A LeasePlan é uma empresa global especializada no fornecimento de soluções de aluguer de automóveis e de gestão de frotas. A LeasePlan gere uma frota de mais de 1,9 milhões de veículos e oferece a empresas de todas as dimensões um serviço completo para os seus veículos comerciais. Ao escolher o fornecedor certo para a digitalização dos processos de assinatura, a sproof sign foi selecionada para um caso de utilização específico.
Retrato
Nome da empresa: LeasePlan
Breve descrição do projeto:"Um caso especial levou-nos a integrar uma plataforma de assinatura digital para a interação entre alguns dos nossos principais clientes."
Porquê o sproof sign:"Uma das vantagens do sproof sign é o tratamento muito fácil de grandes volumes de documentos a assinar (upload de documentos u assinatura em lote)."
Roland Woerle, Gestor de projectos externos de TI
Como é que surgiu a decisão de introduzir a assinatura digital?
Woerle: "Já estávamos a utilizar uma plataforma de assinatura para assinaturas electrónicas e estávamos basicamente satisfeitos com ela. Para uma emissão de contratos necessária de aproximadamente 4.000 contratos para 1.500 clientes B2B, tivemos de encontrar uma nova solução para podermos preencher os contratos totalmente por via eletrónica, enviá-los e reencaminhá-los para os nossos clientes em circulação de assinaturas.
A nossa tarefa consistia em encontrar um fornecedor que pudesse lidar tecnicamente com estes volumes, possibilitar a norma técnica de assinaturas qualificadas e ser flexível em relação aos nossos requisitos pormenorizados.
Abordámos vários fornecedores com estes requisitos, mas encontrámos a melhor solução no sproof sign."
Porque é que o projeto se baseou exclusivamente na assinatura qualificada? Que critérios foram decisivos para si quando procurou o fornecedor de assinaturas electrónicas certo?
Woerle: "Alguns dos nossos clientes ou fornecedores queriam assinar os contratos apenas através de uma assinatura eletrónica qualificada, para outros uma assinatura avançada também era suficiente. Por este motivo, tivemos de reagir de forma flexível aos requisitos."
Fala de "execuções de assinaturas complexas". Como é que descreve o caso de utilização do sproof sign?
Woerle: "Na LeasePlan, mantemos uma abordagem orientada para o serviço aos nossos clientes e, sempre que possível, respondemos de forma flexível às diferentes necessidades dos clientes. Este foi também o caso quando se tratou de obter assinaturas para os documentos contratuais. O objetivo era preencher previamente os cerca de 4.000 contratos com todos os dados contratuais e prepará-los para os signatários autorizados de forma a que pudessem ser verificados, assinados e devolvidos sem grande esforço."
Então a assinatura da pilha foi utilizada de forma muito intensa?
Woerle: "A assinatura em lote foi principalmente utilizada pelos nossos fornecedores que tinham de assinar os contratos dos clientes. Apreciaram o facto de poderem assinar todos os contratos que tinham recebido até então com uma assinatura qualificada apenas uma vez por semana. Testámos esta funcionalidade intensivamente com antecedência e, desde que os volumes de dados dos documentos individuais não fossem demasiado grandes, este processo funcionou sem problemas."
"Uma das vantagens do sproof sign é a facilidade de tratamento de grandes volumes de documentos a assinar (carregamento de documentos e assinatura em lote)"
Roland WoerleGestor de projectos de TI
Qual foi o feedback do cliente - a assinatura digital foi aceite?
Woerle: "A nossa base de clientes vai desde as PME e empresas de média dimensão até às maiores empresas nacionais e internacionais. No entanto, a aceitação das assinaturas digitais variou muito. Enquanto algumas empresas ficaram intrigadas com o processo sem atritos das assinaturas sem papel, houve outras empresas que não queriam assinar contratos digitalmente ou cujas políticas internas não o permitiam. Nestes casos, os clientes puderam descarregar os contratos em PDF, assiná-los manualmente e voltar a utilizar a Sproof para os assinar.
Neste caso, vejo que a Áustria tem de recuperar o atraso e espero que empresas como a Sproof, com uma solução desenvolvida internamente, criem a confiança necessária e permitam às nossas empresas dispor de uma solução segura, fiável e totalmente digitalizada, com muitas eficiências de processos, poupança de tempo e de custos."
Que normas em matéria de segurança e conformidade dos dados deve uma solução de software cumprir na sua empresa?
Woerle: "Naturalmente, era importante que a solução de assinatura cumprisse todos os requisitos de proteção de dados. Sendo uma solução na nuvem, também não tivemos de nos preocupar com o alojamento dos documentos."
O que é que mais lhe agrada na sproof sign?
Woerle: "Para além das características técnicas, a rápida reação e implementação dos nossos requisitos e a boa cooperação com a equipa da sproof foram decisivas para nós. A sproof foi muito dinâmica e profissional no tratamento, o que realmente apreciámos no projeto. No final, tudo correu muito bem e ficámos muito satisfeitos. "
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