Assinatura eletrónica juridicamente válida

Continua a haver confusão: termos diferentes, muitas vezes muito semelhantes, como forma escrita, forma escrita, liberdade de forma, forma manuscrita, causam confusão quando se trata de tratar de contratos. Por esta razão, infelizmente, as pessoas ainda recorrem frequentemente à caneta, ao papel e aos incómodos canais postais quando há algo para assinar.

Neste artigo, explicamos-lhe quais os casos de utilização em que a assinatura digital é 100% válida do ponto de vista jurídico e garante o maior valor probatório e rastreabilidade. Um pequeno "spoiler": São muito poucos os casos excepcionais em que a assinatura eletrónica não é permitida. Caso contrário, o processo de assinatura digital "supera" a assinatura analógica em todos os casos, devido à sua impossibilidade de falsificação técnica e ao seu maior valor probatório.

Qual é a função dos contratos?

Basicamente, é óbvia: ao assinar um contrato, todas as partes envolvidas concordam com as condições e obrigações estabelecidas no contrato. A celebração de um contrato garante que todas as partes contratantes cumprem as suas obrigações e que os seus direitos e interesses são protegidos. Para além disso, um documento assinado pode servir de prova em caso de conflito e ajudar a fazer valer os seus direitos em tribunal. A forma mais eficiente de assinar contratos é fazê-lo digitalmente.

Quer seja analógico ou digital: O que significa a liberdade de forma para os contratos?

Nos países europeus, os contratos são geralmente válidos sem uma forma prescrita. Isto significa que não existe qualquer regulamentação relativa à forma como os contratos devem ser assinados. Por exemplo, é permitida a forma eletrónica, escrita ou mesmo oral (ver § 883 ABG). Em última análise, as próprias partes contratantes podem acordar um tipo específico de assinatura.

Embora não existam requisitos legais sobre a forma de assinar contratos que não estejam sujeitos a quaisquer requisitos formais, recomenda-se cautela para muitos fins comerciais! Seria um erro assinar acordos importantes que não estão sujeitos a quaisquer requisitos formais com um padrão de assinatura eletrónica baixo. Se existirem contratos com montantes de negociação elevados ou um elevado risco de responsabilidade, deve definitivamente utilizar um padrão de assinatura digital elevado.

Alguns contratos exigem a forma escrita por lei.

Para certos tipos de contratos, a proteção de uma das partes contratantes reveste-se de especial importância, razão pela qual a lei exige uma forma escrita. Em termos jurídicos, esta forma é designada por forma escrita. Para preencher a forma escrita ou a forma escrita, é exigida por lei uma assinatura manuscrita de ambas as partes contratantes. Na Áustria, a forma escrita está regulamentada no § 886 ABGB, na Alemanha no § 126 parágrafo 1 BGB.

Eis a boa notícia consagrada na lei: De acordo com o artigo 126a do BGB (DE), o formulário escrito legalmente previsto pode ser substituído por um formulário eletrónico, salvo disposição legal em contrário. Em geral, o Regulamento eIDAS, que está em vigor em toda a Europa desde 2016, regula os requisitos técnicos e de conteúdo das assinaturas electrónicas e prevalece sobre as leis nacionais.

Se a "forma escrita" for especificamente exigida, a assinatura eletrónica qualificada (QES) pode ser utilizada para uma assinatura em conformidade com a lei.

Por conseguinte, é importante compreender que os termos "forma escrita" ou "forma escrita", que tendem a implicar escrita à mão e em papel, não excluem de forma alguma os métodos digitais. A assinatura digital pode ser 100% equivalente à "escrita à mão".

Wills & Co. Em casos raros, apenas uma "assinatura húmida" é suficiente.

A assinatura manuscrita só é exigida para a celebração de contratos e a assinatura de documentos se tal for expressamente (!) prescrito por uma disposição legal ou por um acordo contratual entre as partes.

Para além de alguns documentos de direito sucessório, como os testamentos (que têm mesmo de ser manuscritos), e de alguns outros actos notariais, há alguns exemplos notáveis de tipos de documentos que, por lei, só podem ser assinados à mão, nomeadamente em matéria de recursos humanos.

Um exemplo é a cessação das relações laborais através de um pré-aviso de rescisão ou de um acordo de rescisão nos termos do artigo 623.º do Código Civil Alemão (BGB) no direito alemão (!). Neste caso, nenhuma forma de assinatura eletrónica pode substituir a forma escrita, uma vez que a forma eletrónica está expressamente excluída por lei, de acordo com o artigo 623º do BGB.

Um grande retrocesso na política alemã de digitalização foi recentemente objeto de discussão controversa em muitos meios de comunicação social. Desde 1995, os empregadores na Alemanha são obrigados a registar por escrito as condições contratuais mais importantes e a entregá-las ao trabalhador para assinatura, de acordo com a lei alemã sobre a prova (NachwG): O registo das condições de trabalho essenciais (§2 NachwG). Embora a diretiva da UE (Regulamento eIDAS) permita a transmissão eletrónica, na Alemanha não é permitido fornecer provas das condições contratuais essenciais em formato eletrónico. Mesmo uma assinatura eletrónica qualificada não cumpre os requisitos da lei de verificação.

A nossa avaliação pessoal: Será apenas uma questão de tempo até que as necessárias ofensivas de digitalização, especialmente no sector dos RH, tenham também um impacto positivo na legislação e a Lei da Verificação seja novamente alterada muito em breve.

Além disso, já existem "soluções alternativas", mesmo para este caso especial, a fim de limitar o mais possível a quantidade de papel e o tempo necessário e reduzir ao mínimo as perturbações nos meios de comunicação social. Isto funciona, por exemplo, graças a documentos adicionais que são assinados de forma análoga, de acordo com a lei, mas uma cópia digital continua a ser gerida e armazenada centralmente no arquivo digital.

Totalmente sem riscos: assine digitalmente e de acordo com os requisitos formais exigidos.

Independentemente de ser analógico ou digital, a legislação nacional regula, em primeiro lugar, se e como um contrato está sujeito a um requisito formal. Assim que tiver uma visão geral e decidir seguir o caminho digital e poupar tempo, o Regulamento eIDAS (Identificação Eletrónica, Autenticação e Serviços de Confiança) aplica-se como um quadro válido em todos os estados-membros da UE/CEE. Este quadro jurídico deverá impulsionar a transformação digital em toda a Europa, permitir processos comerciais sem descontinuidade dos meios de comunicação e facilitar processos electrónicos seguros entre 28 mercados individuais.

Uma grande parte do eIDAS regula as questões da identidade digital segura e das assinaturas electrónicas seguras. Assim, se, como mencionado acima, uma assinatura eletrónica não for explicitamente excluída pelas leis nacionais, os contratos podem ser assinados de acordo com as diretrizes do eIDAS. O regulamento distingue basicamente três tipos de assinaturas electrónicas: simples, avançadas e qualificadas.

É importante que todos os operadores comerciais tenham uma boa visão geral dos processos contratuais na empresa, de modo a decidir qual a norma de assinatura correta para cada processo contratual.

Recomendamos que leia o nosso artigo de síntese sobre normas de assinatura em pormenor. Em combinação com este artigo, poderá decidir quais os contratos que deve assinar com que norma.

Eis um exemplo prático comum de uma assinatura que não é legalmente válida:

Exemplo de correio eletrónico: As decisões que são executadas como texto numa mensagem de correio eletrónico estão sujeitas à forma escrita para serem juridicamente válidas. Isto significa que deve ser aposta uma assinatura escrita por todas as partes do contrato. Neste caso, é frequente que as assinaturas digitais sejam inadequadas. Os seguintes procedimentos não são juridicamente válidos:

• Imprimir, assinar, digitalizar novamente, enviar (quebra de suporte)
• Colocação de uma imagem de uma assinatura no documento de correio eletrónico (assinatura eletrónica simples)

Neste caso, apenas a assinatura eletrónica qualificada seria o método juridicamente válido.

Conclusão

Apesar de todas as ofensivas de digitalização e dos novos métodos de fazer negócios sem papel, estamos convencidos de que a assinatura será sempre uma parte essencial das decisões e aprovações de todos os tipos. Isto significa que a segurança e a conformidade devem ser garantidas, especialmente no sector profissional.

É aqui que entra em ação a força das plataformas de assinatura digital como o sproof sign: os processos tecnicamente complexos são tratados em segundo plano. Por exemplo, só precisa de se identificar uma vez para a assinatura eletrónica qualificada. A plataforma guia-o através do processo de 10 minutos.