neunerhaus ajută persoanele fără adăpost, fără adăpost și neasigurate să își găsească drumul înapoi către o viață autodeterminată – indiferent cât de accidentat poate fi drumul și câți pași este nevoie. În trei clădiri rezidențiale neunerhaus, precum și în locuințe asistate cu Housing First și Mobil, mai mult de 1.000 de persoane care au fost fără adăpost și fără adăpost sunt îngrijite și consiliate în fiecare an. Aproximativ 6.000 de persoane sunt îngrijite în fiecare an la centrul de sănătate neunerhaus.

Numele organizației:
Neunerhaus

Scurtă descriere a proiectului:
Transformarea digitală a proceselor de semnătură și, astfel, reducerea semnificativă a efortului administrativ. Acest lucru permite organizației să își eficientizeze procesele interne și să elibereze mai mult timp pentru activitatea socială directă cu persoanele fără adăpost și predispuse la sărăcie.

De ce sproof sign:
“Trebuie să ne folosim resursele limitate de timp în administrație în mod deosebit de conștient – semnătura digitală este o mare îmbunătățire aici.”

Cum a apărut decizia de a introduce semnătura digitală?

Datorită structurii noastre organizaționale, majoritatea documentelor pe care le semnăm necesită semnăturile a două persoane. Până în 2023, existau dosare de semnături care erau transportate de la A la B – și o mulțime de eforturi administrative: Trebuia planificat timpul necesar pentru semnare și existau solicitări regulate din partea colegilor cu privire la documente și la stadiul acestora în procesul de semnare. Apoi, totul trebuia scanat manual și, în plus, arhivat pe hârtie. Trebuie să ne folosim resursele limitate de timp din administrație în mod deosebit de conștient – aici era evident că era loc de îmbunătățiri. Pe lângă caracterul independent de locație al semnării, factorul decisiv a fost mai presus de toate această economie de timp și de resurse ecologice pentru tipărire, corespondență internă, obținerea semnăturilor și scanarea documentelor pe hârtie. Un alt stimulent a fost semnarea și gestionarea mai ușoară a documentelor legate de resurse umane pentru angajații noștri.

Cât de importantă este transformarea digitală pentru neunerhaus?

Majoritatea angajaților de la neunerhaus lucrează direct cu oamenii, de exemplu în asistența socială sau în sectorul sănătății. În legătură cu transformarea digitală, ne preocupă în primul rând subiectul incluziunii digitale – în primul rând incluziunea utilizatorilor noștri, în calitate de angajator, dar și competențele angajaților noștri de a ține pasul cu digitalizarea și de a putea utiliza semnături digitale – acest lucru este cerut de tot mai multe organisme sau de facilitarea canalelor oficiale.
În ultimii ani, am digitalizat numeroase procese în cadrul proceselor noastre de asistență, cum ar fi în management, resurse umane și controlling. Un factor-cheie în acest sens a fost pandemia de coronavirus, care a accelerat și mai mult această schimbare. Un alt factor important este pretenția noastră de a ne gestiona resursele umane cu o atenție deosebită și de a le utiliza cât mai eficient posibil. Digitalizarea ne sprijină, în special în activitatea de resurse umane, în promovarea atât a creșterii eficienței, cât și a inovațiilor. Instrumentele digitale și contactul personal se completează perfect. Un exemplu concret din activitatea de resurse umane: Semnarea digitală a unui nou contract de servicii este întotdeauna combinată cu o întâlnire personală pentru semnarea contractului.

Trebuie să ne folosim resursele limitate de timp din administrație în mod deosebit de conștient – semnătura digitală reprezintă o mare îmbunătățire în acest sens.

Dr. Stephan Gremmel, director general

Ce criterii au fost decisive pentru dvs. în căutarea furnizorului potrivit de semnături electronice?

Atunci când am căutat furnizorul potrivit de semnături electronice, câteva criterii centrale au fost decisive pentru noi. Costurile au fost pe primul loc, deoarece trebuie să ne folosim eficient bugetul ca organizație non-profit. La fel de importantă a fost și ușurința în utilizare: soluția trebuia să fie nu numai intuitivă în utilizare, ci și să ofere funcții precum semnături pe loturi și un tablou de bord clar pentru a ne simplifica fluxurile de lucru. În plus, funcții esențiale precum adăugarea de adnotări, plasarea semnăturilor în mai multe locuri din document și setarea secvențelor de semnături erau esențiale. De asemenea, căutam o soluție bazată pe web care să fie ușor de integrat și care să asigure o valabilitate juridică deplină.

O altă necesitate a fost protecția datelor și respectarea strictă a GDPR. sproof garantează că toate datele sunt stocate pe servere europene, ceea ce ne oferă un nivel suplimentar de securitate. Protecția împotriva falsificării a fost, de asemenea, un factor decisiv pentru a exclude în mod fiabil manipularea. În plus, asistența pentru clienți trebuie să fie disponibilă în orice moment, fără a suporta costuri suplimentare pentru fiecare contact. Toate aceste cerințe au fost îndeplinite pe deplin la sproof.

Pentru ce cazuri de utilizare este utilizată semnătura digitală?

Semnătura digitală este utilizată la neunerhaus într-o varietate de cazuri de utilizare, în special pentru contracte și alte documente importante care necesită o semnătură rapidă și sigură din punct de vedere juridic. Acestea includ contracte cu parteneri externi, cereri de plată, aprobări bugetare și alte documente legate de afaceri care trebuie semnate de conducerea superioară. Începând din iunie 2024, semnătura digitală a fost utilizată și pentru documentele legate de personal, cum ar fi contractele de servicii, acordurile suplimentare, confirmările de angajare și certificatele pentru angajați.

Cum a funcționat integrarea cloud-ului?

Integrarea soluției cloud a decurs fără probleme și eficient. Pentru a face tranziția cât mai ușoară pentru toți angajații, am creat instrucțiuni interne care explică pas cu pas cum să semneze documente prin sproof. Și noi, cei din conducere, ne-am ocupat intens de acest proces la început, dar între timp noile procese au devenit foarte bine stabilite. Datorită structurării clare a sproof și a interfeței intuitive cu utilizatorul, am putut integra cu ușurință semnătura digitală în fluxurile noastre de lucru existente.

Ce standarde are o organizație precum neunerhaus în ceea ce privește securitatea, conformitatea și protecția datelor?

Ca organizație socială care lucrează cu datele sensibile ale multor persoane, neunerhaus are cele mai înalte standarde de securitate, protecție a datelor și conformitate juridică. În special, protecția datelor cu caracter personal este de cea mai mare importanță, deoarece trebuie menținută baza de încredere cu angajații și partenerii noștri.

Ce vă place în mod deosebit la sproof sign?

Apreciem în mod deosebit asistența excelentă pentru clienți oferită de sproof. Solicitările sunt procesate rapid și orientate către soluții, iar sistemul este dezvoltat continuu pe baza feedback-ului utilizatorilor. Interfața prietenoasă și intuitivă îl face mult mai ușor de utilizat în fiecare zi. “Academia”, care poate fi accesată direct în cont, oferă, de asemenea, sprijin util pentru a vă familiariza rapid cu funcțiile. În general, sproof sign are o contribuție semnificativă la creșterea eficienței și simplificarea proceselor noastre de lucru.

Sunt utilizate fluxuri de semnături pentru cazul dvs. de utilizare?

Da, în unele domenii, cum ar fi managementul superior și resursele umane, utilizăm deja fluxuri de semnături în cazuri izolate. Aceste fluxuri de lucru s-au dovedit a fi deosebit de utile pentru procesele recurente, cum ar fi semnarea contractelor de servicii sau a documentelor de afaceri. Cu toate acestea, din cauza dimensiunii noastre și a implementării relativ noi, suntem încă la începutul integrării complete a acestor fluxuri de lucru în procesele noastre de lucru.