Podpis cyfrowy (lub e-podpis, e-podpis itp.) stał się nieodzownym narzędziem dla firm i osób prywatnych do zarządzania dokumentami w bardziej efektywny i przyjazny dla środowiska sposób. W tym artykule przedstawimy szybki start dla każdego, kto chce zaktualizować stary proces – podpisywanie dokumentów.

Co to jest podpis cyfrowy?

Podpis cyfrowy to bezpieczny i wydajny sposób podpisywania umów w środowisku cyfrowym, stanowiący alternatywę dla podpisów odręcznych.

Podpis cyfrowy działa jak ludzki odcisk palca, ponieważ każdy dokument ma swój własny, unikalny elektroniczny odcisk palca. Żaden inny dokument nie może mieć tego samego podpisu cyfrowego. Jeśli dokument cyfrowy jest “zapieczętowany” podpisem, można udowodnić, że:

• Plik nie został zmieniony po podpisaniu (integralność).
  
• Dokument został podpisany przez konkretną osobę (uwierzytelnienie).
  
• Sygnatariusz faktycznie złożył podpis. Osoba ta nie może zaprzeczyć, że podpisała dokument po utworzeniu podpisu cyfrowego.
  
• Dokument nie jest falsyfikatem.

Podpisy cyfrowe są już używane w wielu branżach do wielu różnych zastosowań.

Co nie jest (ważnym) podpisem cyfrowym?

Tylko podpis, który może być również sprawdzony przez zatwierdzoną usługę weryfikacji online (np. Acrobat Reader, RTR lub bezpośrednio w znaku próbnym), może zostać sklasyfikowany jako zgodny z prawem.

Zeskanowany obraz odręcznego podpisu nie daje prawnie ważnego podpisanego dokumentu i nie jest prawnie ważny!

Rozporządzenie eIDAS reguluje dla Europy, w jaki sposób dokumenty mogą być podpisywane w sposób prawnie ważny i weryfikowalny. Więcej informacji na ten temat można znaleźć tutaj.

Jak cyfrowo podpisywać dokumenty PDF

Stosowanie prawidłowego podpisu cyfrowego do dokumentu (PDF) to technicznie złożony proces, który działa dyskretnie w tle, gdy dokument jest podpisany cyfrowo.

To sprawia, że prawidłowy podpis cyfrowy bardzo różni się od zwykłego wstawienia zeskanowanego podpisu odręcznego.

Prawidłowy podpis cyfrowy umożliwia wykrycie późniejszych zmian w dokumencie. Nie dotyczy to zwykłego wstawiania obrazów.

Oto jak działa cyfrowy dowód intencji z platformą podpisów:

Krok 1: Prześlij i przekonwertuj

Najpierw przesyłasz dokument online za pośrednictwem swojego konta na platformie podpisów. Dokument zostanie przekonwertowany na dokument PDF.

Krok 2: Dołącz podpis cyfrowy

Do samego podpisu potrzebny jest certyfikat cyfrowy, który potwierdza Twoją tożsamość jako osoby podpisującej. Jest on tworzony dla Ciebie już po zarejestrowaniu się na platformie podpisów. Jeśli chcesz złożyć podpis z zachowaniem najwyższego standardu, kwalifikowanego podpisu elektronicznego, ten krok jest wykonywany w uznanym przez państwo urzędzie certyfikacji.

Dzięki platformie do podpisów masz możliwość dostosowania swojego podpisu (podobnie jak wersji odręcznej) i stworzenia własnego stylu podpisu.

Krok 3: Zaszyfruj dokument i podpisy

W ostatnim kroku cała umowa, łącznie z dołączonymi podpisami, jest szyfrowana kryptograficznie. Generowana jest tak zwana wartość skrótu. Umowa staje się odporna na fałszerstwa i możliwa do zweryfikowania.

Załączone podpisy mają najwyższą wartość dowodową i nie można ich już podrobić.

Oczywiście podpisane umowy można pobierać, wysyłać lub przechowywać w dowolnym miejscu.

Czy mogę również podpisywać się cyfrowo w programie Word lub innych programach pakietu Office?

Zasadniczo wiele formatów plików można również podpisywać cyfrowo. Jednak warunkiem wstępnym niezmienności dołączonego podpisu cyfrowego jest to, że każdy dokument jest najpierw konwertowany na dokument PDF. Jak powszechnie wiadomo, dokumentów PDF nie można już zmieniać (w przeciwieństwie na przykład do dokumentów docx).
Platformy podpisów cyfrowych automatycznie konwertują wiele formatów plików na poprawny dokument PDF, zwykle po przesłaniu dokumentu.

Jak uzyskać podpis cyfrowy?

Podpis cyfrowy można uzyskać na kilka sposobów.

1. Rejestracja na platformie podpisu cyfrowego (FES)

Jak wyjaśniono wcześniej, tworzenie podpisu cyfrowego jest centralnym elementem platformy podpisu cyfrowego. Sprawdzone i dobrze znane rozwiązania to np. DocuSign, AdobeSign lub nowsze rozwiązania europejskie, takie jak sproof sign czy yousign, które również specjalizują się w zastosowaniu w firmach europejskich.

Podczas rejestracji tworzony jest dla Ciebie zaawansowany podpis elektroniczny .

2. Identyfikacja za pomocą platformy podpisu (QES)

Wielu dostawców udostępnia również użytkownikom kwalifikowany podpis elektroniczny, który jest głęboko zintegrowany z samą aplikacją. Oprócz wysokiej wartości dowodowej tego standardu podpisu, korzystasz z wielu możliwości indywidualnego zaprojektowania procesu podpisywania.

3. Identyfikacja w służbie państwowej (kwalifikowany podpis elektroniczny; np. podpis w telefonie komórkowym)

W Austrii ponad 50% obywateli posiada już podpis w telefonie komórkowym. Jest on wydawany przez urzędy i odpowiada standardowi kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Prawnie wiążący charakter podpisu cyfrowego

Ważna umowa zostaje zawarta, gdy obie strony wyrażą na to zgodę. Co do zasady ustawodawca pozostawia stronom umowy decyzję, czy zawrzeć umowę w formie ustnej, pisemnej czy elektronicznej. Nazywa się to wolnością formy.

Jeśli zdecydujesz się na rozwiązanie do podpisu cyfrowego, masz tę zaletę, że wszystkie podpisy są zintegrowane z plikiem PDF w sposób niezmienny i odporny na fałszerstwa.

Istnieje tylko kilka wyjątków, w których podpis elektroniczny jest nadal wyłączony przez prawo pomimo ciągłych dostosowań legislacyjnych. Przykład: testament.

Tak czy inaczej, w zależności od umowy konieczne jest wybranie odpowiedniego standardu podpisu elektronicznego.

W tym celu ustanowiono trzy standardy, które są zdefiniowane w Rozporządzeniu eIDAS i służą jako ramy prawne.

• EES: prosty podpis elektroniczny
  
• FES: zaawansowany podpis elektroniczny
  
• QES: kwalifikowany podpis elektroniczny

Kwalifikowany podpis elektroniczny (QES) spełnia najwyższe kryteria jakościowe i jest prawnie w 100% równoważny podpisowi własnoręcznemu.

Ponieważ skutki prawne mogą się znacznie różnić, czynniki takie jak koszty wdrożenia, łatwość obsługi (doświadczenie klienta), prawodawstwo, polityka firmy i oceniane ryzyko biznesowe są zwykle decydujące przy określaniu, którą metodę należy zastosować w danej sytuacji.

Aby to zrobić, możesz skorzystać z poniższego przewodnika decyzyjnego.

Na wybór odpowiedniego standardu podpisu elektronicznego wpływają zatem dwa czynniki:

• Ryzyka odpowiedzialności, ryzyka operacyjne
  
• Wymogi prawne

Korzyści płynące z platformy podpisu cyfrowego polegają na tym, że

• możliwość zmiany standardu e-podpisu w dowolnym momencie, w zależności od rodzaju umowy
  
• być w stanie określić żądany standard podpisu elektronicznego w sposób wiążący przy pozyskiwaniu podpisów zewnętrznych.

Europejscy dostawcy podpisów skupili się głównie na dwóch najwyższych standardach podpisu cyfrowego.

sproof sign jest ekspertem w dziedzinie kwalifikowanych podpisów elektronicznych (QES).

Czy zeskanowany podpis lub obraz podpisu jest ważny?

Termin “zeskanowany podpis” oznacza, że jest to cyfrowy obraz podpisu odręcznego. W tym celu oryginalny podpis papierowy jest konwertowany na format cyfrowy (.jpg, .doc, .pdf itp.) za pomocą skanera lub aparatu fotograficznego.

Co do zasady takie zeskanowane podpisy są ważne, o ile do złożenia odpowiedniego oświadczenia woli nie jest wymagana forma pisemna.

Podpisana kopia nie jest prawnie ważna, ponieważ nie można zidentyfikować osoby podpisującej i nie można udowodnić zgody.

Zeskanowany podpis jest łatwy do podrobienia, dzięki czemu odbiorca podpisanej umowy może go łatwo skopiować (#SnippingTool #Screenshot). Oczywiste jest, że nie jest to zgodne z prawem.

Zeskanowany podpis nie ma żadnej wartości dowodowej w sądzie, ponieważ jest to jedynie kopia Twojego oryginalnego podpisu. Bez dowodu na to, w jaki sposób podpis został złożony, uważa się go za zwykłą kopię, a nie za autentyczny podpis. Z tego powodu jest ona nieważna, zwłaszcza w transakcjach handlowych.

Różnica między podpisem cyfrowym a podpisem elektronicznym?

Terminy “podpis elektroniczny” i “podpis cyfrowy” można łatwo pomylić. Często terminy te są używane zamiennie, ale ściśle mówiąc, nie są tym samym.

Podpis elektroniczny (lub e-podpis) to metoda zawierania umowy prawnej w środowisku cyfrowym. Jest to, że tak powiem, cyfrowy odpowiednik podpisywania na papierowym dokumencie.

Podczas gdy podpis elektroniczny potwierdza zgodę osoby podpisującej dokument, podpis cyfrowy jest dowodem autentyczności samego dokumentu. Oznacza to, że połączenie dokumentu i podpisu zostało technicznie zaprojektowane i zaszyfrowane w taki sposób, aby umowa była odporna na fałszerstwa. W ten sposób warunki łączą się lub współpracują ze sobą w taki sposób, że umowa cyfrowa staje się weryfikowalna i prawnie egzekwowalna.

Korzyści płynące z cyfrowej (europejskiej) platformy podpisów

Wysoce bezpieczna chmura, gotowa do pracy od razu po wyjęciu z pudełka

SPROOF Sign to internetowe rozwiązanie do cyfrowego podpisywania umów, które działa na wszystkich urządzeniach mobilnych (komputer stacjonarny, smartfon, tablet). sproof sign ma siedzibę w Austrii, a wszystkie dane są archiwizowane wyłącznie w centrach danych na terenie UE. Gwarantujemy zgodność z RODO na wszystkich poziomach, zarówno dla nas, jak i dla naszych podwykonawców. Gwarancje te oferujemy naszym klientom w umowie powierzenia przetwarzania danych (DPA), która opiera się na standardowych klauzulach umownych UE, a tym samym zapewnia najwyższy poziom pewności prawnej.

Interfejsy i istniejące systemy

• Znak Sproof bezproblemowo integruje się z istniejącymi systemami
  
• Loguj się bezpośrednio w popularnych narzędziach, takich jak MS Teams, Word, Google Drive itp. (lista wszystkich integracji)
  
• Logowanie jednokrotne
  
• Prosty interfejs API dla niestandardowych przypadków użycia (dokumentacja API)

Przechowywanie dokumentów i monitorowanie postępów

Ważne kontrakty są przechowywane w centralny, przejrzysty, wysoce bezpieczny i zaszyfrowany sposób. Niemniej jednak dostęp do dokumentów jest możliwy w każdej chwili i z dowolnego miejsca. Ponadto w każdej chwili można przeglądać postęp procesów podpisywania, a w razie potrzeby wysyłać przypomnienia.

Kwalifikowany (QES) i zaawansowany (FES) podpis elektroniczny wraz z identyfikacją

sproof sign obsługuje wszystkie rodzaje podpisów elektronicznych (proste, zaawansowane i kwalifikowane) zgodnie z rozporządzeniem eIDAS, a także wieloma innymi globalnie stosowanymi standardami podpisów (np. zgodność z FDA). Podpisują umowy zarówno w Twojej organizacji, jak i z zewnętrznymi partnerami, dostawcami lub klientami.

Podpisywanie partii: Podpisywanie umów w tym samym czasie

Dzięki podpisowi wsadowemu niezliczone dokumenty mogą być podpisywane cyfrowo i legalnie w ramach jednej operacji. Ogromna oszczędność czasu.

Folder dokumentów: Wysyłaj umowy w tym samym czasie

Cyfrowe zszywanie kilku dokumentów i wysyłanie ich razem do podpisania. Dzięki temu Ty i odbiorcy oszczędzacie mnóstwo czasu.

Branding firmowy, pieczątki firmowe i style podpisów

Niezależnie od tego, czy jesteś dużym zespołem, czy indywidualnym użytkownikiem. W znaku sproof własne logo firmy może być przechowywane jako pieczęć firmowa. Możesz także tworzyć różne style podpisów do różnych celów.

eID Hub: Zbieraj podpisy w całej Europie

Podpis kwalifikowany jest prawnie równoważny podpisowi własnoręcznemu w całej Europie.
Dzięki unikalnemu interfejsowi, sproof sign umożliwia podpisywanie umów z różnymi dostawcami podpisów kwalifikowanych. Jest to ogromna zaleta przy pozyskiwaniu i wydawaniu prawnie wiążących podpisów.
Tutaj można znaleźć przegląd wszystkich dostawców zintegrowanych usług zaufania →

Weryfikuj podpisy i pobieraj raporty z testów

Ważność załączonych podpisów elektronicznych możesz sprawdzić bezpośrednio w podpisie proof, klikając myszką. Możesz również pobrać raport kontroli dla każdego uruchomienia podpisu i zobaczyć, kto podpisał się przy użyciu którego certyfikatu i kiedy.

Zarządzanie zespołem i ustalenia dotyczące zastępstw

SPROOF Sign umożliwia łatwe zarządzanie użytkownikami i uprawnieniami użytkowników w ramach jednego planu. Ponadto limit podpisów może być zarządzany centralnie i można wprowadzać różne ważne ustawienia dla całego planu.

Wsparcie i Akademia

Znak Sproof jest znany z szybkiego i elastycznego wsparcia. Sproof sign Academy to bezpłatny portal szkoleniowy, który pomoże Tobie i Twoim pracownikom szybko rozpocząć pracę.

Przejrzyste ceny bez ukrytych kosztów

Naszym celem jest bycie bezkonkurencyjnym oferentem w poszukiwaniu odpowiedniego dostawcy podpisów. Przywiązujemy przy tym dużą wagę do uczciwości i przejrzystości. Dwie wartości, które kształtują naszą kulturę korporacyjną. Wartości te determinują również wycenę naszego rozwiązania w segmencie enterprise.