LeasePlan este o companie globală specializată în furnizarea de soluții de leasing auto și de gestionare a flotei. LeasePlan gestionează o flotă de peste 1,9 milioane de vehicule și oferă companiilor de toate dimensiunile un serviciu complet pentru vehiculele lor comerciale. La alegerea furnizorului potrivit pentru digitalizarea proceselor de semnare, sproof sign a fost utilizat pentru un caz de utilizare special.

Numele companiei: LeasePlan

Scurtă descriere a proiectului:
Un caz special ne-a determinat să integrăm o platformă de semnătură digitală pentru interacțiunea dintre unii dintre principalii noștri clienți.”

De ce sproof sign:
“Unul dintre avantajele sproof sign este gestionarea foarte ușoară a volumelor mari de documente semnate
(încărcarea documentelor și semnarea pe loturi)”

Roland Woerle, manager de proiect IT extern

Cum a apărut decizia de a introduce semnătura digitală?

Woerle: “Aveam deja o platformă de semnături utilizată pentru semnăturile electronice și eram practic mulțumiți de aceasta. Pentru emiterea unui număr necesar de aproximativ 4 000 de contracte pentru 1 500 de clienți B2B, a trebuit să găsim o soluție nouă, astfel încât să putem completa contractele complet electronic, să le trimitem și să le transmitem clienților noștri în cadrul circulației semnăturilor.

Sarcina noastră a fost să găsim un furnizor care să poată gestiona din punct de vedere tehnic aceste volume, să permită standardul tehnic al semnăturilor calificate și să răspundă flexibil cerințelor noastre detaliate.

Am abordat mai mulți furnizori cu aceste cerințe, dar am găsit cea mai bună soluție în sproof sign.”

De ce a fost utilizată semnătura calificată exclusiv pentru acest proiect? Ce criterii au fost decisive pentru dvs. în căutarea furnizorului de semnătură electronică potrivit?

Woerle: “Unii dintre clienții sau furnizorii noștri doreau doar să semneze contractele prin semnătură electronică calificată, pentru alții era suficientă o semnătură avansată. Din acest motiv, a trebuit să reacționăm flexibil la cerințe.”

Ei vorbesc despre “execuții complexe de semnături”. Cum descrieți cazul de utilizare al sproof sign?

Woerle: “La LeasePlan, menținem o abordare orientată spre servicii pentru clienții noștri și, ori de câte ori este posibil, răspundem întotdeauna în mod flexibil la diferitele nevoi ale clienților. Acesta a fost și cazul cu colectarea semnăturilor pentru documentele contractuale. Scopul a fost să precompletăm cele aproximativ 4 000 de contracte cu toate datele contractuale și să le pregătim pentru semnatarii autorizați astfel încât acestea să poată fi doar verificate, semnate simplu și returnate fără prea mult efort.”

Deci semnătura stivei a fost utilizată foarte intens?

Woerle: “Semnătura pe loturi a fost utilizată în principal de furnizorii noștri, care trebuiau să contrasemneze contractele cu clienții. Aceștia au apreciat posibilitatea de a contrasemna toate contractele încheiate până în acel moment cu o semnătură calificată doar o dată pe săptămână.
Am testat intensiv această funcție în prealabil și, atâta timp cât volumele de date ale documentelor individuale nu au fost prea mari, acest proces a funcționat fără probleme.”

“Unul dintre avantajele sproof sign este gestionarea foarte simplă a volumelor mari de documente care urmează să fie semnate (încărcarea documentelor și semnarea pe loturi)”

Roland Woerle
Manager de proiect IT

Care a fost feedback-ul din partea clienților – a fost recunoscută semnătura digitală?

Woerle: “Baza noastră de clienți variază de la IMM-uri și companii mijlocii la cele mai mari companii naționale și internaționale. Cu toate acestea, acceptarea semnăturilor digitale a variat foarte mult. În timp ce unele companii au fost intrigate de gestionarea ușoară a semnăturilor fără hârtie, au existat alte companii care fie nu doreau să semneze digital contractele, fie ale căror politici interne nu permiteau acest lucru. În acest caz, clienții puteau descărca contractele în format PDF, le puteau semna de mână și apoi le puteau procesa din nou prin sproof pentru contrasemnătură.

Consider că Austria încă mai are de recuperat și sper că companii precum Sproof, cu o soluție națională, vor crea încrederea necesară și vor permite companiilor noastre să beneficieze de o soluție sigură, de încredere și complet digitalizată pentru a realiza multe eficiențe ale proceselor, economii de timp și de costuri.”

Ce standarde în ceea ce privește securitatea și conformitatea datelor trebuie să îndeplinească o soluție software în compania dumneavoastră?

Woerle: “Desigur, era important ca soluția de semnătură să îndeplinească toate cerințele privind protecția datelor. Fiind o soluție cloud, nu a trebuit să ne facem griji nici cu privire la găzduirea documentelor.”

Ce vă place în mod deosebit la sproof sign?

Woerle: “Pe lângă caracteristicile tehnice, reacția rapidă și implementarea cerințelor noastre, precum și buna cooperare cu echipa sproof au fost decisive pentru noi.
sproof a fost foarte dinamică și profesionistă în gestionare, ceea ce am apreciat foarte mult în legătură cu proiectul. În final, totul a decurs foarte bine și am fost foarte mulțumiți. “