A empresa familiar PÖTTINGER é um dos principais especialistas internacionais em tecnologia de prados, cultivo de solos e sementeira. O grupo da Alta Áustria não se concentra apenas em aumentar a sustentabilidade e a eficiência dos seus próprios produtos. Quando se tratou de escolher o fornecedor certo para a digitalização dos processos de assinatura, a empresa confiou na sproof sign. O jovem gestor de projectos de TI Matthias Oberegger e a sua equipa foram a força motriz por detrás da avaliação e integração da plataforma de assinaturas. Nesta entrevista, pode descobrir quais os critérios utilizados para medir e, em última análise, decidir sobre a introdução da assinatura digital.
**Nome da empresa:**PÖTTINGER GmbH
Breve descrição do projeto:"A PÖTTINGER lida com tecnologia agrícola digital e é pioneira em soluções digitais. Já há alguns anos, foram avaliadas várias soluções de assinatura eletrónica. O gatilho final para o projeto de assinatura digital foi a situação do Corona."
Porquê a sproof:"...porque os novos desenvolvimentos estão disponíveis para todos os clientes sem custos adicionais. Para nós, um ponto importante nos nossos requisitos"
Principal caraterística:"Com a assinatura em lote, centenas de documentos podem ser assinados por dois gestores de negócios ao mesmo tempo com apenas alguns cliques."
Heidi Boller (chefe de vendas, sproof) e Mathias Oberegger (gestor de projectos de TI, PÖTTINGER) na fábrica da PÖTTINGER em Grieskirchen
Como é que surgiu a decisão de introduzir a assinatura digital?
Oberegger: "A PÖTTINGER está envolvida na tecnologia agrícola digital e é pioneira em soluções digitais. Já há alguns anos que nos interessámos pelas assinaturas digitais. O gatilho final para o projeto "assinatura digital" foi claramente a situação do Corona. Na PÖTTINGER, há cinco directores executivos: são sempre necessárias duas assinaturas para uma assinatura válida. Em tempos de home office e de regras de restrição, isto nem sempre era fácil. Por isso, era necessário encontrar uma solução mais rápida e cómoda."
Que critérios foram cruciais para si quando procurou o fornecedor de assinaturas electrónicas certo?
Durante a análise dos requisitos, analisámos os principais casos de utilização na nossa empresa. Durante o processo, também recebemos pedidos. Por exemplo, o processo de assinatura deve poder ser iniciado diretamente a partir de uma biblioteca SharePoint ou qualquer integração em processos com SAP também deve ser possível. Podemos mapear tudo isto através da API fornecida pela sproof sign. Crucial para a sproof sign como solução na nuvem foi também a localização na Áustria e uma certa proximidade com a própria empresa. Sendo uma empresa familiar, a PÖTTINGER prefere o contacto direto.
Para que casos de utilização é utilizada a assinatura digital?
Oberegger: "Na utilização quotidiana, a assinatura digital substitui a pasta de assinaturas que percorre diariamente todos os departamentos. O departamento responsável foi a tesouraria. O trabalho diário com os bancos também exigiu a introdução de uma solução digital e, no futuro, utilizaremos também a Sproof para processar grandes pacotes de assinaturas. A crise do coronavírus exigiu a alteração de contratos de serviços relacionados com os escritórios no estrangeiro. Isto exigiu que centenas de documentos fossem assinados por dois directores executivos cada. Com a API da Sproof, podemos processar isto no futuro através de uma espécie de carta em massa e poupar horas de trabalho à direção."
Como é que a integração na nuvem funcionou?
Oberegger: "Manter-se digitalmente atualizado como empresa nos dias de hoje requer o apoio de software adicional. Software adicional on-premise (nota do editor: alojamento de software em servidores próprios) também significa uma procura adicional de recursos humanos. Para a PÖTTINGER, era importante encontrar um serviço de cloud computing com um escritório europeu que pudesse oferecer uma elevada disponibilidade e, em caso de emergência, uma ação rápida em caso de problemas. Manter-se na linha também significa estar sempre a evoluir. Com a abordagem da sproof sign, segundo a qual os novos desenvolvimentos estão disponíveis para todos os clientes sem custos adicionais, foi cumprido um ponto importante dos nossos requisitos."
"Muitas vezes, centenas de documentos têm de ser assinados por dois directores executivos cada. Com a API da sproof, podemos processar isto através de uma espécie de carta em massa e poupar horas de trabalho à direção."
Matthias ObereggerGestor de projectos de TI, PÖTTINGER
Que normas em matéria de segurança e conformidade dos dados deve uma solução de software cumprir na sua empresa?
Oberegger: "A PÖTTINGER atribui grande importância ao cumprimento da proteção de dados. Era importante que os dados fossem armazenados apenas na UE, por um lado, mas também que houvesse uma regulamentação clara das responsabilidades sobre os dados. Uma vez que tanto os nossos funcionários como os clientes são convidados a assinar, queremos certificar-nos de que estes dados são mantidos em segurança."
O que é que mais lhe agrada na sproof sign?
Oberegger: "O que nos agrada na sproof sign não é apenas a localização na Áustria e a interface de fácil utilização, mas também a base de discussão no que diz respeito ao apoio e à simpatia do cliente. Na sproof sign, independentemente da pessoa com quem se fala, vê-se claramente a motivação de toda a equipa, o que faz com que seja fácil ficar viciado."
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