ÖH FH Upper Austria reprezintă studenții în fața Universității de Științe Aplicate din Austria Superioară. În plus față de mandatul legal de a reprezenta studenții, ÖH FH OÖ este o corporație de drept public și se supune numeroaselor reglementări, legi și unui organism de supraveghere din cadrul Ministerului Federal.

Universitatea de Științe Aplicate din Austria Superioară (FH OÖ) oferă cursuri de studiu orientate spre practică în patru locații: Hagenberg (informatică, comunicare și media), Linz (tehnologie medicală și științe sociale), Steyr (afaceri și management) și Wels (tehnologie și științe naturale). De la înființarea sa în 1993, Universitatea de Științe Aplicate din Austria Superioară a devenit o instituție de învățământ de top, cu peste 5 000 de studenți înscriși în anul universitar 2023/2024.

Numele organizației:
ÖH FH Upper Austria

Scurtă descriere a proiectului:
Digitalizarea Uniunii Studenților: Introducerea semnăturii digitale pentru creșterea eficienței proceselor administrative

De ce sproof sign:
sproof sign oferă un avantaj semnificativ prin capacitatea de a invita persoane externe să semneze prin e-mail. Aceste persoane pot semna apoi cu ușurință documente în întreaga UE, utilizând o mare varietate de metode de semnare.

Cum a apărut decizia de a introduce semnătura digitală?

Există diferite niveluri de reprezentare și administrare în cadrul Uniunii studenților. Acest lucru necesită eliberarea zilnică a diferitelor documente și aprobări de plată. Pentru aceste cazuri de utilizare, este necesară utilizarea semnăturii calificate sau, alternativ, a semnăturilor fizice și a documentelor lor originale. Este un proces foarte consumator de timp. Pentru a putea investi mai mult timp în sarcina noastră reală, care este munca de reprezentare, am decis să digitalizăm și să modernizăm procesele și sarcinile noastre administrative. Din acest motiv, am conectat, de asemenea, sproof sign la instrumentul nostru intern de gestionare a bugetului, pentru ca, în viitor, documentele să fie semnate digital de cele trei persoane necesare, fără a mai fi nevoie să le schimbăm prin e-mail și să le trimitem peste tot.

Ce criterii au fost decisive pentru dvs. în căutarea furnizorului potrivit de semnături electronice?

Atunci când am căutat furnizorul potrivit de semnături electronice, mai multe criterii au fost decisive pentru noi. Un aspect cheie a fost conexiunea API, deoarece trebuie să o construim dintr-un sistem terț. În plus, era important ca și persoanele externe să poată fi ușor invitate să semneze prin e-mail. Un alt criteriu a fost ușurința în utilizare și modernitatea software-ului, care trebuiau să se reflecte într-o interfață de utilizator intuitivă. Un furnizor care combină toate aceste cerințe într-un software accesibil este un mare avantaj pentru noi și cred că acesta este un foarte mare punct în plus pentru sproof sign. Din aceste motive, am decis, de asemenea, să lucrăm cu sproof.

Pentru ce cazuri de utilizare este utilizată semnătura digitală?

Folosim semnătura digitală pentru diverse aplicații. Pe de o parte, le folosim pentru aprobarea plăților, ceea ce permite autorizarea rapidă și sigură a tranzacțiilor financiare. Pe de altă parte, le folosim pentru documentele interne pentru a optimiza procesele de lucru și a reduce efortul administrativ. În plus, folosim semnătura digitală pentru documentele studenților de la Universitatea de Științe Aplicate din Austria Superioară. Aceste documente confirmă faptul că studenții din Uniunea studenților austrieci (ÖH) îndeplinesc o anumită funcție. Semnătura digitală ne permite să creăm și să trimitem aceste confirmări într-un mod necomplicat și conform cu legea. Gama largă de utilizări ale semnăturilor digitale ne permite să lucrăm mai eficient, asigurând în același timp securitatea documentelor noastre.

Cum a funcționat integrarea cloud-ului?

Integrarea cloud-ului a fost implementată de un partener și a decurs fără probleme. Integrarea API a funcționat bine și ne-a permis să conectăm fără probleme sistemele noastre existente la noua soluție de semnătură. Cu toate acestea, schimbarea proceselor adecvate pentru angajați și introducerea lor în aceste noi metode moderne de lucru este un proces care necesită timp.

Ce standarde în ceea ce privește securitatea și conformitatea datelor trebuie să îndeplinească o soluție software în organizația dumneavoastră?

Noi, ca Uniune a Studenților din Austria Superioară, suntem, de asemenea, supuși reglementărilor și legilor obișnuite. Prin urmare, soluția software pe care o folosim pentru semnăturile digitale trebuie să îndeplinească mai multe standarde în ceea ce privește securitatea datelor și conformitatea. Pe de o parte, este esențial ca soluția de semnătură să fie conformă cu Regulamentul UE eIDAS, deoarece acesta definește cadrul juridic pentru semnăturile electronice în Uniunea Europeană. În plus, software-ul trebuie să fie în conformitate cu legile și reglementările naționale în vigoare, astfel încât să fim protejați din punct de vedere juridic. Să nu uităm că trebuie să fie conform cu GDPR. Practic, soluția noastră este concepută pentru a se asigura că toate informațiile și documentele personale sunt prelucrate și stocate în conformitate cu cerințele stricte ale GDPR.

Ce vă place în mod deosebit la sproof sign?

Ceea ce îmi place în mod deosebit la sproof sign este prezentarea clară și modernă a tuturor aplicațiilor, precum și funcția practică de filtrare pentru a identifica rapid documentele deschise pentru semnare. Desigur, funcția de lot este, de asemenea, utilă, deoarece face posibilă adăugarea eficientă a QES la cantități mari de documente în același timp. Mai ales atunci când procesați până la 400 de documente, această funcție este o adevărată ușurare în munca de zi cu zi.

Desigur, funcția de lot este, de asemenea, utilă, deoarece face posibilă adăugarea eficientă a QES la cantități mari de documente în același timp. Mai ales atunci când procesați până la 400 de documente, această funcție este o adevărată ușurare în munca de zi cu zi.

Sascha Bauer
Președintele Uniunii studenților de la Universitatea de Științe Aplicate din Austria Superioară

Există avantaje speciale ale sproof sign care sunt deosebit de avantajoase în industria dvs.?

sproof sign ne oferă un avantaj semnificativ în ceea ce privește capacitatea de a invita persoane externe să semneze prin e-mail. Aceste persoane pot semna apoi cu ușurință documente în întreaga UE, folosind o mare varietate de metode de semnătură.