Nu är det dags! Det är dags att anpassa affärsprocesserna för att kunna arbeta mer effektivt och säkert. I affärsvärlden hjälper allt bättre digitala arbetsflöden till med detta. Det finns allt fler plattformar och lösningar som kan hjälpa till med allt från absoluta standardprocesser till nischade specialapplikationer. En av dessa standardprocesser som kan förbättras avsevärt tack vare digitala lösningar är att erhålla signaturer.
I den här artikeln förklarar vi vad ett digitalt "signaturarbetsflöde" är och hur du, ditt företag eller ditt nätverk kommer att få hjälp om du förlitar dig på förnuftig digitalisering för detta användningsfall.
Analogt kontra digitalt: Hur får man underskrifter?
Det finns förstås det "gamla hederliga" alternativet: att skriva under med penna på papper. Det kostar inte heller så mycket - särskilt inte om det är du som skriver under - och ser ibland "finare" eller mer formellt ut. Särskilt när det kombineras med ett fysiskt möte. En handskriven signatur är ändå juridiskt giltig.
En andra titt avslöjar "råttans svans": en mycket komplex, mödosam och resurskrävande process (utskrift, skanning, stämpling, postning, väntan på returer etc.). Detta innebär också: mediabrott som försvagar bevisvärdet, tidskrävande arkivering och sist men inte minst: Att erhålla eller vänta på ett undertecknat och returnerat avtal är mycket tidskrävande.
Det numera välkända alternativet: den digitala eller elektroniska signaturen: Tekniskt sett är detta en kryptografisk metod som bygger på asymmetriska krypteringsalgoritmer. Detta gör det möjligt att verifiera dokumentets äkthet och undertecknarens identitet. Ta reda på mer om detta. Det som är tekniskt komplext och mycket säkert i bakgrunden döljs i förgrunden av ett användarvänligt gränssnitt. Juridiskt giltig digital signering är i slutändan lika enkelt som att göra en banköverföring online.
Dr. Fabian Knirsch (CTO, sproof GmbH)
Det finns i princip olika sätt att signera digitalt: enkelt, avancerat och kvalificerat. Trots att de digitala signaturerna på ytan ser likadana ut på det slutliga dokumentet, är statusen för respektive typ av digital signatur och dess bindande karaktär olika."
Med en enkel elektronisk signatur eller bildtext är det inte möjligt att upptäcka manipulering. Kort sagt: endast en signatur som kan verifieras av en offentligt godkänd verifieringstjänst kan klassificeras som juridiskt kompatibel. Plattformar som sproof sign är specialiserade på både skapandet av signaturer enligt högsta standard och den integrerade verifieringen av alla dokument.
Gränslöst, enkelt, digitalt. Att erhålla signaturer med en e-signaturplattform (i företagssammanhang).
Signaturplattformar gör det möjligt att mer eller mindre omfattande kartlägga digitala signaturprocesser, även kända som signaturarbetsflöden. Detta är särskilt viktigt när det gäller att erhålla signaturer. sproof sign specialiserar sig 100% på utfärdande och erhållande av signaturer och utmärker sig i dessa arbetsflöden.
Men vad är ett arbetsflöde i samband med signering av dokument?
I allmänhet är ett arbetsflöde en strukturerad sekvens av arbetssteg för att uppnå ett specifikt mål eller resultat. De enskilda arbetsstegen, deras ordningsföljd, ansvarsområden och beroenden definieras för att arbetet ska kunna utföras på ett effektivt och ändamålsenligt sätt.
Samma sak gäller för att erhålla signaturer. Ett bra e-signaturverktyg gör det möjligt att kartlägga alla tänkbara godkännandeprocesser för att spara tid och personalresurser. Allt detta görs samtidigt som man garanterar högsta möjliga standard för säkerhet och efterlevnad i företaget.
Kraften i arbetsflödet: Få externa digitala signaturer i bara 5 steg
1) Lägg till affärskontakterSjälvklart! Om jag vill godkänna ett dokument för underskrift är det första steget att ta reda på kontaktuppgifterna. I de flesta fall behandlas begäran om underskrift via e-postadressen, eftersom e-postadressen redan är en bra grund för att autentisera den andra parten. När det gäller den avancerade elektroniska signaturen (AES) är identitetsbeviset direkt kopplat till den personliga e-postadressen. Detta innebär att den andra parten utfärdar en digital signatur med samma e-postadress som användes för begäran om signatur.
En fördel med en plattform för e-signaturer är den enkla hanteringen av kontaktuppgifter redan i början av signaturbegäran. I regel föreslås ofta använda kontakter automatiskt under inkassoprocesserna och alla kontaktuppgifter förs automatiskt in i ett förenklat kontakthanteringssystem där de kan ses och redigeras.
2) DefinierasignaturstandardSom redan beskrivits i detalj är signaturstandarden väsentlig med avseende på det önskade bevisvärdet för en begärd signatur. Det är viktigt att veta att signaturstandarden kan definieras för den undertecknande motparten, men behöver inte vara det. Om det t.ex. rör sig om ett avtal av stor formell betydelse kan den kvalificerade elektroniska signaturen förutsättas eller andra typer av signaturer tekniskt uteslutas. Om den andra parten inte har möjlighet att underteckna med en kvalificerad signatur, kommer ett e-signaturverktyg automatiskt att vägleda dig genom identifieringsprocessen
3) Definiera sekvenser och rollerDet finnsolika användningsfall där du vill undvika att flera kontakter får ett dokument för underskrift samtidigt. Ett användningsfall skulle kunna vara att ledningen ska underteckna efter att representanter för två andra avdelningar och slutligen sekretariatet får dokumentet för visning eller för en slutlig nedladdning.
4) Definiera signaturpositionEnav de viktigaste funktionerna i varje signaturplattform är "definitionen av platshållare för signaturer". Du kan definiera exakt på vilken sida, vem som måste skriva under och var. Med sproof sign kan storleken på signaturkortet också justeras.
5) Ange en tidsfrist för undertecknande och skicka påminnelserIdet sista steget i arbetsflödet kan du med de flesta omfattande allt-i-ett-signaturlösningar ange en tidsfrist, skriva en vänlig (eller specifik) inbjudningstext och, viktigast av allt, automatiskt påminna mottagaren om tidsfristen. Detta ökar avsevärt chansen att få det kontrasignerade dokumentet i tid. För att inte tala om det faktum att detta arbetsflöde avsevärt minimerar "tiden till beslut".
6) (Valfritt:) Verifiera mottagna signaturer direkt i sproofsignSom sagt är det viktigt att förstå att kvalificerade och avancerade elektroniska signaturer garanterar den högsta säkerhetsnivån eftersom deras giltighet kan valideras mycket enkelt. En direkt integrerad verifieringsmekanism - som finns i sproof sign - möjliggör fullständig spårbarhet och säkerhet i viktiga godkännandeprocesser.
Den digitala signaturen ur den inbjudna personens perspektiv
Det är viktigt för den inbjudna personen att alla signaturer returneras i tid. Tillgång till signaturplattformen med låg tröskel är avgörande. sproof sign har optimerat denna process:
- Som beskrivet skickar den inbjudande personen ut dokumentet för underskrift via e-post
- Den inbjudna personen tar emot e-postmeddelandet, klickar på länken och kan underteckna dokumentet direkt utan att registrera sig (!)
- Om en kvalificerad signatur krävs och den inbjudna personen ännu inte har en befintlig QES-identifiering (möjlighet att signera med en kvalificerad signatur), tas den inbjudna personen direkt genom identifieringsprocessen efter registrering.
- Det uppstår aldrig (!) några kostnader för den inbjudna personen.
- Om du redan är sproof sign user:in kan du naturligtvis arkivera dokumentet eller, om så önskas, vidarebefordra det för ytterligare signering, lägga det i stapeln, delegera begäran om signering etc.
Vill du komma igång? Registrera dig nu gratis och få din första signatur
Det här hittar du bara hos sproof sign. Vi har strävat efter att göra det så enkelt som möjligt för våra användare att komma igång i världen av digitala signaturer. Med ett gratis privat konto kan du använda plattformen omedelbart och göra dina första digitala signaturer själv eller få dem barriärfria i hela Europa.
Fler blogginlägg
Digitala signaturer för ökad hållbarhet i företagInnovativa lösningar för en hållbar framtid: partnerskapet mellan sproof sign och Energie AG OberösterreichGDPR-överensstämmelse: vad du behöver veta, resten är frivilligtTeam Axess väljer digital signaturlösning från sproof signFramgångshistoria PÖTTINGER
