eMoveUs använder sproof sign för att digitalisera dokumentprocesser inom fordonsindustrin

Som ett litet, medelstort startup-företag inom fordonsindustrin ställdes vi inför utmaningen att effektivisera våra interna processer och förkorta handläggningstiderna. Särskilt när vi hanterade kontrakt, leverantörsavtal, sekretessavtal och interna godkännanden märkte vi att den traditionella pappersvägen var tidskrävande och felbenägen, särskilt i tider med distansarbete. Detta ledde ofta till förseningar, extra kostnader och ökad administrativ ansträngning, och därför ville vi optimera dokumentarbetsflödet och modernisera affärsprocesserna.

Den digitala omvandlingen spelar en central roll i vårt företag, eftersom den ger oss möjlighet att reagera mer effektivt och smidigt på utmaningarna inom fordonsindustrin. För oss som nystartat företag är digitaliseringen en avgörande hävstång för att säkra vår konkurrenskraft och framtidssäkra vår verksamhet. Genom att använda digital teknik kan vi optimera processer, förbättra samarbetet både internt och med externa partners och samtidigt sänka kostnaderna.

Innan vi införde digitala signaturer gjordes alla signaturer på traditionellt sätt: Kontrakt och viktiga dokument skrevs ut, undertecknades manuellt och skickades sedan antingen med post, kurir eller e-post för att få ytterligare underskrifter. Den här processen var tidskrävande, ineffektiv och kunde leda till förseningar, särskilt när det krävdes flera underskrifter eller dokument som skulle skickas mellan olika platser. Dessutom ökade det pappersbaserade arbetssättet risken för fel, förluster och ofullständiga arkiv.

Flera kriterier var avgörande för oss när vi skulle välja rätt leverantör av e-signaturer. För det första var säkerheten av största vikt, eftersom digitala signaturer används för viktiga avtal och dokument som innehåller konfidentiell information. En leverantör med höga säkerhetsstandarder, t.ex. krypteringsteknik och efterlevnad av dataskyddsbestämmelser som GDPR, var därför ett måste.

Dessutom var användarvänligheten av stor betydelse. Leverantören behövde erbjuda en intuitiv och lättanvänd plattform så att våra medarbetare kunde komma igång direkt utan en massa utbildning. Kompatibilitet med våra befintliga system och sömlös integration i våra arbetsflöden var också en viktig faktor.

Sist men inte minst spelade priset och flexibiliteten i erbjudandet också en roll. Vi letade medvetet efter en europeisk leverantör som erbjöd transparenta kostnadsstrukturer och skalbara lösningar som kunde växa med vår verksamhet. Support och kundservice var också viktiga kriterier för att säkerställa att vi snabbt skulle få hjälp om vi hade några frågor eller problem.

Det huvudsakliga användningsområdet är avtalshantering, särskilt för leverantörs- och serviceavtal, inköpsavtal, sekretessavtal och ramavtal, som ofta kräver flera signaturer.

I vårt företag måste en mjukvarulösning uppfylla strikta standarder när det gäller datasäkerhet och efterlevnad för att säkerställa skyddet av känslig information. Detta omfattar först och främst efterlevnad av den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) för att säkerställa att personuppgifter behandlas på ett säkert och ansvarsfullt sätt. Krypteringsteknik, både för överföring och lagring av data, är avgörande för att förhindra obehörig åtkomst. Vi värdesätter också multifaktorautentisering (MFA) och åtkomsthantering för att säkerställa att endast behöriga personer har åtkomst till våra system och data.

Det vi särskilt gillar med sproof sign är kombinationen av hög säkerhet och användarvänlighet, samt det intuitiva användargränssnittet som gör att våra medarbetare snabbt kan använda plattformen utan mycket utbildning. Integrationen i våra befintliga system gick smidigt och sproof signs flexibla anpassningsalternativ passar perfekt till våra specifika krav och arbetsflöden.