O que é a assinatura digital?

A assinatura digital (ou assinatura eletrónica, eSignature, etc.) tornou-se uma ferramenta indispensável para as empresas e os indivíduos gerirem documentos de uma forma mais eficiente e ecológica. Neste artigo, fornecemos-lhe um ponto de partida para quem quer atualizar um processo antigo - a assinatura de documentos.

O que é uma assinatura digital?

Uma assinatura digital é um método seguro e eficiente de assinar contratos num ambiente digital, em alternativa às assinaturas manuscritas.

A assinatura digital funciona como uma impressão digital humana, uma vez que cada documento tem a sua própria impressão digital eletrónica única. Nenhum outro documento pode ter a mesma assinatura digital. Se um documento digital for "selado" com uma assinatura, pode provar-se que

• o ficheiro não foi alterado após a assinatura (integridade).
• uma pessoa específica assinou o documento (autenticação).
• o signatário assinou efetivamente o documento. A pessoa não pode negar ter assinado o documento depois de ter sido criada uma assinatura digital.
• o documento não é uma falsificação.

As assinaturas digitais já são utilizadas em muitos sectores para uma grande variedade de aplicações.

O que é que não é uma assinatura digital (válida)?

Apenas uma assinatura que também possa ser verificada por um serviço de verificação online aprovado (por exemplo, Acrobat Reader, RTR ou diretamente no sproof sign) pode ser classificada como legalmente conforme.

O Regulamento eIDAS regula na Europa a forma como os documentos podem ser assinados de forma juridicamente válida e verificável. Pode obter mais informações aqui.

Como funciona a assinatura digital de documentos PDF

A aplicação de uma assinatura digital válida a um documento (PDF) é um processo tecnicamente complexo que decorre discretamente em segundo plano quando assina digitalmente um documento.

Por conseguinte, uma assinatura digital correcta difere significativamente da simples inserção de uma assinatura manuscrita digitalizada.

Uma assinatura digital válida permite que as alterações subsequentes ao documento sejam reconhecidas. Não é o caso da simples inserção de imagens.

Eis como funciona a prova de intenção digital com uma plataforma de assinatura:

Etapa 1: Carregamento e conversão

Em primeiro lugar, carrega o seu documento online através da sua conta numa plataforma de assinatura. O documento é convertido num documento PDF.

Etapa 2: Aplicação da assinatura digital

Para a assinatura propriamente dita, precisa de um certificado digital que comprove a sua identidade como signatário. Este é criado para si quando se regista numa plataforma de assinatura. Se quiser assinar com o padrão mais elevado, a assinatura eletrónica qualificada , esta etapa é realizada por uma autoridade de certificação reconhecida pelo Estado.

Com uma plataforma de assinatura, tem a possibilidade de personalizar a sua assinatura (semelhante à versão manuscrita) e de criar o seu próprio estilo de assinatura.

Etapa 3: Encriptação do documento e das assinaturas

Na etapa final, todo o contrato, incluindo as assinaturas anexas, é encriptado criptograficamente. É gerado o chamado valor hash. O contrato torna-se à prova de falsificação e verificável.

As assinaturas anexadas têm o maior valor probatório e já não podem ser falsificadas.

Naturalmente, os contratos assinados podem ser descarregados, enviados ou guardados em qualquer lugar.

Também posso assinar digitalmente no Word ou noutros programas do Office?

Em princípio, muitos formatos de ficheiro também podem ser assinados digitalmente. No entanto, para que a assinatura digital aplicada seja inalterável, cada documento deve primeiro ser convertido num documento PDF. Como é sabido, os documentos PDF já não podem ser alterados (ao contrário dos documentos docx, por exemplo). As plataformas de assinatura digital convertem automaticamente muitos formatos de ficheiro num documento PDF correto, normalmente quando o documento é carregado.

Como é que obtenho uma assinatura digital?

Existem várias formas de obter uma assinatura digital.

Registe-se numa plataforma de assinatura digital (AES)

Como já foi explicado, a criação de uma assinatura digital é o elemento central de uma plataforma de assinatura digital. Soluções estabelecidas e bem conhecidas são, por exemplo, DocuSign , AdobeSign ou soluções europeias mais recentes, como sproof sign ou yousign, que também se especializaram especificamente para utilização em empresas europeias.

Uma assinatura eletrónica avançada é criada para si quando se regista.

Identificação com uma plataforma de assinatura (QES)

Muitos fornecedores também equipam os utilizadores com uma assinatura eletrónica qualificada, que está profundamente integrada na própria aplicação. Para além do elevado valor probatório desta norma de assinatura, beneficia das muitas opções para personalizar o seu processo de assinatura.

Identificação com um serviço governamental (QES; por exemplo, assinatura de telemóvel)

Na Áustria, mais de 50% dos cidadãos já possuem uma assinatura de telemóvel. Esta é emitida pelas autoridades públicas e está em conformidade com a norma de assinatura eletrónica qualificada.

Validade jurídica de uma assinatura digital

Um contrato válido é celebrado quando ambas as partes expressam o seu consentimento. Em geral, o legislador deixa ao critério das partes contratantes decidir se celebram um contrato verbalmente, por escrito ou por via eletrónica. É o que se designa por liberdade de forma.

Se optar por uma solução de assinatura digital, tem a vantagem de todas as assinaturas serem integradas no ficheiro PDF de forma inalterável e à prova de falsificação.

De qualquer modo, é necessário selecionar a norma de assinatura eletrónica adequada em função do contrato.

Para o efeito, foram estabelecidas três normas, definidas no Regulamento eIDAS, que servem de quadro jurídico.

• Assinatura eletrónica simples (EES)
• Assinatura eletrónica avançada (AES)
• Assinatura eletrónica qualificada (QES)

A assinatura eletrónica qualificada (AEQ) satisfaz os mais elevados critérios de qualidade e é legalmente 100% equivalente a uma assinatura manuscrita.

Uma vez que as implicações legais podem variar muito, factores como os custos de implementação, a facilidade de utilização (experiência do cliente), a legislação, as políticas da empresa e o risco comercial avaliado determinarão normalmente qual o método a utilizar numa determinada situação.

Pode utilizar o seguinte guia de decisão para o ajudar.

Por conseguinte, há dois factores que influenciam a escolha da norma adequada para a assinatura eletrónica:

• Riscos de responsabilidade, riscos operacionais
• Requisitos legais

As vantagens de uma plataforma de assinatura digital são que pode

• pode alterar a norma de assinatura eletrónica a qualquer momento, em função do tipo de contrato
• pode especificar a norma de assinatura eletrónica pretendida quando adquire assinaturas externas.

Os fornecedores europeus de assinaturas têm-se concentrado sobretudo nas duas normas mais elevadas de assinatura digital.

A sproof sign é especialista no domínio das assinaturas electrónicas qualificadas (QES), em particular.

Saiba mais

Uma assinatura digitalizada ou uma imagem de assinatura é válida?

O termo "assinatura digitalizada" significa que se trata de uma imagem digital de uma assinatura manuscrita. A assinatura original em papel é convertida para um formato digital (.jpg, .doc, .pdf, etc.) utilizando um scanner ou uma câmara.

Em princípio, estas assinaturas digitalizadas são válidas desde que não seja necessário um formulário escrito para a declaração de intenções correspondente.

Uma cópia assinada não é juridicamente válida, uma vez que o signatário não pode ser identificado e o consentimento não pode ser provado.

Uma assinatura digitalizada é fácil de falsificar, pelo que o destinatário do contrato assinado pode facilmente copiá-la (#SnippingTool #Screenshot). É óbvio que isto não é legal.

Uma assinatura digitalizada não tem valor probatório em tribunal, uma vez que é apenas uma cópia da sua assinatura original. Sem prova de como a assinatura foi feita, é considerada uma mera cópia e não uma assinatura autêntica. Por este motivo, não é válida, especialmente em transacções comerciais.

Qual a diferença entre uma assinatura digital e uma assinatura eletrónica?

Os termos "assinatura eletrónica" e "assinatura digital" podem ser facilmente confundidos. Estes termos são muitas vezes utilizados indistintamente, mas, em rigor, não são a mesma coisa.

Uma assinatura eletrónica (ou e-signature) é um método de celebração de um contrato jurídico em ambiente digital. É, por assim dizer, o equivalente digital da assinatura de um documento em papel.

Enquanto a assinatura eletrónica prova o consentimento do signatário do documento, a assinatura digital é a prova da autenticidade do próprio documento. Isto significa que a combinação de documento e assinatura foi tecnicamente concebida e encriptada de forma a que o contrato seja à prova de falsificação. Assim, os termos fundem-se ou funcionam em conjunto de tal forma que um acordo digital se torna verificável e legalmente aplicável.

As vantagens de uma plataforma de assinatura digital (europeia)

Asproof sign é uma solução baseada na Web para a assinatura digital de contratos e funciona em todos os dispositivos móveis (computador, smartphone, tablet). A sproof sign está sediada na Áustria e todos os dados são salvaguardados exclusivamente em centros de dados na UE. Garantimos a conformidade com o RGPD a todos os níveis, tanto connosco como com os nossos subcontratantes. Oferecemos aos nossos clientes estas garantias num contrato de processamento de dados de encomendas (ADV), que se baseia nas cláusulas contratuais-tipo da UE e, por conseguinte, também oferece a máxima segurança jurídica.

Interfaces e sistemas existentes

• O sproof sign pode ser perfeitamente integrado nos seus sistemas existentes.
• Assine diretamente em ferramentas comuns como o MS Teams, Word, Google Drive, etc. (lista de todas as integrações ).
• Assinatura única
• API simples para casos de uso personalizados (documentação da API )

Armazenamento de documentos e controlo do progressoOscontratosimportantessão armazenados numa localização central de forma clara, altamente segura e encriptada. No entanto, os documentos podem ser acedidos em qualquer altura e a partir de qualquer local. Além disso, o progresso dos processos de assinatura pode ser visualizado em qualquer altura e podem ser enviados lembretes, se necessário.

Assinatura eletrónica qualificada (QES) e avançada (AES), incluindo identificação. O sproof sign suporta todos os tipos de assinaturas electrónicas (simples, avançadas e qualificadas) em conformidade com o Regulamento eIDAS, bem como muitas outras normas de assinatura utilizadas globalmente (por exemplo, conformidade com a FDA). Pode assinar dentro da sua organização, bem como com parceiros externos, fornecedores ou clientes.

Assinatura em lote**: assine contratos ao mesmo tempoCom**a assinatura em lote, pode assinar digitalmente e legalmente inúmeros documentos numa única operação. Uma enorme poupança de tempo.

Pasta de documentos: envie contratos ao mesmo tempoAjuntevários documentos digitalmente e envie-os em conjunto para assinatura. Isto poupa-lhe a si e ao destinatário muito tempo.

Marca da empresa, carimbos da empresa e estilos de assinaturaSejavocê uma grande equipa ou um utilizador individual. No sproof sign, pode guardar o logótipo da sua própria empresa como um carimbo da empresa. Também pode criar diferentes estilos de assinatura para diferentes fins.

Hub eID: Obtenha assinaturas em toda a EuropaAassinatura qualificada é legalmente equivalente à assinatura manuscrita em toda a Europa. O sproof sign permite a assinatura de contratos com vários fornecedores de assinaturas qualificadas com a sua interface única. Esta é uma enorme vantagem para a obtenção e emissão de assinaturas legalmente válidas. Clique aqui para obter uma visão geral de todos os prestadores de serviços fiduciários integrados →

Verifique as assinaturas e descarregue os relatórios de verificaçãoPodeverificar a validade das assinaturas electrónicas aplicadas diretamente no sproof sign com um clique do rato. Também pode descarregar um relatório de verificação para cada execução de assinatura e ver quem assinou com que certificado e quando.

Gestão de equipas e regras de substituiçãoO ProofSign permite uma gestão simples de utilizadores e direitos para os utilizadores de um plano. Além disso, a quota de assinaturas pode ser gerida centralmente e podem ser efectuadas várias definições importantes para todo o plano.

Suporte e AcademiasO sproofsign é conhecido pelo seu suporte rápido e flexível. A sproof sign Academy é um portal de formação gratuito que o ajuda a si e aos seus colaboradores a começar rapidamente.

Preços transparentes e sem custos ocultosO nossoobjetivo é ser a melhor oferta na procura de um fornecedor de assinaturas adequado. Ao fazê-lo, damos grande valor à equidade e à transparência. Dois valores que caracterizam a nossa cultura empresarial. Estes valores também determinam o preço da nossa solução no segmento empresarial.