A sosit timpul! Este timpul să adaptăm procesele de afaceri pentru a lucra mai eficient și, în același timp, mai sigur. Fluxurile de lucru digitale mai bune ajută în lumea afacerilor. Există un număr din ce în ce mai mare de platforme și soluții care pot ajuta la orice, de la procese absolut standard la aplicații specializate de nișă. Unul dintre aceste procese standard care poate fi îmbunătățit semnificativ datorită soluțiilor digitale este colectarea semnăturilor.
În acest articol explicăm ce este un "flux de lucru cu semnături" digital și cum veți fi ajutat dumneavoastră, compania sau rețeaua dumneavoastră dacă vă bazați pe o digitalizare semnificativă.
Analogic versus digital. Cum se obțin semnăturile.
Bineînțeles, există și varianta "old-school": Semnarea cu pixul pe hârtie. Nici asta nu costă prea mult - mai ales dacă tu ești persoana care semnează - și uneori pare mai "elegantă" sau chiar mai formală. Mai ales atunci când este combinată cu o întâlnire reală. Semnătura scrisă de mână este oricum valabilă din punct de vedere legal.
O a doua privire dezvăluie "coada de șobolan": un proces foarte complex, laborios și consumator de resurse (tipărire, scanare, francare, expediere prin poștă, așteptarea returului etc.). Aceasta înseamnă, de asemenea: pauze media care diluează valoarea probatorieși nu în ultimul rând: Obținerea sau așteptarea unui contract semnat și returnat este foarte consumatoare de timp.
Alternativa este semnătura digitală sau electronică: Din punct de vedere tehnic, aceasta este o metodă criptografică bazată pe algoritmi de criptare asimetrică. Aceasta face posibilă verificarea autenticității documentului și a identității semnatarului. Aflați mai multe. Ceea ce este complex din punct de vedere tehnic și foarte sigur în fundal este ascuns în prim-plan de o interfață de utilizator ușor de utilizat. În cele din urmă, semnarea digitală valabilă din punct de vedere juridic este la fel de ușoară ca efectuarea unui transfer bancar online.
Diferența dintre o semnătură electronică valabilă din punct de vedere juridic și o legendă fără valoare.
De fapt, în lumea afacerilor nu a fost încă acceptat pe scară largă faptul că emiterea și obținerea semnăturilor digitale trebuie să respecte orientări stricte. Acest lucru se datorează faptului că cel mai înalt nivel de securitate, așa cum este reglementat cu precizie în Regulamentul eIDAS, nu este asigurat de nenumărate instrumente web.
Semnăturile cu imagini reprezintă o problemă majoră. O imagine digitală a propriei semnături nu este o semnătură digitală validă și nu respectă niciun standard. Nu există nicio modalitate de a verifica identitatea semnatarului sau de a asigura integritatea (documentul nu a fost modificat) documentului. O semnătură cu imagine poate fi ușor de manipulat.
Este diferit în cazul semnăturii electronice avansate sau calificate. Aceste două standarde de semnătură electronică garantează o securitate foarte ridicată pentru toate părțile implicate în procesul de semnare. Mulți furnizori, în special cei europeni, s-au concentrat pe aceste două standarde. Aflați mai multe
Dar cum puteți afla sau verifica ce standard respectă o semnătură electronică obținută sau dacă o semnătură a fost chiar falsificată?
Dr. Fabian Knirsch (CTO, sproof GmbH)
"Practic, există diferite moduri de a semna digital: simplu, avansat și calificat. În ciuda aspectului superficial identic al semnăturilor digitale pe documentul final, statutul tipului respectiv de semnătură digitală și caracterul obligatoriu al acesteia diferă".
QES, AES, EES: Toate standardele de semnătură electronică dintr-o privire de ansamblu
Există diferite tipuri de semnături digitale și trebuie selectat un standard de semnătură specific în funcție de aplicație și de cerințe. Temeiul juridic pentru acest lucru în UE este Regulamentul eIDAS, care definește cerințele pentru formele individuale. Cele mai importante trei standarde de semnătură și diferitele lor proprietăți sunt explicate în acest articol.În cazul unei simple semnături electronice sau al unei legende de imagine, nu este posibilă detectarea niciunei manipulări. Pe scurt, numai o semnătură care poate fi verificată de un serviciu de verificare aprobat public poate fi clasificată ca fiind conformă din punct de vedere juridic. Platforme precum sproof sign sunt specializate atât în crearea de semnături la cele mai înalte standarde, cât și în verificarea integrată a oricărui document.
În cazul unei simple semnături electronice sau al unei legende de imagine, nu este posibilă detectarea niciunei manipulări. Pe scurt, numai o semnătură care poate fi verificată de un serviciu de verificare aprobat public poate fi clasificată ca fiind conformă din punct de vedere juridic. Platforme precum sproof sign sunt specializate în ambele: crearea de semnături la cel mai înalt standard și verificarea integrată a oricărui document.
Puterea fluxului de lucru: Obțineți semnături digitale externe în doar 5 pași
1) Adăugați contacte de afaceriDesigur! Dacă vreau să eliberez un document pentru semnare, primul pas este să cunosc datele de contact. În cele mai multe cazuri, cererile de semnătură sunt gestionate prin intermediul adresei de e-mail, deoarece adresa de e-mail oferă deja o bază bună pentru autentificarea celeilalte părți. În cazul semnăturii electronice avansate (AES), dovada identității este direct legată de adresa de poștă personală. În consecință, omologul emite o semnătură digitală cu aceeași adresă de e-mail care a fost utilizată pentru cererea de semnătură.
Un avantaj al unei platforme de semnătură electronică, încă de la începutul cererii de semnătură, este gestionarea simplă a datelor de contact. De regulă, contactele utilizate frecvent sunt sugerate automat în timpul proceselor de colectare, iar toate datele de contact sunt introduse automat într-un sistem simplificat de gestionare a contactelor, unde pot fi vizualizate și editate.
3) Definiți secvențele și rolurile de semnare. Există mai multe cazuri de utilizare în care doriți să evitați ca mai multe contacte să primească un document pentru semnare în același timp. Un caz de utilizare ar putea fi acela că managementul ar trebui să semneze după reprezentanții altor două departamente și, în cele din urmă, secretara primește documentul pentru vizualizare sau pentru o descărcare finală.
4) Definiți pozițiile de semnătură. Una dintre cele mai esențiale caracteristici ale oricărei platforme de semnătură este "definirea pozițiilor de semnătură". Astfel, puteți defini exact pe ce pagină, cine, unde trebuie să semneze. Cu sproof sign, dimensiunea cardului de semnătură poate fi, de asemenea, ajustată.
5) Stabiliți un termen limităpentru semnare și trimiteți memento-uri. În ultima etapă a fluxului de lucru, cele mai cuprinzătoare soluții complete de semnare all-in-one vă permit să stabiliți un termen limită, să scrieți un text de invitație prietenos (la specific) și, cel mai important, să le reamintiți automat destinatarilor acest termen limită. Rata de succes a primirii la timp a documentului contrasemnat este semnificativ crescută. Ca să nu mai vorbim de faptul că acest flux de lucru minimizează oricum în mod semnificativ "timpul până la decizie".
6) (Opțional:) Verificarea semnăturilor obținute direct în sproof sign. După cum am menționat mai sus, este important să se creeze o înțelegere a faptului că semnătura electronică calificată și avansată garantează cel mai înalt nivel de securitate, deoarece validitatea acesteia poate fi validată foarte ușor. Un mecanism de verificare integrat direct -cum este disponibil în sproof sign- permite o trasabilitate și o securitate complete pentru procesele de aprobare importante.
Semnătura digitală din punctul de vedere al persoanei care face invitația
Pentru persoana care invită, este esențial ca toate semnăturile să fie returnate la timp. Un prag scăzut de intrare în platforma de semnătură este crucial. sproof sign a optimizat acest proces:
- Așa cum s-a descris, persoana care invită trimite documentul pentru semnare prin poștă.
- Persoana invitată primește mailul, face clic pe link și poate semna documentul direct, fără înregistrare (!).
- În cazul în care este necesară o semnătură calificată și persoana invitată nu are încă o identificare QES existentă (posibilitatea de a semna în mod calificat), persoana invitată este condusă direct prin procesul de identificare după înregistrare.
- Nu există niciodată (!) niciun cost pentru persoana invitată.
- În cazul în care o persoană este deja un utilizator sproof sign, aceasta poate, desigur, să arhiveze documentul sau, dacă dorește, să îl transmită pentru semnare ulterioară, să îl pună în stivă, să delege cereri de semnare etc.
Doriți să începeți? Înregistrează-te acum gratuit și primește prima ta semnătură
Veți găsi acest lucru doar la sproof sign. Am depus toate eforturile pentru a le oferi utilizatorilor noștri cel mai ușor start posibil în lumea semnăturilor digitale. Cu un cont privat gratuit, puteți utiliza imediat platforma și puteți să vă faceți singuri primele semnături digitale sau să le obțineți fără bariere în toată Europa.
Mai multe intrări pe blog
Conformitatea GDPR: ce trebuie să știți, restul este opționalCombinarea semnăturilor electronice și a semnăturilor manuale pe documente PDFHendrickson: Locațiile din Franța și Austria își digitalizează procesele de semnareCel mai mare în domeniul hotelier și al cateringului: Hogast semnează cu semnul sproof."sproof ne ajută să combinăm securitatea și eficiența" - Dominik Engel, FH Salzburg
