Está na altura! Está na altura de adaptar os processos empresariais para trabalhar de forma mais eficaz e, ao mesmo tempo, mais segura. Melhores fluxos de trabalho digitais estão a ajudar o mundo dos negócios. Existe um número crescente de plataformas e soluções que podem ajudar em tudo, desde os processos padrão absolutos até às aplicações especializadas de nicho. Um destes processos padrão que pode ser significativamente melhorado graças às soluções digitais é a recolha de assinaturas.
Neste artigo, explicamos o que é um "fluxo de trabalho de assinaturas" digital e como você, a sua empresa ou a sua rede serão ajudados se confiar numa digitalização significativa.
Analógico versus digital. Como obter assinaturas.
Claro que existe a variante "old-school": Assinar com caneta num papel. Também não custa muito - especialmente se for você a assinar - e por vezes parece mais "chique" ou até mais formal. Especialmente quando combinado com uma reunião real. De qualquer forma, a assinatura manuscrita é legalmente válida.
Um segundo olhar revela o "rabo do rato": um processo muito complexo, laborioso e que consome muitos recursos (impressão, digitalização, franquia, envio, espera pelo retorno, etc.). Isto significa também: quebras de suportes que diluem o valor probatório e, por último, mas não menos importante: A obtenção ou a espera de um contrato assinado e devolvido é muito morosa.
A alternativa é a assinatura digital ou eletrónica: Tecnicamente, trata-se de um método criptográfico baseado em algoritmos de cifragem assimétrica. Este método permite-lhe verificar a autenticidade do documento e a identidade do signatário. Saiba mais. O que é tecnicamente complexo e altamente seguro em segundo plano é ocultado em primeiro plano por uma interface de utilizador fácil de utilizar. No final, a assinatura digital legalmente válida é tão fácil como efetuar uma transferência bancária online.
A diferença entre uma assinatura eletrónica juridicamente válida e uma legenda sem valor.
De facto, ainda não é amplamente aceite no mundo empresarial que a emissão e a obtenção de assinaturas digitais devem obedecer a directrizes rigorosas. Isto deve-se ao facto de o mais elevado nível de segurança, tal como regulamentado com precisão no Regulamento eIDAS, não ser fornecido por inúmeras ferramentas Web.
As assinaturas de imagem colocam um grande problema. Uma imagem digital da sua própria assinatura não é uma assinatura digital válida e não está em conformidade com qualquer norma. Não há forma de verificar a identidade do signatário ou de garantir a integridade (o documento não foi adulterado) do documento. Uma assinatura com imagem pode ser facilmente manipulada.
O mesmo não acontece com a assinatura eletrónica avançada ou qualificada. Estas duas normas de assinatura eletrónica garantem uma segurança muito elevada para todas as partes envolvidas no processo de assinatura. Muitos fornecedores, especialmente os europeus, concentraram-se nestas duas normas. Saiba mais
Mas como pode saber ou verificar qual a norma que uma assinatura digital obtida cumpre ou se uma assinatura foi adulterada?
Dr. Fabian Knirsch (CTO, sproof GmbH)
"Basicamente, existem diferentes formas de assinar digitalmente: simples, avançada e qualificada. Apesar do aspeto superficialmente idêntico das assinaturas digitais no documento final, o estatuto do respetivo tipo de assinatura digital e o seu carácter vinculativo são diferentes".
QES, AES, EES: Todas as normas de assinatura eletrónica num relance
Existem diferentes tipos de assinaturas digitais e deve ser selecionada uma norma de assinatura específica em função da aplicação e dos requisitos. A base jurídica para tal na UE é o Regulamento eIDAS, que define os requisitos para os formulários individuais. As três normas de assinatura mais importantes e as suas várias propriedades são explicadas neste artigo.No caso de uma simples assinatura eletrónica ou de uma legenda de imagem, não é possível detetar qualquer manipulação. Em suma, apenas uma assinatura que possa ser verificada por um serviço de verificação aprovado publicamente pode ser classificada como legalmente conforme. Plataformas como a sproof sign são especializadas tanto na criação de assinaturas ao mais alto nível como na verificação integrada de qualquer documento.
No caso de uma simples assinatura eletrónica ou de uma legenda de imagem, não é possível detetar qualquer manipulação. Em suma, apenas uma assinatura que possa ser verificada por um serviço de verificação aprovado publicamente pode ser classificada como legalmente conforme. Plataformas como a sproof sign são especializadas em ambos: a criação de assinaturas ao mais alto nível e a verificação integrada de qualquer documento.
O poder do fluxo de trabalho: Obtenha assinaturas digitais externas em apenas 5 passos
1) Adicione contactos profissionaisClaro! Se pretender libertar um documento para assinatura, o primeiro passo é conhecer os dados de contacto. Na maioria dos casos, os pedidos de assinatura são tratados através do endereço de correio, uma vez que o endereço de correio já constitui uma boa base para autenticar a outra parte. No caso da assinatura eletrónica avançada (AES), a prova de identidade está diretamente ligada ao endereço de correio pessoal. Por conseguinte, a contraparte emite uma assinatura digital com o mesmo endereço de correio eletrónico que foi utilizado para o pedido de assinatura.
Uma vantagem de uma plataforma de assinatura eletrónica, desde o início do pedido de assinatura, é a gestão simples dos dados de contacto. Regra geral, os contactos frequentemente utilizados são automaticamente sugeridos durante os processos de recolha e todos os dados de contacto são automaticamente introduzidos num sistema simplificado de gestão de contactos, onde podem ser visualizados e editados.
3) Defina as sequências de assinatura e as funções. Existem vários casos de utilização em que pretende evitar que vários contactos recebam um documento para assinatura ao mesmo tempo. Um caso de utilização pode ser que a direção assine depois dos representantes de dois outros departamentos e, por fim, a secretária receba o documento para visualização ou para uma transferência final.
4) Defina posições de assinatura. Uma das características mais essenciais de qualquer plataforma de assinatura é a "definição de espaços reservados para assinatura". Assim, pode definir exatamente em que página, quem e onde tem de assinar. Com o sproof sign, o tamanho do cartão de assinatura também pode ser ajustado.
5) Defina um prazo para a assinatura e envie lembretes. Na etapa final do fluxo de trabalho, as soluções de assinatura multifuncionais mais completas permitem-lhe definir um prazo, escrever um texto de convite amigável (para um destinatário específico) e, mais importante, lembrar automaticamente os destinatários desse prazo. A taxa de sucesso da receção atempada do documento contra-assinado aumenta significativamente. Para além disso, este fluxo de trabalho minimiza significativamente o "tempo até à decisão".
6) (Opcional:) Verifique as assinaturas obtidas diretamente no sproof sign. Tal como referido anteriormente, é importante compreender que a assinatura eletrónica qualificada e avançada garante o mais elevado nível de segurança, uma vez que a sua validade pode ser validada muito facilmente. Um mecanismo de verificação diretamente integrado - como o disponível no sproof sign - permite uma rastreabilidade e segurança completas para processos de aprovação importantes.
A assinatura digital do ponto de vista da pessoa que convida
Para a pessoa que convida, é essencial que todas as assinaturas sejam devolvidas a tempo. Um baixo limiar de entrada na plataforma de assinatura é crucial. sproof sign optimizou este processo:
- Como descrito, a pessoa que convida envia o documento para assinatura por correio.
- A pessoa convidada recebe o correio, clica na ligação e pode assinar o documento diretamente sem registo (!).
- Se for necessária uma assinatura qualificada e a pessoa convidada ainda não tiver uma identificação SES (a possibilidade de assinar de forma qualificada), a pessoa convidada é diretamente conduzida através do processo de identificação após o registo.
- Nunca (!) terá qualquer custo para a pessoa convidada.
- Se já for um utilizador do sproof sign, pode, naturalmente, arquivar o documento ou, se desejar, reencaminhá-lo para assinatura posterior, colocá-lo na pilha, delegar pedidos de assinatura, etc.
Quer começar? Registe-se agora gratuitamente e obtenha a sua primeira assinatura
Só vai encontrar isto na sproof sign. Fizemos todos os esforços para proporcionar aos nossos utilizadores o início mais fácil possível no mundo das assinaturas digitais. Com uma conta privada gratuita, pode utilizar a plataforma imediatamente e fazer as suas primeiras assinaturas digitais ou obtê-las sem barreiras em toda a Europa.
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