Zdlouhavé uzavírání smluv je již minulostí – jak ale funguje snadné a bezpečné podepisování smluv online? V tomto článku se dozvíte, jak podepisovat smlouvy online neboli jak získat podpisy na webu. Co je důležité, jaká jsou kritéria kvality? Ale “spoiler” předem: Jednoduché a bezpečné může fungovat, ale nemusí fungovat společně.

Elektronický podpis zůstává

Je to otázka přístupu. Podpis dokumentu má určitou estetickou složku. Rozhodnutí zpečetíte něčím velmi osobním: vlastnoručním podpisem. Tento podpis se často nacvičuje a zdokonaluje po léta a ve většině případů zůstává nezměněn po celou dobu podnikání. Často je analogický podpis dokumentu spojen s jednáním, je zde několik smluvních stran a často má v sobě cosi společenského. Sejdete se, podáte si ruku, podepíšete dokument a pak jej uložíte do více či méně zabezpečeného archivu. Většinou jsou lidé spokojeni a jdou si zase svou cestou.

Druhá strana mince je zřejmá. Bez ohledu na to, zda chcete mapovat interní nebo externí podpisové procesy. Vyžaduje to velmi vysoké nároky na zdroje, které lze s pomocí digitálního podpisu promarnit.
Digitalizace rozhodovacích procesů již dorazila i do velmi “zaběhlých” odvětví a oblastí podnikání. V soukromém kontextu je elektronické podepisování smluv beztak již nějakou dobu rozšířené a v mnoha evropských zemích je podporováno státními poskytovateli eIdentity.

Podle studie integrace podpisových řešení v podnikovém kontextu velmi často vychází z jednotlivých hlasů ve společnosti, které se již dávno seznámily s výhodami elektronického podpisu v soukromé sféře. Mnohé vládní online služby umožňují občanům digitálně podepisovat smlouvy. V konečném důsledku to znamená, že podnikatelé chtějí výhody těchto řešení pro online podpisy využívat také při zpracování smluv ve svých vlastních firmách.

Jak funguje digitální podpis?

Na internetu se objevuje stále více nových, často malých a bezplatných freewarových nástrojů pro podepisování, které často udržují registraci a používání na velmi nízké úrovni. Fungují podobně jako větší nástroje: Podepisování probíhá tak, že si lokálně uložíte digitální dokument, nahrajete jej do nástroje ve webovém prohlížeči a podepíšete jej. U některých nástrojů lze dokument také stáhnout a následně odeslat. Na druhé straně existují komplexní podpisové platformy, které jsou často integrovány do komplexního systému správy dokumentů nebo do systému CRM či ERP. To umožňuje i mnohem složitější podepisování třetí stranou nebo vzdálené podepisování. To znamená, že mohu k podpisu uvolnit i dokument podepsaný vlastním podpisem, definovat složité podpisové sekvence a pracovní postupy atd.

Zejména v profesionálním prostředí jsou stále oblíbenější řešení, která se specializují právě na komplexní podepisování dokumentů PDF a umožňují nejvyšší bezpečnostní standardy a především velmi jednoduché uživatelské ovládání. Digitální podepisování dokumentů PDF prostřednictvím webového prohlížeče lze v zásadě rozdělit na tři základní komponenty.

Řízení smluv

Jak již bylo zmíněno, rozdíl je zde velký. Minimálním kritériem pro webový nástroj je možnost nahrát dokumenty (ve většině aplikací jsou soubory automaticky převedeny do běžného formátu PDF) a po podepsání je opět stáhnout nebo co nejbezpečněji uložit. Komplexní nástroje také umožňují inteligentní správu a přehled všech důležitých dokumentů na jednom místě.

Digitální podpis dokumentů

Základním prvkem všech nástrojů pro online podepisování je použití digitálního podpisu na smluvní dokument. Použití platného digitálního podpisu na dokument PDF je technický proces, který je třeba jasně odlišit od prostého vložení obrázku ručního podpisu bez dalších technických opatření!

Platný digitální podpis umožňuje zejména zjistit následné změny dokumentu. To není případ prostého vkládání obrázků.

Z technického hlediska je u digitálního podpisu obsah dokumentu pevně spojen s připojeným podpisem. V tomto případě má vizuální podoba podpisu na dokumentu především informativní charakter a není pro (technickou) platnost relevantní. sproof sign například podporuje vkládání obrázků podpisu nebo ručního podpisu na obrazovku, ale také vytváří kompletní digitální podpis na pozadí.

Dalším stupněm digitálních podpisů jsou kvalifikované digitální podpisy. V těchto případech je podepisující osoba ověřena poskytovatelem důvěryhodných služeb. Jedná se o organizace, které provádějí rozsáhlé ověření identity osoby nebo organizace a v průběhu digitálního podepisování spojují identitu s podpisem. To znamená, že kvalifikované digitální podpisy mají zvláštní právní status, který je rovnocenný vlastnoručnímu podpisu.

Správa podpisů a pracovních postupů

Plný potenciál podpisových platforem se projevuje při odesílání bezpečných a vyhovujících žádostí o podpis ostatním. Například sproof sign umožňuje delegovat různé úkoly (např. podepisování dokumentů, prohlížení dokumentů, přeposílání dokumentů) na různé osoby. Komunikace probíhá jednak v rámci webové aplikace a jednak také prostřednictvím komunikace prostřednictvím e-mailového provozu. Nic se tedy nemůže ztratit. Automatizované delegování také usnadňuje řízení podpisových procesů a dodržování termínů a lhůt. Kromě toho je možné definovat zástupce, nastavit zprávy mimo kancelář, určit podpisové sekvence a definovat standard, s nímž mají být podpisy prováděny.

Kvalita na prvním místě. – Kritéria kvality webových podpisových nástrojů

Výhody digitálního podpisu jsou velmi rozmanité. Zde je seznam klíčových kvalitních vlastností pokročilých nástrojů pro elektronický podpis:

Dostupnost a zabezpečení cloudu

Online smlouvy jsou k dispozici kdykoli a kdekoli, pokud máte přístup k internetu. Dostupnost 24 hodin denně, 7 dní v týdnu je velkou výhodou bezpečných cloudových řešení. Je však třeba věnovat velkou pozornost tomu, aby bylo zajištěno, že se spoléhá na bezpečné a zabezpečené úložné prostředí, které je chráněno před neoprávněným přístupem, ztrátou a zneužitím. U cloudových aplikací je obzvláště důležité zajistit, aby byl nástroj 100% umístěn na evropských serverech.

Závaznost digitálních podpisů

Kromě toho je třeba věnovat pozornost tomu, jak člověk může nebo musí prokázat svou vlastní totožnost. Prostý elektronický podpis (EES) neposkytuje žádnou právní ochranu a nikdy by neměl být používán pro podpisy v podnikovém kontextu. Pro nejvyšší úroveň zabezpečení by se měl používat kvalifikovaný elektronický podpis (QES), který je v Evropě měřítkem všeho podle nařízení eIDAS. Ve skutečnosti je výběr poskytovatele podpisu obzvláště důležitý a je třeba mít určité základní znalosti o třech různých podpisových standardech, aby bylo možné co nejlépe zmapovat případy použití ve vlastní společnosti.

Ověření připojených elektronických podpisů

Další skvělou věcí je, že elektronické podpisy jsou ověřitelné navždy a za všech okolností. Informace o každém kroku procesu podepisování – od začátku až do konce – včetně připojených podpisů a jedinečné identity podepisujících osob jsou v dokumentu pdf neoddělitelné po celou dobu. Komplexní řešení elektronického podpisu (jako je sproof sign) umožňují ověření přímo na platformě.

Spolupráce

Podpis je záležitostí týmu. Podepisujte interně nebo získejte schválení od externích zúčastněných stran. Důležitá je možnost velmi snadné správy týmu pomocí účtu správce. Mělo by být velmi snadné přidávat nové uživatele a fond dostupných podpisových jednotek musí být velmi snadno rozšiřitelný.

Dodržování předpisů

Pro společnosti je povinností dodržovat platné zákony a předpisy, zejména pokud jde o bezpečné a právně vyhovující ukládání dokumentů a dat v evropském prostoru. Několik nástrojů (např. sproof sign) se opírá o velmi vysoký standard dokumentů PDF/A.

Výsledek

Je čas podepsat. Webové služby elektronického podpisu jsou zajímavým a užitečným způsobem, jak zjednodušit obchodní operace a ušetřit čas a úsilí. V podnikatelském kontextu je důležité, aby splňovaly všechny relevantní požadavky pro daný případ použití.