I energibranchen, som spiller en central rolle i befolkningens grundforsyning, er effektivitet og sikkerhed afgørende faktorer. Hver dag behandles kontrakter her i komplekse processer, som påvirker både interne processer og samarbejdet med partnere, leverandører og kunder. Uanset om det drejer sig om elforsyningskontrakter, nettilslutningsaftaler eller samarbejdsaftaler – næsten alle forretningsprocesser kræver underskrivelse af dokumenter.

En vigtig del af disse processer er at underskrive kontrakter og andre dokumenter – en opgave, der ofte tager tid og ressourcer, men som er afgørende for, at virksomheden kan fungere gnidningsløst. I denne blog vil vi vise dig, hvordan den digitale signatur bruges til kontrakter i energibranchen – med et praktisk eksempel fra Innsbrucker Kommunalbetriebe AG (IKB).

Traditionelle underskrifter i hånden når i stigende grad deres grænser i energibranchen.

Uden elektroniske signaturer står organisationer over for en række udfordringer og ulemper:

• Høje omkostninger: Behovet for papir, printere, blæk og lagerplads medfører betydelige udgifter, som løber op i det lange løb og belaster budgettet.

• Tidsforbrug: Manuelle underskriftsprocesser er tidskrævende og forsinker forretningsdriften betydeligt, fordi dokumenterne skal udskrives, underskrives og returneres fysisk.

• Flere krav til personale: Ofte er det nødvendigt med flere medarbejdere til at koordinere dokumenthåndtering og underskriftsprocesser, hvilket medfører ekstra personaleomkostninger.

• Miljøpåvirkning: Det store forbrug af papir bidrager til ressourcespild og har en negativ indvirkning på miljøet, hvilket også kan skade virksomhedens bæredygtige image.
  
• Risiko for forfalskning: Håndskrevne signaturer kan forfalskes og giver mindre sikkerhed og sporbarhed sammenlignet med digitale signaturer.
  

Med den integrerede ROI-beregner kan kunderne selv beregne, hvor meget de kan spare ved at bruge digitale signaturer. Værktøjet viser tydeligt besparelserne inden for papir, print og administrative omkostninger, og hvor meget tid der spares ved den digitale proces. Det giver virksomhederne en klar idé om den økonomiske og tidsmæssige merværdi af den digitale signatur og giver dem mulighed for at træffe en informeret beslutning om, hvorvidt det kan betale sig for dem at skifte.

Fordelene ved digitale signaturer i organisationer med kritisk infrastruktur.

1. Reduceret ressourceforbrug: Når man skifter til digitale signaturer, sparer man papir og printmaterialer og reducerer omkostningerne. Mindre administrativt arbejde, lavere materialeomkostninger og intet behov for lagerplads takket være digital arkivering aflaster virksomhederne. For energileverandører med mange dokumenter betyder det enorme fordele og forbedrer den økologiske balance på lang sigt – en god miljøvenlig løsning.

2. Forbedrede og hurtigere processer: Digitale signaturer gør det muligt at godkende og underskrive kontrakter og vigtige dokumenter i realtid, uden at det er nødvendigt at sende fysiske kopier med posten eller arrangere møder ansigt til ansigt. I en branche, hvor rettidige beslutninger om vedligeholdelse, nybyggeri eller kontraktindgåelse er afgørende, kan digitale signaturer reducere svartiderne dramatisk.

3. Forenklet samarbejde: Digitale signaturer gør samarbejdet med eksterne partnere, som f.eks. leverandører og underleverandører, meget nemmere og hurtigere. Partnere kan inviteres til en underskriftsproces via e-mail og underskrive dokumentet med det samme, uanset hvor de befinder sig, på en måde, der er i overensstemmelse med lovgivningen. Denne fleksibilitet er særlig værdifuld i energibranchen, som ofte involverer komplekse netværk af interessenter.

Digital signering til din virksomhed – hvordan fungerer det?

4. Forbedret sporbarhed og gennemsigtighed: Digitale signaturer giver fuld sporbarhed og logning af alle trin. Hver handling i dokumentet er dokumenteret, så processen forbliver gennemsigtig. Forsyningsselskaber og netoperatører kan til enhver tid se status på deres dokumenter, hvilket reducerer misforståelser og forsinkelser og skaber klarhed for alle involverede parter.

5. Nachhaltig und umweltfreundlich: In Branchen mit hohem Dokumentenaufkommen trägt die digitale Signatur erheblich zum Umweltschutz bei. Den reducerer papirforbruget, skåner ressourcerne og sænker energiforbruget. Desuden bliver den i tider med hjemmekontor og globalt samarbejde usynlig, da den muliggør hurtige og sikre processer – en gevinst for effektivitet og bæredygtighed.

6. Sikkerhed og overholdelse af regler: Digitale signaturer giver et højt niveau af sikkerhed og pålidelighed. Dokumenterne er ikke kun krypterede, men også beskyttet mod uautoriseret adgang. Især den kvalificerede elektroniske signatur (QES) opfylder de højeste juridiske standarder og svarer juridisk til den håndskrevne signatur, hvilket gør den særligt velegnet til officielle dokumenter og kontrakter og er i overensstemmelse med EU-direktiverne for elektroniske signaturer.

Integrationen af digitale signaturer i europæiske virksomheder

Den digitale signatur finder vielseitig anvendelse hos energiforsyninger. Eksempler: For nye nettilslutningsaftaler er QES den eneste elektroniske signatur med retskraft som en håndskreven underskrift. Det opfylder de højeste sikkerhedsstandarder og er anerkendt som bevismiddel i retten. For mindre følsomme dokumenter, som Einwilligungserklärungen, gælder ofte FES, da her ikke er en så høj retlig sikring nødvendig.

Mange virksomheder viger tilbage for digitale signaturer, fordi de frygter konverteringsvanskeligheder. Men platforme som sproof sign gør overgangen lettere. Integrationen med eksisterende systemer er problemfri, og brugervenlige grænseflader giver mulighed for hurtig onboarding af medarbejdere og kunder.

Die Fastlane von sproof sign muliggør en hurtig og retligt sikret signaturproces og sørger således for en enkel og kundevenlig udvikling. Lær mere på denne side.

Sikkerhed, databeskyttelse og bevisværdi er prioriteter i kontrakterne

Platformen sikrer de højeste sikkerhedsstandarder inden for databeskyttelse og datasikkerhed med en fuldt GDPR- og eIDAS-kompatibel løsning. Alle data gemmes udelukkende i europæiske datacentre, og overholdelse af databeskyttelse sikres af en omfattende databehandlingsaftale (DPA). Regelmæssig overvågning og revision sikrer, at it-sikkerheden løbende kontrolleres og optimeres for at sikre, at følsomme data altid er beskyttet.

Platformen fra sproof sign, en af de førende udbydere af digitale signaturer, sikrer, at

Mulige anvendelser og praktiske eksempler

Der findes forskellige standarder for elektroniske signaturer til aftaler og kontrakter med energileverandører, som kan bruges afhængigt af brugssituationen.

Use cases fra energibranchen til digitale signaturer i kontrakter og dokumentation:

• Kontrakter om levering af elektricitet

• Gasforsyningskontrakter

• Ansættelseskontrakter

• Leveringskontrakter

• Retningslinjer for overholdelse

• Audit-dokumentation

Underskriftsstandarder for kontrakter og dokumenter:

• Kvalificeret elektronisk signatur (QES)

• Avanceret elektronisk signatur (FES)

Enkel elektronisk signatur (EES): Denne form for signatur er den mest grundlæggende og mindst regulerede. Den er velegnet til enkle transaktioner, hvor der ikke er høje juridiske krav.

Avanceret elektronisk signatur (FES): FES giver et højere sikkerhedsniveau, da den kræver klar identifikation af underskriveren. Den er tilstrækkelig i mange forretningstransaktioner og opfylder allerede høje sikkerhedsstandarder.

Kvalificeret elektronisk signatur (QES): QES er den mest sikre form for elektronisk signatur og opfylder de højeste juridiske krav. Den kvalificerede elektroniske signatur svarer til en håndskreven underskrift og er derfor særligt velegnet til kontrakter, der kræver et højt niveau af juridisk beskyttelse.

Som Tyrols førende udbyder af infrastrukturtjenester spiller Innbrucker Kommunalbetriebe (IKB) en central rolle i regionen. Med over 700 ansatte forsyner IKB pålideligt tusindvis af husstande og virksomheder med energi, vand og andre vigtige tjenester. For at gøre sine interne og eksterne processer mere effektive og moderne besluttede IKB at indføre digitale signaturer og dermed konsekvent digitalisere sine processer.

“Vi kunne virkelig godt lide den måde, vi arbejdede sammen på, og fleksibiliteten. Da IKB står for bæredygtighed og regionalitet, var det vigtigt at finde en partner i det regionale miljø. sproof sign var også i stand til nemt at holde trit med førende amerikanske udbydere. Vi kunne godt lide løsningen fra sproof, især brugervenligheden og integrationsmulighederne. Vi følte os meget godt behandlet, når det gjaldt databeskyttelse og overholdelse af europæiske direktiver.” – Dipl.-Ing. Gerhard Fichtl, IT-chef hos Innsbrucker Kommunalbetriebe AG (IKB)

sproof sign som en vigtig byggesten i den Innsbruck-baserede energileverandørs digitaliseringsstrategi

IKB forfølger klare mål med indførelsen af digitale signaturer: mindre papirforbrug, automatiserede signaturprocesser og en 100 % lovmedholdelig løsning. Disse tiltag fremmer en ressourcebesparende måde at arbejde på og forenkler processerne. API-integrationen gjorde det nemt at integrere platformen i eksisterende arbejdsgange. Digitale signaturer kunne nemt bruges internt og eksternt, hvilket sparede tid og ressourcer. Den brugervenlige implementering gjorde det muligt for IKB hurtigt at digitalisere processer og dermed øge effektiviteten og bæredygtigheden – et vigtigt skridt ind i fremtiden.

Konklusion: Effektiv, bæredygtig og sikker forretning med den digitale signatur

Digitale signaturer på kontrakter er en uundværlig investering i fremtiden for energileverandører. De muliggør en betydelig effektivisering af kontraktstyringen, reducerer omkostningerne og bidrager aktivt til miljøbeskyttelse. IKB’s erfaring viser, at nem implementering og en GDPR-kompatibel platform muliggør en digital transformation, der ikke kun forbedrer processer, men også styrker en virksomheds økologiske balance på lang sigt.