu siksi erityisen hyvin sopimuksiin, jotka edellyttävät korkeatasoista oikeussuojaa.

Tirolin johtavana infrastruktuuripalvelujen tarjoajana Innbrucker Kommunalbetriebe (IKB) on keskeisessä asemassa alueella. IKB:llä on yli 700 työntekijää, ja se toimittaa luotettavasti tuhansille kotitalouksille ja yrityksille energiaa, vettä ja muita tärkeitä palveluja. Tehostaakseen sisäisiä ja ulkoisia prosessejaan ja kehittääkseen niitä nykyaikaisemmiksi IKB päätti ottaa käyttöön digitaaliset allekirjoitukset ja digitalisoida siten prosessinsa johdonmukaisesti.

“Pidimme todella tavasta työskennellä yhdessä ja joustavuudesta. Koska IKB edustaa kestävyyttä ja alueellisuutta, oli tärkeää löytää kumppani, joka toimii alueellisessa ympäristössä. sproof sign pystyi myös helposti pysymään Yhdysvaltojen johtavien palveluntarjoajien vauhdissa. Pidimme sproofin ratkaisusta, erityisesti sen käyttäjäystävällisyydestä ja integrointimahdollisuuksista. Tunsimme, että meistä huolehdittiin hyvin tietosuojasta ja eurooppalaisten direktiivien noudattamisesta.” – Dipl.-Ing. Gerhard Fichtl, Innsbrucker Kommunalbetriebe AG:n (IKB) IT-päällikkö.

sproof sign on tärkeä osa Innsbruckissa sijaitsevan energiantoimittajan digitalisaatiostrategiaa.

Digitaalisten allekirjoitusten käyttöönotolla IKB:llä on selkeät tavoitteet: vähemmän paperinkulutusta, automatisoidut allekirjoitusprosessit ja 100-prosenttisesti lainmukainen ratkaisu. Nämä toimenpiteet edistävät resursseja säästävää työskentelytapaa ja yksinkertaistavat prosesseja. API-integraation ansiosta alusta oli helppo integroida olemassa oleviin työnkulkuihin. Digitaalisia allekirjoituksia oli helppo käyttää sisäisesti ja ulkoisesti, mikä säästi aikaa ja resursseja. Käyttäjäystävällinen toteutus mahdollisti IKB:n prosessien nopean digitalisoinnin ja siten tehokkuuden ja kestävyyden lisäämisen – tärkeä askel tulevaisuuteen.

Johtopäätökset: Tehokas, kestävä ja turvallinen liiketoiminta digitaalisen allekirjoituksen avulla.

Sopimusten digitaaliset allekirjoitukset ovat energiantoimittajille välttämätön investointi tulevaisuuteen . Ne tehostavat merkittävästi sopimusten hallinnointia, vähentävät kustannuksia ja edistävät aktiivisesti ympäristönsuojelua. IKB:n kokemus osoittaa, että helppo käyttöönotto ja GDPR:n mukainen alusta mahdollistavat digitaalisen muutoksen, joka ei ainoastaan paranna prosesseja vaan myös vahvistaa yrityksen ekologista tasapainoa pitkällä aikavälillä.