Cele mai importante fapte pe scurt

• O platformă de semnături este o soluție centralizată, rezistentă la audit, pentru semnarea, gestionarea și auditarea electronică a documentelor.
  
• Platformele moderne acceptă mai multe niveluri de semnătură eIDAS și permit automatizarea proceselor de semnătură și aprobare.
  
• Originea furnizorului determină controlul legal al datelor dumneavoastră: Platformele europene sunt supuse exclusiv GDPR și evită riscurile generate de legile americane, cum ar fi CLOUD Act.

Ce este o platformă de semnături?

O platformă de semnături este un software centralizat, rezistent la audit, care controlează întregul proces legat de semnăturile electronice:

• Crearea și încărcarea documentelor
• Definirea fluxurilor de semnături
• Identificarea părților interesate
• Furnizați semnături
• Piste de audit ale documentelor
• Arhivare conformă cu legea

Ce deosebește o platformă de un instrument de semnătură?

Semnăturile digitale sunt acum un standard. Dar cum este semnată determină validitatea juridică, securitatea și eficiența.

De obicei, un instrument de semnătură digitalizează doar semnătura manuscrisă. O platformă de semnături, pe de altă parte, controlează întregul proces de semnare și asigură conformitatea.

Criterii	Instrument de semnătură	Platformă profesională de semnături
Scop	Semnarea digitală rapidă a documentelor individuale	Controlați întregul proces de semnare în mod sigur și eficient
Gama de funcții	Funcție de semnătură de bază – de obicei numai EES	Fluxuri de lucru, verificarea identității, arhivare, piste de audit, automatizare, toate standardele de semnătură eIDAS (EES, FES, QES)
Domeniul de aplicare al sistemului	Aplicație de sine stătătoare sau modul add-on de mici dimensiuni	Platformă de companie centralizată cu integrări în CRM/ERP/HR
Exemplu de utilizare	“Inserare semnătură” într-un document	Trimiterea documentelor, definirea rolurilor de semnătură, urmărirea statutului, arhivarea în conformitate cu legislația
Conformitate	Diferențe în funcție de furnizor; de obicei, doar efect juridic simplu	Suveranitatea juridică a UE, eIDAS & GDPR-compliant, GoBD audit-proof
Scalare	Potrivit pentru semnături ocazionale	Fiabil chiar și în cazul volumelor mari și al proceselor complexe
Grupul țintă	Utilizator unic, cerințe simple	Companii, autorități, industrii reglementate

Nucleul strategic: conformitate și conformitate eIDAS

Pentru companiile europene, bazele juridice eIDAS și GoBD (standarde comparabile în Germania și Austria) sunt cele mai dure pietre de încercare. Pentru ca semnăturile digitale să poată fi utilizate în conformitate cu legislația, platformele de semnături trebuie să îndeplinească în mod fiabil aceste cerințe de reglementare:

1. Trinitatea eIDAS: EES, FES și QES

Regulamentul UE eIDAS definește trei niveluri de semnătură. O platformă de semnătură trebuie să fie capabilă să ofere fiecare dintre aceste niveluri pentru cazul de utilizare respectiv.

*Exemplele pot varia în funcție de țară și de orientările interne și, prin urmare, ar trebui să servească doar ca un ajutor pentru înțelegere! Consultați un consilier juridic sau departamentul nostru de vânzări pentru cazul dumneavoastră specific.

! QES este singura formă de semnătură care este echivalentă din punct de vedere juridic cu o semnătură de mână. Nu toate platformele oferă QES – companiile ar trebui să verifice acest lucru înainte de a face o selecție pentru a evita întreruperile mediatice în procesul ulterior.

2. audit de securitate prin intermediul pistei de audit

Un document semnat este valabil din punct de vedere juridic numai atâta timp cât întregul proces este complet trasabil. O platformă de semnătură conformă cu eIDAS, cum ar fi sproof Sign, generează automat o pistă de audit – un jurnal inviolabil care documentează momentul, părțile implicate, dovada de identitate utilizată și standardul de semnătură. Aceasta este cheia pentru securitatea auditului și conformitatea cu GoBD.

De ce contează dacă o platformă de semnături provine din UE sau din SUA?

Procesele de semnătură digitală nu sunt doar o chestiune de confort, ci și de încredere:

• Cine îmi protejează datele?
• Ce legi se aplică documentelor stocate?
• Cine este autorizat să îl acceseze?
  

GDPR se aplică în Europa: Datele cu caracter personal pot fi transmise numai pe bază legală.

În SUA se aplică, de asemenea, Legea CLOUD: autoritățile americane pot obliga companiile să transmită date,

• indiferent de locul în care sunt stocate
• chiar dacă acestea sunt situate în UE

Acest lucru duce la un conflict de drepturi:

UE / DSGVO	SUA / Legea CLOUD
Protecția strictă a datelor cu caracter personal	Accesul autorităților în anumite condiții legale
Obiectiv: confidențialitatea și suveranitatea datelor	Obiectiv: securitate națională și investigații
Accesul numai cu un temei juridic clar și în condiții-cadru definite	Furnizorii de servicii cu jurisdicție în SUA pot fi obligați să predea datele ca răspuns la un ordin judecătoresc – indiferent dacă datele sunt stocate în SUA sau în UE

Platforma sproof Sign: fluxuri de lucru inteligente care vă fac echipa mai rapidă

Cea mai mare creștere a eficienței constă în automatizarea proceselor complexe de aprobare și semnare. O platformă modernă precum sproof Sign permite definirea fluxurilor de semnături (de exemplu, secvențiale, paralele, cu pași condiționali) care trimit automat documentele către persoanele potrivite (cu nivelul de semnătură potrivit).

Bazează-te astăzi pe conformitatea europeană și pe automatizarea maximă. Permiteți-ne să vă arătăm într-o demonstrație fără obligații cum sproof Sign ca platformă centrală vă accelerează procesele și vă minimizează riscurile legale. Rezervați o demonstrație acum și discutați strategia dvs. de semnătură electronică →